Как бизнесу подводить итоги года: опыт торгово-строительной компании

Оксана Смущенко

Финансовый директор и совладелица торгово-строительной компании Гельстер

После того, как отгремел корпоратив, прошли новогодние и рождественские праздники, настала пора подводить итоги прошедшего года. Мы делаем так каждый январь вот уже 14 лет. Такую практику сложно назвать традицией, скорее это ежегодная обязанность топ-менеджеров нашей компании. Как собственник и финансовый директор, я обязательно подвожу итоги и оцениваю наиболее важные показатели, которые напрямую влияют на успех и развитие нашей компании.

Когда подводить итоги

Анализ наших достижений и недочетов, финансовые результаты, количественные и качественные показатели за год я свожу в статистические данные в самом начале нового года. Я собираю итоговые данные у руководителей подразделений, некоторые показатели считаю сама. Все свожу в статистические таблицы и анализирую результаты.

Для развития бизнеса очень важно своевременно подводить итоги и делать выводы — вносить изменения, менять стратегию, внедрять новые идеи или усиливать действующие принципы работы. Важный момент — итоги года должны стать регулярной практикой в компании — только так будет возможно оценить темпы развития бизнеса за разные временные периоды. Вдобавок, если в компании не налажен сбор статистики — сейчас самое время организовать этот процесс.

Что считать

Отдельно считаем, какую долю от общей прибыли принесли проектные сделки, разовые заказы, а также услуги по настилу и нецелевые запросы (например, нецелевым для нас будет запрос на потолки, так как мы занимаемся напольными покрытиями). Это помогает расставить приоритеты в зависимости от перспективности направления, а также обратить внимание на неочевидные, но прибыльные товарные группы в качестве возможной зоны роста.

Отдельно стоит выделить прибыль по товарным категориям и прибыль по месяцам. Мы обязательно анализируем и год, и каждый отдельный месяц, так как в нашем бизнесе есть сезонность. В феврале-апреле всегда происходит закономерный спад, а вот в июле — превышающий норму рост. Спады и подъемы повторяются из года в год, поэтому отклонение от этих показателей — сам по себе важный знак, момент, на который стоит обратить внимание. Например, если в прибыльный июль мы не видим существенного роста, который происходит из года в год, значит, в нашем бизнесе что-то идет не так.

Выявление закономерностей в подъемах и спадах поможет бизнесу заранее подготовиться к сложным периодам — сформировать финансовую подушку для уплаты постоянных расходов. Так в декабре-январе мы оплачиваем налоги, аренду офисов и складов на несколько месяцев вперед, чтобы в сложные февраль-апрель не переживать о том, как заработать на эти базовые потребности бизнеса.

Что касается аналитики по отдельным товарным категориям и производителям, то она позволяет понять, работа с кем из производителей для нас наиболее перспективна, а с кем мы тратим время впустую. Этот показатель мы также сравниваем с тем, сколько прибыли в среднем нам приносит заказ у конкретного завода. Например, продажа товаров производителя «А» принесла нам за год тридцать миллионов рублей, а продажа товаров производителя «Б» — пятьдесят миллионов. При этом сделок с товарами поставщика «А» было 10 штук, а сделок с поставщиком «Б» — 70 штук. На этом этапе кажется, что производитель «Б» — наиболее интересен нам для сотрудничества, ведь прибыль больше. Однако в среднем на каждой сделке с производителем «А» мы зарабатываем три миллиона рублей, а на сделке с «Б» — лишь семьсот тысяч рублей. При этом наши сотрудники затрачивают одинаковое количество времени на ту и на другую сделки. В этом случае нам стоит большее внимание уделять заказам и продвижению на рынке товаров производителя «А», так как в перспективе мы способны заработать с ним больше.

Фабрики, как правило, делятся этой информацией, так как они заинтересованы в развитии продаж своих дистрибьюторов. Для нас такие данные важны, чтобы понять, какую долю мы занимаем на рынке, каков потенциал роста отдельных товарных групп, какие действия приносят нам максимальный результат, а от каких стоит отказаться вовсе.

Еще один важный момент — показатель продаж в соответствии с численным составом персонала. Мы смотрим, какой была прибыль в каждый конкретный месяц, и какая при этом была численность персонала в отделе продаж — подразделении, которое напрямую влияет на прибыльность бизнеса, а также каким был состав других подразделений, которые косвенно влияют на успех — отдел рекламы, отдел снабжения и так далее. Эти данные помогают принять решение о расширении или сокращении штата. А также о том, насколько эффективно работает текущий состав сотрудников.

Зачем подводить итоги года

Итоги года — это полезная практика не только с точки зрения того, как хорошо или плохо мы поработали, хотя и такая оценка тоже важна. Итоги года помогают бизнесу скорректировать стратегию, проанализировать ситуацию в компании, выделить наиболее результативные направления деятельности, отказаться от неперспективных направлений, отметить эффективные подразделения, а также выяснить, что нужно улучшить, чтобы следующий год был более успешным.

Итоги нужны и для того, чтобы вовремя отреагировать, принять меры, если какие-то сферы работы «провисают». Полученные данные за год, а также статистика прошлых лет, помогают мне и моим сотрудникам составить «дорожную» карту действий на будущий год.

Например, в 2015 году мы подвели итоги и получили не самые впечатляющие результаты: рост компании составил всего 14%, что было значительно ниже ожидаемых показателей. Прибыль от продаж некоторых видов товаров, в частности керамогранита, оказалась незначительной на фоне других напольных покрытий. При этом профессиональные спортивные покрытия, например, показывали динамичный рост и давали нам хорошую прибыль. Тогда мы отказались от работы с керамогранитом и начали сотрудничество с производителем спортивных систем.

Также статистика показала, что усиление отдела рекламы в 2015 году новыми специалистами дало свои результаты, но их нельзя было назвать достаточными — объем работы на одного специалиста не позволял достигнуть серьезных успехов. Тогда мы расширили отдел рекламы, взяв на работу узконаправленных специалистов.

Так итоги 2015 года помогли нам принять важные стратегические решения. В результате по итогам уже 2016 года мы увеличили товарооборот в 2 раза, денежный оборот на 85%, рост прибыли составил 200%. При этом расходы увеличились лишь на 48%.