Отправить статью

Как эффективно перевести свой бизнес из оффлайн в онлайн?

Эксперт-консультант в построении бизнеса с удаленными сотрудниками, основатель кадрового агентства «HR-Monster»
Стремление компаний минимизировать расходы бизнеса, оптимизировать процессы и найти успешные формулы мотивации персонала, привели их к непривычному решению: вывести часть сотрудников на работу дома.

Зарубежные компании давно используют удаленный вид взаимодействия с персоналом, например, Google, YouTube или Facebook. Сейчас и в России становится популярным найм удаленных сотрудников. Тренд задают крупные игроки рынка — банк Тинькофф, Альфа-банк, Билайн, Roistat, Яндекс, Mail.Ru Group, HeadHunter и многие другие.
Несмотря на то, что в России культура найма удаленных сотрудников находится на стадии формирования, все чаще встречаются компании малого и среднего бизнеса с удаленным стилем управления. По прогнозам экспертов, уже к 2020 году более 20% населения России будет работать удаленно, в 2016 году эта цифра уже составила 12%. Удаленные сотрудники — это те сотрудники, которые работают на постоянной основе на конкретную компанию, но территориально находятся у себя дома.

Есть две причины, которые создают тренд удаленного найма:
  1. Крупные игроки рынка хотят работать с лучшими сотрудниками и не ограничиваться территориальным наймом в рамках конкретного города.
  2. Малый и средний бизнес видит в удаленном найме экономию на офисе и оргтехнике, на оплате труда персоналу, нанимая сотрудников из небольших городов.
Чтобы эффективно перевести часть своего бизнеса на удаленный стиль управления, нужно понять готовность компании к удаленному контролю. Именно контроль за удаленными сотрудниками, при формировании удаленной команды, становится самой очевидной проблемой. Большинство компаний в лице руководителей привыкли контролировать работу своих сотрудников через визуальный контакт. Эта проблема оголяется за счёт отсутствия визуального контроля при удаленном управлении персоналом.

Обычно, у небольших компаний все происходит хаотично. Сначала компания нанимает сотрудников, люди начинают работать. И только потом, через какое-то время они начинают прописывать правила работы, внедрять систему аналитики, учиться контролировать показатели бизнеса, считать Roi и т. д. А некоторые «умельцы» сегмента малого и среднего бизнеса, избегая методов системной работы, так же продолжают существовать в хаосе.

Очевидно, что хаотичная работа без регламентированных правил не позволяет компаниям масштабироваться. А при удаленном найме персонала, отсутствие аналитики, прописанных правил и методологий превратит компанию даже из 10 сотрудников в ещё больший хаос.

Вывод следующий: компания готова переходить на удаленный формат управления, когда руководство и собственники бизнеса знают, как создавать и внедрять прописанные правила взаимодействия внутри структуры компании, как управлять бизнесом по ключевым показателям. В данном случае речь не идёт о масштабах бизнеса, речь идет об уровне грамотности руководства с точки зрения системного подхода к формированию самого бизнеса.

Перед запуском перехода компании на удаленный стиль управления необходимо оценить наличие в компании таких составляющих, как:
  • система учета и аналитики;
  • прописанные роли и задачи в разрезе каждой должности;
  • нормативы оценки качества и эффективности работы сотрудников\отделов;
  • правила поведения внутри компании и взаимодействия с руководством;
  • обучающий материал по продукту компании;
  • обучающий материал для повышения знаний персонала;
  • система отчетов, постановки задач и способы их контроля.
Для удаленного стиля управления требуется система учета и аналитики, CRM система, с помощью которой можно анализировать цифры или отслеживать задачи. Например, для интернет-магазинов отлично подойдёт «Retail CRM»; для продаж розничному или оптовому клиенту через звонки или назначение встреч хорошо подходит «amoCRM»; для учета процессов внутри компании отличным решением станет «Мегаплан», а для бухгалтерского учета сервис «Моё дело».

Перед запуском найма и перехода на удаленный формат работы, необходимо для каждой должности прописать роли и задачи сотрудника, правила его работы с клиентом, правила взаимодействия с другим персоналом или отделами.

Руководители компании должны не только понимать, что такое методология и для чего она нужна. Они должны осознавать, что контроль сотрудников будет не «по понятиям» хорошо или плохо, а по показателям. Для контроля цифр важно внедрить систему отчетов. Для контроля поставленных задач, важно внедрить «план задач», где будут прописаны конкретные действия сотрудника и сроки их выполнения.
Опытный руководитель заранее должен прописать правила взаимодействия и параметры поведения между удаленными сотрудниками и руководством.

Правила необходимо озвучить и дать на изучение сотруднику до того, как он выйдет работать. Для этого:
  • распределить, у кого какие роли и задачи, дать инструкцию;
  • обозначить рабочие часы и наличие на рабочем месте в он-лайн;
  • определить скорость ответа на заданный вопрос (например, в течение часа с момента его поступления);
  • обучить CRM системе, где видна активность сотрудника (качество работы через прослушивание звонков, итоговый результат через показатели);
  • обучить знаниям продукта (в чем особенность компании, кто конкуренты, какие преимущества для конечного покупателя, в чем уникальность и т.д.)
Для эффективного взаимодействия с удаленными сотрудниками, необходимо позаботиться о «едином информационном поле».

Например, для общения внутри коллектива можно использовать Skype, для переписок можно создавать внутренние чаты, для обмена информацией в он-лайн режиме использовать электронную почту; для хранения информации использовать облачный диск с доступами для просмотра информации или ее редактирования; для проведения совещаний пользоваться вебинарными комнатами.

На начальном этапе следует переводить только часть бизнеса в он-лайн. Например, аналитический отдел, колл-центр, отдел продаж. Чтобы минимизировать риски, нужно это делать на базе действующей офисной структуры. То есть не ломать и строить новое, а формировать параллельно и тренироваться на маленьких отделах. После, когда правила будут отточены и очевидны, можно переводить весь бизнес на удаленный формат и постепенно расформировывать офисных сотрудников. Это поможет избежать ошибок и трудностей.

Сейчас, более или менее подходящим официальным решением для трудоустройства удаленных сотрудников является срочный договор ГПХ (гражданско-правового характера). Редкие компании оформляют сотрудника по трудовой книжке, т.к наше законодательство ориентировано на офисные взаимоотношения с сотрудниками. Есть риски официального трудоустройства по трудовой книжке, в первую очередь для самого работодателя — сотрудник, находясь дома, упал, ударился головой об стол. С одной стороны он дома; с другой стороны, работая удаленно в это время, находится за выполнением работы. Кто ответственный за его здоровье в данный момент? С юридической точки зрения ответственность несет компания. Но по факту это ведь совсем не так. Поэтому нынешней нормативной базе явно требуются доработки с уточнениями об удалённом найме сотрудников.

Но, несмотря на сложности контроля, юридические моменты оформления и различные страхи удаленного найма, тенденция видна: тренд приобретает формат нормы, а на сайтах подбора персонала все больше и больше появляется удаленных вакансий и кандидатов на них.

Что лучше? Бежать за последним вагоном поезда по обкатанным рельсам? Или уже сейчас оптимизировать свой бизнес, исследуя область удаленного найма, формируя культуру удаленного стиля управления в России? — Вопрос риторический.
Деловой мир в
и
Деловой мир в
и
3 комментария
Очень полезная статья
0
0
Ответить
Виктория, благодарю!
0
0
Ответить
Юрий Александрович
15 сентября в 10:32
Евгения, СПАСИБО! Вам УДАЧИ!
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь