Как измерить настроение персонала: кейс IT_One

Евгения Казаченко

Старший бизнес-партнер по работе с персоналом компании IT_One

Задачи

1. Сохранить культуру заботы и личной поддержки каждого сотрудника со стороны менеджеров и HR-партнеров, несмотря на экспоненциальный рост численности.
2. Получать быструю диагностику эмоционального состояния коллектива, чтобы своевременно реагировать на сложности сотрудников, а значит — эффективнее адаптировать, развивать и удерживать ценных специалистов.
3. Выстроить доверительные взаимоотношения, чтобы сотрудники открыто рассказывали обо всех проблемах и некомфортных моментах.
4. Получать больше обратной связи о рабочих процессах, чтобы быстрее и качественнее их улучшать.
5. Дать сотрудникам возможность открыто поделиться своим мнением и подать сигнал SOS, если их что-то не устраивает в работе.

Предпосылки и мотивация

IT_One — компания достаточно молодая. За первый год мы очень быстро выросли (сейчас нас более 1600 — рост почти в 6 раз относительно 2021 года) и сейчас, когда нас так много, есть риск упустить «контакт» с сотрудниками. Культуру доверия, открытости и заботы очень легко потерять, если не уделять этому достаточно внимания.

Кроме того, на текущем этапе нашего развития становится очень важно выстроить внутренние процессы так, чтобы всем сотрудникам было максимально удобно и комфортно работать.

Кто как не сами сотрудники помогут нам с этим?

Решение

• Постоянный диалог, непрерывная обратная связь и сбор комментариев от коллег.
• Измерение индекса лояльности и настроения сотрудников в разных форматах и на разных уровнях.

Реализация и результаты

Для начала мы ввели практику регулярных встреч one-to-one. Например, рекрутеры продолжают общаться с новыми сотрудниками в период адаптации: оценивают настроение новичков, пытаются выявить болевые точки. В первый месяц в команде мы рекомендуем наставникам проводить ежедневные 15-минутные статусы с новыми сотрудниками. Руководители подразделений проводят персональные встречи не реже, чем раз в месяц. HR-партнеры тоже напрямую общаются с сотрудниками, чтобы иметь представление о настроениях в командах.

Основные темы, которые мы затрагиваем в беседах — работа в проекте, интерес к задачам, взаимодействие с коллегами и заказчиками. Спрашиваем про атмосферу в коллективе в целом, возможные сложности. Как правило, если сотрудников что-то беспокоит, то молчать они не будут — взаимное доверие выстраивается с первых дней в команде.

В рамках мониторинга настроения решили запустить регулярные опросы. Раз в квартал сотрудники компании будут получать анкеты с утверждениями, которые необходимо оценить по 10-бальной шкале:

• Я доволен своей работой в IT_One.
• Взаимодействие в моей команде выстроено хорошо.
• Мое взаимодействие с непосредственным руководителем выстроено хорошо.
• Мое взаимодействие с заказчиком выстроено хорошо.
• Процессы в компании IT_One четкие и налаженные.
• Процессы в моем проекте четкие и налаженные.
• Мне интересны мои рабочие задачи.
• Мое рабочее место хорошо технически оснащено, у меня есть вся необходимая техника и доступы.
• Мне удается соблюдать баланс работы и личной жизни.

Есть в анкете место и для расширенных комментариев.

Пункт про отношения с заказчиком добавлен неспроста. Когда сотрудник работает в совместных командах с заказчиком, качество взаимодействия сильно влияет и на вовлеченность, и на общую продуктивность команды, и на дальнейшую оценку заказчиком качества нашей работы.

Поэтому, оценка взаимодействия с клиентом для нас тоже важна — чем раньше мы узнаем о проблеме, тем быстрее сможем помочь.

Важно, что мониторинг проходит при всесторонней поддержке менеджеров — они активно вовлекают свои команды в участие в опросах, всегда готовы объяснить важность обратной связи и ответить на вопросы сотрудников.

В конце второго квартала мы провели первый не анонимный опрос и получили такой широкий отклик, которого совсем не ожидали. Оказалось, что это действительно мощный работающий инструмент, а сотрудники готовы активно и регулярно делиться своим мнением. Все понимают, что руководство сможет устранять какие-либо сложности только если будет получать обратную связь.

Опрос прошли 56% персонала — 923 человека. Причем 200 из них сделали это в первые десять минут после получения анкеты. Это хороший показатель вовлеченности.

Мы свели аналитику по каждому подразделению отдельно и получили средние оценки. Это позволило увидеть болевые точки в проектных командах и в целом оценить атмосферу в коллективе. Одно из главных наших переживаний перед стартом было в том, что результаты не анонимного опроса получатся слишком «радужными», что сотрудникам будет некомфортно рассказать о своих болях, зная, что мы узнаем, что низкую оценку поставили именно они.

К счастью наши опасения не оправдались — видимо должный уровень безопасности и открытости нам все же удалось сформировать.

Например, удалось выяснить, что в одной из проектных команд есть вопросы к четкости процессов. Видимо, по этой причине у участников страдает и баланс между работой и личной жизнью. Будем решать эти вопросы.

Радует, что взаимодействие с непосредственными руководителями респонденты оценили очень высоко, средний балл по этому параметру — 9.3. Работа в компании тоже всем по душе и средняя оценка параметра составила 8.3 балла.

В целом, все пункты участники опроса оценили на 7–8 баллов и такой результат не может не радовать. Хотя, безусловно, нам есть к чему стремиться и над чем еще поработать.

Было в анкете место для расширенных комментариев — за них мы особенно благодарны нашим коллегам. Каждый десятый сотрудник оставил свой комментарий во время последнего опроса — мы внимательно вычитали каждый из них и уже составили предварительный план действий, как претворить предложения коллег в жизнь.

Параллельно с настроением мы измерили лояльность сотрудников — Employee Net Promoter Score (eNPS). Для этого спрашивали, готовы ли они рекомендовать компанию, как работодателя. С января 2022 года показатель вырос на 5% за счет сокращения процента нейтральных сотрудников до 20% и роста количества промоутеров до 65%.

Опрос проводили с помощью внутренних сервисов на платформе Confluence — это был наш первый опыт, получилось хорошо, спасибо нашим коллегам из IT-службы.

Планы и перспективы

• Представим подробные результаты опроса менеджерам.
• Проведем индивидуальные встречи с сотрудниками для проработки комментариев.
• Составим и реализуем план конкретных действий для улучшения показателя лояльности сотрудников — на основе комментариев и итогов личных встреч.
• Повторим опрос в Q3 и проанализируем динамику.

Чем мониторинг настроений полезен бизнесу

Зачастую даже в небольших компаниях руководители не в курсе настроения сотрудников и причин снижения их производительности. Регулярные one-to-one встречи и опросы, помогают вовремя выявлять болевые точки персонала, быстро реагировать на негативные факторы, влияя тем самым на лояльность и мотивацию.

Если не контролировать эмоциональное состояние сотрудников и пустить все на самотек, то неизбежны выгорание, потеря доверия, эффективности и текучка кадров. А увольнение сотрудника всегда болезненно для бизнеса. В том числе из-за снижения результативности работы компании и не окупившихся затрат на найм и адаптацию.

Для заказчиков информация о том, насколько хорошо выстроено взаимодействие с исполнителями, позволит обнаружить и закрыть брешь в коммуникациях на ранних этапах, улучшив тем самым работу и взаимопонимание внутри совместных команд.

Настроение каждого сотрудника всегда отражается на общей атмосфере в компании, поэтому так важно, чтобы руководители и HR-менеджеры знали о коллегах как можно больше. Нужно регулярно оценивать риски, связанные с ментальным состоянием сотрудников и решать проблемы, не дожидаясь их последствий.