Скопировать ссылку
Я отчетливо помню своего первого руководителя. В начале 2000-х сразу после института я устроилась главным (и единственным) бухгалтером в небольшую компанию, торгующую мебелью. Из общения с шефом я вынесла тогда две вещи:
- Направлений в бизнесе должно быть несколько, ведь если трудности в одной отрасли — другие непременно помогут выстоять. Конкретно у него были: сельское хозяйство, водно-пивная компания и компания, торгующая мебелью.
- Руководитель должен хоть немного разбираться в учете. Вспоминаю, как он заходил к себе в кабинет, наливал большую кружку кофе и открывал бухгалтерскую программу. Там он смотрел всего четыре документа, и этого ему было достаточно для понимания состояния дел в фирме:
- «оборотка» по счету 60 (Поставщики и подрядчики). Таким образом, он понимал, сколько должны мы;
- «оборотка» по счету 62 (Покупатели и заказчики). Так он понимал, сколько должны нам;
- «оборотка» по денежным счетам 50 (Касса) и 51 (Банк). Это информация о том, сколько денег есть у фирмы.
Вот такой нехитрый анализ, который давал моему руководителю представление о положении дел в его компании. По его результатам шеф давал распоряжения о том, когда и сколько перечислить поставщикам, о выдаче займов другим своим компаниям, о расходовании средств на иные цели.
И, конечно, ему было совершенно безразлично, как мы составляем балансы и иные отчеты. К слову, отчеты мы тогда носили в налоговую на бумаге, они огромными стопками до потолка пылились в несметных хранилищах налоговой. Я думаю, что никого не удивлю, если скажу, что в налоговой у нас были определенные знакомства, которые помогали и с отчетами, и по иным интересующим вопросам.
С тех пор прошло почти 20 лет — и много что изменилось.
Нагрузка на бизнес существенно возросла. Только задумайтесь: за последние два года нам добавили три (!) новых отчета:
- ежемесячный СЗВ-М;
- ежегодный СЗВ-СТАЖ;
- ежеквартальный «монстр» 6-НДФЛ.
Я уже не говорю о постоянном изменении существующих отчетов и их форматов.
С появлением электронного документооборота в отчетности налоговая в режиме онлайн проводит сверки, выставляет требования по уплате недоимок, штрафов. Налоговая получила доступ к вашим банковским счетам. Она анализирует доходы, сверяет их с теми, что вы заявили в отчетности. При расхождении — те же требования, пени, штрафы.
Появились основания для блокировки вашего счета. Это, в конечном итоге, может на время парализовать деятельность компании. И, как результат — срыв контрактов, упущенная прибыль. Я уже не говорю о ситуации, когда в вашем бизнесе участвует валюта, алкоголь, импорт, экспорт. Это требует отдельного анализа, учета и отчетности.
А онлайн-кассы? Ну, вы поняли...
И в дальнейшем контроль за ведением учета со стороны ведомств и штрафы за ошибки будут только расти.
С учетом вышеописанного вопрос грамотного ведения учета перед руководителем встал достаточно остро.
Наемный бухгалтер
Незаменимым помощником в ведении учета всегда являлся бухгалтер. Если обороты вашей деятельности невысоки и у вас есть специалист, которому вы доверяете, то это будет идеальным вариантом. Если вы не планируете создавать полноценный отдел бухгалтерии и бухгалтер будет единственным, то при приеме (помимо основной функции) советуем обговорить с ним следующие моменты:
- Сейчас функция бухгалтера не ограничивается одним лишь ведением бухгалтерского и налогового учета. Если в компании есть сотрудники, то необходимо ведение кадрового учета. За нарушение в этой сфере оштрафуют на сумму от 5 до 50 тысяч рублей.
- Если в компании есть иностранные сотрудники, то обязательно знание миграционного учета. Штрафы в этой области могут достигать сумм с шестью нулями.
- Бухгалтер должен быть «подкован» в общении с налоговой и фондами. Так как представителя компании могут вызвать в налоговую на зарплатную комиссию, комиссию по легализации доходов и тому подобное. При сдаче отчетов могут приходить требования о представлении пояснений (даже если отчеты заполнены корректно). Отвечать на них нужно в письменном виде и обязательно в течение 5 рабочих дней.
- Владение навыками управленческого учета. Не могу сказать, что знание управленческого учета является основной функцией бухгалтера. Скорее это прерогатива финансового директора. Но если его нет, то узнайте, сможет ли бухгалтер подготовить для вас данные по управленческому учету. Это совокупность данных, которая позволяет руководителю анализировать текущее состояние дел в фирме в целях увеличения прибыли. И если бухгалтер сможет готовить их для вас, то это будет несомненным «плюсом».
Однако, не могу не сказать и о «минусах» работника-бухгалтера:
- как и все мы он живой человек, который не застрахован от ошибок. Тогда как в данной сфере ошибки в большинстве случаев заканчиваются штрафами;
- бухгалтер может заболеть, уйти в декрет, в отпуск;
- учет ведется нарастающим итогом с начала открытия вашей компании, а некоторые данные нужно хранить до 25 лет. И если все данные по учету хранятся в руках одного человека, то вы не застрахованы от их утраты без возможности восстановления. Поверьте, таких случаев огромное множество. А восстановление учета стоит больших денег (при условии, что есть с чего его восстанавливать).
Еще лет 10 назад наемный бухгалтер был единственной альтернативой для ведения учета. Но в век информационных технологий все постепенно меняется. Поэтому, в зависимости от объема и вида вашей деятельности рассмотрите альтернативные варианты для ведения учета.
Сервис для самостоятельного ведения бухгалтерии
Если ваша фирма небольшая и, тем более, семейная, то учет можно вести самостоятельно. В частности, достаточно много примеров семейных фирм, когда руководителем является супруг, а учет ведет супруга. В данной ситуации можно использовать облачные сервисы для ведения бухгалтерии, которые широко представлены на рынке. Например, такие, как онлайн-сервис «Моё дело». Совсем не обязательно досконально разбираться в учете, налогообложении и кадровом учете. При покупке сервиса сотрудники отдела сопровождения обязательно проведут обучение по работе с ним. Но и без этого учет в сервисе очень прост. Все события, которые нужно пройти для правильного ведения учета, собраны в специальных календарях на главной странице. Тут же указана крайняя дата, когда нужно завершить событие: заплатить зарплату, налоги, сдать отчетность.
При расчетах с сотрудниками сервис автоматически рассчитает все необходимые начисления (зарплату, аванс, премии, пособия и другое). С суммы начислений сервис рассчитает НДФЛ (в том числе с учетом вычетов) и страховые взносы (в том числе с учетом льгот).
Сервис позволяет сформировать и распечатать все необходимые кадровые документы (заявления, приказы и другое).
Всю необходимую отчетность сервис заполнит автоматически, вам останется лишь отправить ее в налоговую (фонды), не выходя из дома (через интернет). Помимо этого, в сервисе ведется полноценный складской учет. Вы можете выставлять контрагентам счета, накладные, счета-фактуры, скачать примеры заполненных договоров. Все данные по расчетным счетам подгружаются в сервис автоматически посредством интеграции с банками-партнерами.
При возникновении любого вопроса по учету и налогообложению вы получите ответ на свой вопрос в течение 24 часов.
И все ваши данные всегда у вас под рукой в любой точке мира в любое время суток. Попробуйте возможности сервиса бесплатно: возможно, именно он полностью удовлетворит ваши потребности в ведении учета!
Передача ведения учета другому юридическому лицу (аутсорсинг бухгалтерии)
Если ваша компания стремительно растет, покоряет новые рынки, увеличивается количество сотрудников (более 50), то уследить самостоятельно за ведением учета может уже не получаться. В данном случае целесообразно передать весь учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый) на ведение сторонней компанией. Пример такой компании — «Моё дело. Бухгалтер».
«Плюсы» аутсорсинга бухгалтерии очевидны, в частности:
- вы можете спокойно заниматься бизнесом, зная, что ваш учет находится в грамотной компании бухгалтеров, кадровиков и юристов. А это значит, что отчетность будет вовремя сформирована и отправлена, налоги вовремя рассчитаны и уплачены, зарплата выплачена сотрудникам;
- вы заключаете договор с юридическим лицом, а значит, не зависите от отпусков, больничных и декретных сотрудников бухгалтерии;
- вам не нужно следить за изменениями в законодательстве, за появлением новых форм отчетности и тому подобного, все это ложится на плечи аутсорсинговой компании;
- всегда на связи с вами персональный бизнес-ассистент, который ответит на любые вопросы и поможет в любой ситуации;
- полный контроль с вашей стороны: вы можете в любой момент в любой точке мира зайти в программу для ведения учета и посмотреть, как ведется учет;
- ответственность за ведение учета полностью застрахована.
Рынок аутсорсинга растет стремительными темпами. Сейчас компания «Моё дело. Бухгалтер» обслуживает более 2 000 фирм и ИП, и количество клиентов стремительно растет.
Если ваша цель — развитие бизнеса, не отвлекайтесь не ведение учета — доверьте его аутсорсинговой компании.
