Скопировать ссылку
Несмотря на то, что офисы пустеют, бизнес-центры снижают стоимость аренды, а многие онлайн-стартапы изначально выстраивают бизнес-процессы под дистанционное взаимодействие команды, для большинства компаний ежедневная личная коммуникация сотрудников — необходимая часть работы.
Если вашему бизнесу нужен офис, сразу встает ряд вопросов, связанных с выбором помещения, которое оптимально подходит вашему типу компании. И это не только расположение бизнес-центра и стоимость аренды, но и организация внутренней жизни офиса, которая будет эффективно работать именно в вашей ситуации.
Как выбрать правильное помещение? Какая площадь нужна? Стоит ли следовать модным трендам организации офисных пространств или ориентироваться исключительно на сложившиеся в вашей компании традиции и внутреннюю культуру? И, наконец, как эффективно организовать пространство, чтобы все сотрудники чувствовали себя комфортно, а задачи решались максимально быстро?
Мировой опыт и тренды. Офис — отражение философии компании
Уже долгое время офисами мечты считаются штаб-квартиры компании Google, за которой подтянулись и другие IT-корпорации. Они одними из первых опробовали свободный формат, в котором сотрудники могут законно отвлечься от работы, например, почитать литературу в зоне отдыха или позаниматься йогой в рабочее время в оборудованном спортзале.
Конечно, не все руководители готовы позволить своим сотрудникам «шататься» по офису, тем не менее многие компании, такие как «Яндекс», «Тинькофф-банк» и даже Сбербанк уходят от утилитарного рабочего пространства. Теперь их бэк-офисы — это часть экосистемы и философии компании. Многие молодые сотрудники хотят работать не только в конкретной компании, но и в конкретном офисе.
Понятно, что это делается не просто так. Более свободный формат офиса позволяет стереть рамки между рабочим и личным временем сотрудника. Он попадает в комфортную, но управляемую среду, в которой чувствует себя достаточно свободно, проводя намного больше времени в офисе, больше общаясь с коллегами. Открытое общение помогает сделать каждого сотрудника — от стажера до руководителя — более доступным, поэтому рабочие задачи решаются быстрее и эффективнее.
Безусловно, такой подход годится не для всех бизнесов, поэтому важно понимать свои задачи, прежде чем следовать трендам.
Как выбрать подходящее помещение под ваш тип компании
Прежде чем рассматривать конкретное помещение, важно определить общий принцип рассадки сотрудников, который будет соответствовать вашей системе работы и корпоративной культуре.
Это может быть кабинетный тип, открытая рассадка в общем зале или смешанная, где у руководителей и некоторых сотрудников есть кабинеты, а часть коллектива сидит вместе, объединенная в рабочие группы или отделы.
Большинство бизнес-центров заранее диктует определенный формат рассадки. Например, в старых зданиях коридорного типа сложнее, а иногда и невозможно сделать единое современное офисное пространство. В отличие от помещений в новых бизнес-центрах, которые изначально рассчитаны на открытую рассадку и позволяют объединить в одном зале и 30, и 300 человек.
Если вы уверены, что ваши сотрудники должны находиться в общем пространстве для постоянной коммуникации, помещение должно иметь хорошую естественную освещенность, несколько запасных выходов, возможность создания вентиляционной и шумопоглощающей систем.
При выборе бизнес-центра учитывайте также доступ и подход к офису для сотрудников и клиентов. Никто не откажется от удобной пропускной системы, пешей доступности от метро и бесплатной парковки.
Совет. Нужно составить список всех отделов и сотрудников, продумать логику их перемещения и взаимодействия друг с другом. Рабочие группы, которые чаще всего контактируют друг с другом, должны находиться рядом.Кому из сотрудников или какому отделу нужно отдельное помещение, а кто будет находиться в общем пространстве? Кто всегда должен быть в центре событий, а кого можно расположить в дальней части? Здесь в первую очередь нужно смотреть на частоту взаимодействия. Например, отдел продаж находится ближе к центру офиса, а IT-специалисты — в дальней части (или наоборот).Даже если предполагается открытая планировка, части работников иногда выделяется изолированное место, например, специалисту по HR, юристу или отделу бухгалтерии, так как их работа предполагает хранение документов, которые не должны быть доступны посторонним. Если все сотрудники находятся в общем пространстве, для документов необходимо организовать отдельное хранилище.
Офис «на вырост»
Грамотное планирование офиса должно учитывать возможность сокращения или расширения штата без переезда в новое помещение. Если вы планируете расширять компанию, учтите, что в нужный момент свободного офиса рядом может не оказаться и придется переезжать и делать ремонт с нуля.
Совет. Многие компании арендуют или выкупают чуть большие помещения, чем им нужно, и временно выделяют резервную площадь под один-два компактных офиса, которые можно сдать в аренду, а при необходимости расширить собственное пространство.Этот же подход работает при сокращении штата. Вы сможете выделить из своего большого помещения лишнюю площадь и сдать ее в аренду под изолированный офис или коворкинг. В этом случае важно сразу определить подходящий сектор, как правило, дальний, предусмотреть возможность возведения перегородки и организации отдельного входа. Не стоит располагать на этой площади принципиально важные зоны.
Как рассчитать площадь
По существующим нормам площадь, положенная на одного сотрудника, работающего за компьютером, составляет в среднем от 4,5 до 6 м². Естественно, это очень условная цифра, которая не дает представления о необходимой площади всего офиса.
Во-первых, нужно учитывать показатели эргономики, расстояния между рабочими местами и проходами.
Во-вторых, площадь офиса включает не только рабочее пространство, но и зоны хранения, ожидания для клиентов, отдыха, входную группу, переговорные, гардеробные, серверную, кухню и т. д. Потому нужно определить все необходимые зоны или помещения офиса, логику их расположения друг относительно друга, пути перемещения сотрудников, необходимую освещенность и ориентировочные площади.
После этого продумываются расположение и количество элементов, предназначенных для обслуживания работы офиса: ящики для внутренней почты, кулеры, островки с оргтехникой, зоны тишины с акустическими креслами и т. д. Также следует определить число сотрудников для каждого отдела или рабочей группы, которые находятся в офисе весь день, и число сотрудников, которые большую часть времени работают за его пределами.
Совет. Всегда ли нужно оборудовать количество рабочих мест, равное составу коллектива? Если в вашей компании 20–30% сотрудников постоянно работают вне офиса, правильнее создать общие резервные рабочие места (с небольшим запасом), которые сотрудники смогут бронировать за собой на необходимое время или по расписанию. Это позволит отказаться от лишних площадей и сократить стоимость аренды.
Что увидит клиент
Если вы принимаете большое количество клиентов на вашей территории, лучше сразу отказаться от вариантов расположения со сложной пропускной системой и запутанным адресом в удаленной промзоне. Клиент должен найти вас максимально просто и быстро. Чем меньше на его пути будет преград, тем больше шансов, что он к вам дойдет.
Нужно продумать схему передвижения клиентов и все ее так называемые точки касания с вашим бизнесом хотя бы внутри бизнес-центра. От парковки до регистрации на посту охраны, от общения с секретарем на входе до переговорной или нужного кабинета.
Легко ли вас найти? Что вы хотите показать клиенту внутри вашего офиса, а что скрыть? Где он сможет подождать, если пришел раньше? Куда можно повесить одежду, как будет обеспечен досуг во время ожидания?
Совет. Если навигация в бизнес-центре запутанна, стоит договориться об установке своих рекламных материалов и указателей.
При входе в офис чаще всего оборудуется приемная зона с посадочными местами, клиент видит reception, логотип компании, дальше, в зависимости от формата, секретарь принимает у него одежду и предлагает чай/кофе либо предполагается самообслуживание. В таком случае нужно предусмотреть автоматы с напитками и общий гардероб для посетителей, гостевой санузел.Переговорные для общения с клиентами лучше расположить максимально близко ко входу, чтобы гости не проходили через все отделы (если не стоит иная задача).
Переговорные комнаты — центры коммуникации
Важно предусмотреть переговорные комнаты разного размера и формата. Для этого нужно точно понимать, кем и когда они будут использоваться, для каких необходимо естественное освещение, как они должны быть оборудованы.
Совет. Современные мобильные офисные перегородки позволяют трансформировать пространство, например, разделять одну большую переговорную на две маленькие или присоединять ее площадь к общему пространству.Если переговорные комнаты используются с неравномерной загрузкой, можно разделить их на основные с полной загрузкой внутри офиса и резервные, которые будут сдаваться в почасовую аренду фрилансерам или соседним офисам.
Планирование офиса схоже с планированием города. В нем также есть общественные и промышленные зоны, жилые кварталы в виде рабочих мест, свои маршруты передвижения: второстепенные дороги и основные магистрали.
Если правильное зонирование, расчет посадочных мест, подбор удобной мебели — дело техники для профессиональных проектировщиков, то для руководителя новый офис — это не только возможность разместить новых сотрудников или изменить условия аренды. Это всегда возможность пересмотреть работу внутри компании и взглянуть на нее с высоты птичьего полета.
