Как оформить человека на дистанционную работу по 407-ФЗ

С 2021 года действует закон об оформлении дистанционного режима работы. Ранее в документе было несколько пунктов, которые затрагивали оформление удаленных сотрудников, сейчас же этому посвящен большой раздел, где описано как оформить, уволить или перевести человека на дистанционную работу. Просто так без подтверждающих документов выполнить эту операцию нельзя.

ФЗ № 407 от 8 декабря 2020 года, изданный В.В. Путиным, описывает порядок принятия сотрудников на удаленную работу. Новый закон не издавался, была дополнена изменениями глава 49.1 ТК. В самом начале главы раскрывается определение такого типа работы и указано, что это то же самое, что и дистанционная деятельность. Хотя дальше по тексту используется трактовка «дистанционная работа».

Когда уместен перевод на дистанционный режим

Удаленка подразумевает выполнение должностных обязанностей за пределами привычного рабочего места. Для коммуникаций с коллегами и руководителем используется телефонная связь или интернет.

Переход на удаленку теперь возможен без согласия работников. Это нововведение было принято в период коронавируса, когда нахождение на рабочем месте было опасным для здоровья человека. Но это не означает, что работодатель может осуществить переход по своей воле. Перевод на дистанционку возможен в таких случаях:

• решение органов власти;
• ЧП на производстве;
• угроза жизни человека;
• катастрофа;
• эпидемия, наводнение, пожароопасность или другие чрезвычайные ситуации в регионе.

Удаленка сохраняется до того, пока ситуация не нормализуется. При временном переводе коллектива на фриланс издается приказ, с которым знакомится каждый человек.

Как оформить нового сотрудника на удаленную работу

Для трудоустройства сотрудника запросите у человека паспорт, СНИЛС, трудовую книжку, документы об образовании, военный билет для военнообязанных. Человек имеет право предоставить все в электронном формате. ЭЦП не обязательна, она требуется для подписания договора. Перед его заключением сотрудника необходимо ознакомить с нормативными актами компании. В договоре обязательно указывается такая информация:

• вид работы и условия выполнения (временно, постоянно, периодически);
• адреса, где человек трудится вместо офиса;
• дата подписания договора и срок удаленного режима (если он известен);
• время для онлайн-совещаний;
• режим работы.

Как перевести сотрудника на удаленку

Ранее для принятия или перевода требовалось заключить трудовой договор, подкрепленный подписями обоих сторон. С 2021 года это стало возможным без подтверждения работника. Перевод подкрепляется такими документами:

• договор;
• допсоглашение;
• локальный акт.

Появление новой главы закона изменило и требования к оформлению сотрудников:

1. Кадровый специалист не обязан отправлять сотруднику бумажный вариант договора, если не написано заявление. Ранее в течение трех дней все получали письменный договор заказным письмом. Если же работник написал заявление, работодатель в течение трех дней направлял для него договор одним из способов: курьерская доставка, лично в офис, заказное письмо.
2. Работник предоставляет нужный пакет документов только по запросу работодателя. Он может их передать через курьера, отправить через интернет или лично доставить в офис. При необходимости их нужно заверять нотариально. Ранее заверенные копии документов принимались только заказным письмом.
3. Запись в трудовую книжку вносится только при желании работника, и если он принесет ее кадровику. В договоре не прописывается условие о том, что трудовая книжка не ведется, хотя годом ранее этот пункт прописывался. Если же об этом не было указано, сотрудник был обязан переправить трудовую книжку заказным письмом.
4. Можно использовать квалифицированную и неквалифицированную подпись в трудовом договоре и соглашениях, документах, касающихся изменений договора, ученических договорах и бумагах о материальной ответственности. Другие документы подписываются любым методом, который был заранее обговорен. Ранее использовалась только усиленная квалифицированная электронная подпись.
5. Ознакомление сотрудника с документами под подпись выполняется любым способом. Это можно делать через мессенджеры, соцсети, корпоративный портал. Все возможные способы передачи информации описываются в документах компании. Ранее же знакомство с документацией происходило лично под подпись.
6. При трудоустройстве удаленщик должен обратиться в ПФР для оформления СНИЛСа (при отсутствии документа). Ранее работодатель отправлял запрос на получение документа в ПФР.
7. Все заявления, объяснения и другие документы работодателю можно направлять любым способом через интернет. Ранее же передача всех документов происходила с ЭЦП.

Новые положения в № 407-ФЗ

Согласно новым положениям, удаленная работа бывает трех видов:

1. Постоянная — сотрудника трудоустраивают с условием работать не в офисе.
2. Временная — осуществляется перевод на дистанционку сроком до 6 месяцев.
3. Периодическая — когда сотрудники работают на закрепленной территории и дома.

Также в законодательстве есть уточнение, что время на коммуникации с руководителем входит в рабочие часы. Раньше тоже сотрудник не должен был взаимодействовать с руководителем по окончании рабочего дня.

Заработная плата сохраняется прежней при переходе. Об этом неоднократно заявляли представители Минтруда на своих совещаниях. Кроме того, если у сотрудника отсутствует техника для работы (компьютер, факс, принтер, офисный стол, наушники, лицензионные программы) это все должен предоставлять работодатель. При использовании своего оборудования, компания оплачивает расходы на интернет, антивирус, арендную плату.

Если приходится выезжать в командировки, они оплачиваются, как и штатным специалистам. Полностью выплачивается командировочный лист и оформляется нужный пакет документов.

Изменения, которые необходимо вносить в договор

Ранее отношения между сотрудником и работодателем вносились в трудовой договор. Теперь всю информацию можно вести в коллективном договоре или локальных актах. При переводе сотрудника требуется перенести из трудового договора такую информацию:

• порядок сдачи отчетов;
• порядок возмещения расходов сотруднику, если он пользуется своим оборудованием;
• список предоставленной техники, средств защиты;
• график работы;
• условия для предоставления отпуска.

При экстренном переводе на удаленку нужно указать в приказе причину перевода, список сотрудников, которые будут работать на дому, сроки для осуществления перевода, порядок организации труда.

Для того, чтобы не нарушать закон, необходимо заключить со всеми удаленными сотрудниками дополнительные соглашения. Требуется исключить неактуальные условия и обновить ПВТР. Туда необходимо перенести все положения из договора. Каждая компания должна утвердить положение о переводе. Там же нужно прописать основания для перевода специалистов из офиса на дом. Без этого документа переход на «домашнюю» работу будет незаконным.

Определение рабочего времени при работе на дому

Режим работы прописывается в договоре или дополнительных соглашениях. Но если пункт не прописан, сотрудник сам выстраивает график и решает, в какое время ему выполнять поручения начальника, а когда определить перерыв, чтобы успеть выполнить все задачи. Он может работать даже ночью, но необходимо вырабатывать нужное число часов и смен. Общение с руководством должно происходить только в рабочие часы, в большинстве компаний это период 09:00 до 18:00.

Также прописывается порядок выезда в офис. Возможны два варианта: по желанию сотрудника или по приглашению руководства. При переходе на удаленку отпуск рассчитывается по такому же принципу, как и раньше. Каждый год человек имеет право отдыхать 28 дней.

Как уволить специалиста

Для удаленных работников появились еще основания для увольнения:

• сотрудник более двух дней не связывается с руководителем (при отсутствии уважительной причины);
• человек не справляется с должностными обязанностями из-за переезда (к примеру, из-за отсутствия интернета в глухой деревне).

Ранее уволить человека можно было за несвоевременную сдачу отчетов. В 2021 году это не является причиной для прекращения деятельности. После подписания приказа необходимо направить бывшему сотруднику его копию в течение трех рабочих дней. Ранее это нужно было делать в день увольнения.