Как организовать и провести совещание

В процессе работы над консалтинговыми проектами консультанты "ШАГа" неоднократно сталкивались с запросом руководителей понять, на что и с какой эффективностью они используют свое рабочее время. Чаще всего подобный запрос был вызван чрезмерной загруженностью руководителя. Работа по 12-14 часов, зачастую и в выходные, нехватка времени на семью сопровождались чувством непреходящей усталости и ощущением, что "не я управляю делами, а они мною". Если Вам знакомо такое чувство, то с уверенностью можно сказать — выход из этой ситуации есть. При анализе работы руководителей чаще всего находилось несколько возможностей изменения ситуации. Среди них и делегирование полномочий, и навыки оперативного планирования, и грамотное распределение дел в течение рабочего дня, и навыки проведения рабочих совещаний. О последнем и пойдет речь.

По подсчетам консультантов "ШАГа", менеджеры тратят на собрания и совещания от 25% до 50% рабочего времени. Чем выше позиция в иерархии управления, тем чаще совещания становятся одним из важнейших инструментов управления. Грамотно организуя собрания, руководитель может значительно повысить отдачу от них и, возможно, даже сэкономить ценное время руководителя. Ниже представлены некоторые ключевые шаги подготовки и проведения совещания и правила, повышающие их эффективность.

1. Формулировка темы совещания.

Решив провести совещание, нелишне для начала определить его цель. Попробуйте закончить следующее предложение: "Собрание созывается для того, чтобы:". Вам важно решить конкретный вопрос? Или же только обсудить проблему? Обменяться информацией? Довести до сведения уже принятое решение? Стимулировать участников к реализации важного решения? Согласовать спорные позиции?

Видимо, из-за кажущейся простоты это правило зачастую игнорируется. Однако это может повлечь за собой весьма неприятные последствия: консультанты были свидетелями, как собрание, посвященное вопросам внедрения новой системы оплаты труда, быстро перешло к обсуждению вопроса дизайна новых магазинов и найму персонала — вопросам немаловажным для компании, но, увы, уводящим в сторону от основной темы. Четкая же формулировка темы позволяет Вам как ведущему пресекать подобные уходы и помогает участникам сконцентрироваться на главном вопросе.

2. Подбор участников совещания.

Круг людей, которых Вы пригласите на совещание, полностью зависит от поставленной цели. Если Вы собираетесь принимать решение, то приглашаемые люди должны иметь соответствующие полномочия. Если цель собрания — всесторонне обсудить вопрос, то Вам могут понадобиться сотрудники — специалисты, владеющие важной информацией. Не забудьте, чтобы на обсуждении спорных вопросов присутствовали сторонники разных позиций. Если необходимо обсудить внедрение, то необходимо пригласить как формальных руководителей, так и, возможно, неформальных лидеров Вашей организации — хорошо, чтобы они были на Вашей стороне.

И еще одно важное правило: написав список участников, постарайтесь тут же сократить его. Приглашайте минимальное необходимое количество участников, и лучше, если таковых будет не более 9-12 человек. Собрание 20-ти человек с большей вероятностью рискует превратиться в формальную отсидку или неуправляемую дискуссию, чем совещание 10 человек.

3. Распределение ролей.

Минимальный набор ролей — это ведущий совещания и выступающие по темам.

Если возникает необходимость фиксировать промежуточные результаты обсуждения и принятые решения, то Вам понадобится секретарь собрания (не путать с секретарем приемной!). Если Вы осознаете, что на собрании предстоит сложное обсуждение, то Вам может понадобиться "фасилитатор" — человек, умеющий руководить процессом дискуссии. Многие собрания явно нуждаются в "контролере времени"- человеке, который бы следил за тем, чтобы не нарушались временные рамки докладов и обсуждений.

Не забудьте оповестить людей, которым Вы выделяете особые роли, до начала совещания — чтобы они смогли подготовиться.

4. Составление повестки собрания.

В повестке должно быть отражено все, что будет происходить на совещании. Составляя повестку, учитывайте, что в начале собрания лучше уделить время текущим делам или срочным, но коротким вопросам. Это даст участникам возможность "размяться" в обсуждении и быть готовыми к рассмотрению серьезных и сложных вопросов. К окончанию собрания накапливается усталость, поэтому в третьей части должны рассматриваться наиболее легкие пункты: объявления, интересные и приятные дела.

Важно, чтобы в повестке совещания после каждого пункта была сформулирована задача. В этом случае участники получают указание на тот результат, к которому должна придти группа. Например, недостаточно просто обозначить тему: "Сообщение о результатах исследования спроса (И.И. Иванов, Директор по маркетингу)". Для большей эффективности лучше сформулировать задачу: "на основе результатов группа корректирует план продаж и план мероприятий по выводу нового продукта".

Повестка дня должна быть разослана участникам совещания заранее. Для повышения эффективности работы вместе с повесткой дня рассылаются документы, с которыми участникам лучше ознакомиться до начала совещания.

5. Определение регламента.

Объявите время начала и окончания собрания, время обсуждения каждого пункта повестки дня, перерывы, правила, которых желательно придерживаться.

Начинайте собрания вовремя. Если Вы не начнете вовремя — будьте уверены, что на следующее собрание будет масса опозданий. Если Вы хотите избавиться от опозданий, то, по опыту консультантов, ничто так благотворно не влияет на пунктуальность как поставленная на середину стола копилка для денежных штрафов (от 10 рублей до 10 долларов за каждую минуту опозданий).

Остановитесь на том, чего Вы ждете от выступлений. Объявите регламент работы по каждому вопросу. Лучше, чтобы за выступлениями сначала последовали вопросы, затем — информационные дополнения, и только потом — мнения участников.

Необходимо объявить, как будут приниматься решения — консенсусом, большинством, или же руководитель только выслушает присутствующих, а затем примет свое решение. Разъясните правила с самого начала, но будьте готовы к тому, чтобы напоминать о них.

6. Проблематизация: превращение темы в актуальные для участников проблемы для обсуждения.

Обратите внимание участников на то, в чем важность решения или обсуждения вопроса, вынесенного на собрание, для компании. Высший пилотаж, если вы сможете показать, как решение или не решение вопроса может сказаться на каждом из присутствующих. Это особенно необходимо сделать, если приглашенные на совещание не видят смысла в собрании и обмене мнениями.

7. Обсуждение вопросов и выявление позиций.

Каждая тема повестки дня должна рассматриваться отдельно и в указанном порядке. Напомните, сколько времени отведено на выступление и сколько — на обсуждение вопроса. Представьте сами или попросите выступающего изложить в начале всю общую информацию (историю вопроса, что уже сделано, в чем основная задача на сейчас, и т.д.).

Одна из особенностей российского менталитета — критический настрой к окружающему — скорее всего проявит себя в процессе обсуждения. Поэтому не поощряйте высказывания участников в духе "это все не так/ это сделано неверно/ это неправильно". Спросите "Что мы должны сделать, чтобы решить эту проблему?" или "Что, по-вашему, будет более эффективным в данной ситуации?". Отделяйте творческие высказывания от критических.

Интересуйтесь разными точками зрения. Отмечайте тех, кто молчит, и обеспечьте им возможность высказаться. Старайтесь рассмотреть и положительные, и отрицательные мнения.

8. Достижение согласия по ключевым пунктам, фиксация "точек согласия" и "точек разногласий".

Ищите точки соприкосновения, общие для всех. Хорошо, если участники могут видеть фиксируемые положения, поэтому удобно в этом случае использовать флип-чарт.

По каждому положению можно фиксировать идеи (лист идей), проблемные моменты (лист проблем), принятые решения (лист результатов).

9. Принятие решений на основе согласованных положений.

Отметьте завершение обсуждения подведением итога, в котором ясно должны быть сформулированы принятые решения или результаты обсуждения.

10. Формирование программы действий по реализации принятых решений.

Распределение и принятие ответственности по реализации программы действий.

Зачастую участники совещания столько сил тратят на достижение согласия или выработку решения, что забывают о том, что ключевой момент — это воплощение принятого решения в жизнь. Для того, чтобы результаты обсуждения не ушли в песок, необходимо наметить дальнейшие шаги по реализации. И, наконец, не забудьте закрепить ответственных за каждым пунктом программы действий — в противном случае может оказаться, что каждый будет считать ответственным своего соседа справа.

11. Подведение итогов и позитивное подкрепление участников.

Подведите общий итог всего собрания: резюмируйте, какие вопросы рассмотрены и какие решения приняты, какие действия будут предприняты в развитие принятых решений, когда и кем. Отметьте тех, кто внес наибольший вклад в результат.