Как перевести сотрудников на «удалёнку»

Деловой Мир

Прежде чем начать

Посчитайте и оцените экономическую выгоду от перевода сотрудников на «удалёнку». Подумайте, кого можно перевести. Должности, связанные с корпоративным общением, не подходят. То есть секретарь работать удалённо и одновременно продуктивно не сможет. Подойдут люди, деятельность которых связана с работой на компьютере и в интернете. Веб-дизайнеры, бухгалтера и копирайтеры — вот пример тех, кому будет комфортно трудиться вне стен офиса.

Преимущества

Главное, ради чего многие хотят перевести своих сотрудников на «удалёнку» —сокращение офисных расходов. Помимо прямых расходов (коммунальные платежи, аренда, оборудование) существуют и косвенные (мобильная связь, транспортные расходы, обеды, канцелярия).

Второе преимущество — возможность нанять сотрудника вне зависимости от места его проживания. Тут сразу два плюса: легче найти нужного человека и возможная экономия на зарплате. Потому как заработная плата по регионам для специалистов одного уровня квалификации может существенно различаться.

Минусы

Сотрудника, который не находится в офисе, контролировать сложнее. С ним труднее общаться и отслеживать его вовлечённость в процесс. Добавьте сюда разницу в часовых поясах и индивидуальный режим работы каждого человека, и станет совсем непросто.

Еще один возможный неприятный момент — утечка информации. Среди удалённых сотрудников угроза утечек довольна высока.

Итак, вы всё это знаете, всё посчитали и решили, что часть своих работников хотите перевести на удалённый режим.

Юридическая сторона вопроса

Если вы хотите перевести действующих штатных сотрудников в статус «частично удалённых», в трудовом договоре пропишите их режим работы и обязанности. Чем конкретнее, тем лучше: KPI, периодичность отчётов о проделанной работе.

С удалённым работником на постоянной основе заключается договор о дистанционной работе. У него такие же права, как и у штатного сотрудника: больничные и отпускные. В договоре также максимально подробно опишите все обязанности и режим работы.

С временным удалённым работником обычно заключается срочный трудовой договор. В нем прописывается результаты работы, размер гонорара за её выполнение, периодичность и размер промежуточных выплат. Большую часть выплат имеет смысл производить по окончании работ.

Также важно периодически проверять, является ли удалённый сотрудник налоговым резидентом РФ. Для этого раз в полгода просите предоставлять его копию загранпаспорта в отдел кадров. Иначе придётся заплатить за него не 13% подоходного налога, а 30%.

Организация процесса

Важно правильно настроить коммуникацию, распределить функции и грамотно следить за процессом исполнения работы.

Первое, что следует сделать — обеспечить каждого сотрудника на удалёнке компьютером с необходимым программным обеспечением с антивирусом.

Коммуникации

Для быстрого сообщения удобно пользоваться мессенджерами (Telegram, WhatsApp). Следует обязательно обсудить время, когда удалённый работник всегда будет доступен в онлайн.

Создайте для всех сотрудников общую среду онлайн-коммуникации: это могут быть корпоративные медиа, рассылка по почте, внутрисетевые чаты или группы в социальных сетях.

Новых работников первое время следует курировать, они нуждаются в чётких инструкциях. В отличие от коллег в офисе, набраться опыта «на месте» у других сотрудников у них не получится.

Информация

Не важно, где находятся сотрудники, доступ к нужной информации должен быть свободным. Но, учитывая конфиденциальность, в интересах компании — позаботиться, чтобы этот доступ был безопасным, и настроить VPN-подключение.

Также следует решить, где хранить данные. Для этого существуют удобные облачные сервисы, или же вы можете обзавестись собственным сетевым хранилищем.

Утечка информации

Лучше просто не давать доступ удалённому работнику к ценным и конфиденциальным документам, чем потом следить, что он с ними сделал. Дополнительно обезопасить себя можно, включив в договоры всех удалённых сотрудников пункт о неразглашении получаемой от работодателя конфиденциальной информации. Разглашение конфиденциальной информации работником рассматривается законом как грубое нарушение им своих трудовых обязанностей: работодатель вправе уволить работника по п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Также существуют системы защиты от утечек данных (EDR-технологии). Программа собирает информацию на компьютерах сотрудников и затем отправляет её на сервер или облако для дальнейшего анализа.

Инструменты

Существует разный специализированный софт для управления проектами и повышения качества работы. Для продуктивной коллективной работы следует настроить дистанционный доступ к нужным ресурсам (популярная TeamViewer) и выбрать отвечающий вашим требованиям сервис для управления проектами (Jira, Slack или GanttPro). Также может потребоваться настройка CRM-системы для автоматизации взаимодействия с клиентами (например, «Битрикс 24» или AmoCRM).