Как повысить эффективность коммуникаций на проекте с помощью совещаний

Почему важно управлять коммуникациями на проекте

Ежедневно руководители сталкиваются с огромными потоками данных, поступающих из различных источников. Эти сведения служат основой для принятия решений, составления отчетов, планирования дальнейших действий, управления командой и информирования заинтересованных сторон — стейкхолдеров.

Чаще всего неэффективные коммуникации возникают из-за неправильного планирования, а также выбора не тех форм и методов взаимодействия с разными участниками команды. Когда проектное управление строится лишь на сборе информации, сотрудникам вместо фокуса на результате приходится постоянно обрабатывать и анализировать большое количество данных.

Чтобы коммуникации были продуктивными и результативными, необходимо четко отладить процесс получения, структурирования, анализа, использования и передачи данных. Без таких действий управление проектом похоже на тело без кровеносной системы — оно просто не может функционировать.

Также важно соблюдать правила:

• Говорить четко, кратко и по делу, избегать двусмысленности.
• Предоставлять актуальную и своевременную информацию.
• Приводить полные и точные данные, достаточные для принятия ключевых решений по проекту.
• Учитывать культурные, языковые и другие различия команды, чтобы данные были понятны и доступны всем участникам.

Стандарты по управлению проектами уделяют большое внимание требованиям и критериям коммуникаций. Наиболее распространенными являются подходы PMI (Project Management Institute) и IPMA (International Project Management Association).

Какие есть формы коммуникаций в проектном управлении:

• внутренние (между участниками проекта) и внешние (с руководящим составом, заказчиком и подрядными организациями);
• регламентированные (сбор отчетов, запросы, совещания, поручения) и нерегламентированные (уведомления, переписки, комментарии);
• автоматизированные (общение при помощи цифровых платформ) и неавтоматизированные (коммуникация на бумажных носителях и «живые» совещания).

Как выстроить эффективное взаимодействие

Прежде всего руководителю необходимо определить:

• кто заинтересован в получении информации;
• какие требования к форме коммуникаций у каждого участника;
• как часто им нужны данные.

Эти сведения нужно отобразить в плане проекта. Также необходимо зафиксировать предпочтения и ожидания заинтересованных сторон и учесть факторы окружающей среды проекта.

К ним относятся:

• масштаб компании;
• организационная структура;
• степень формализации бизнеса (наличие положений, регламентов, инструкций и т. п.);
• уровень автоматизации бизнес-процессов;
• компетентность персонала, занятого в проекте;
• корпоративная культура.

Почему совещания — основная форма коммуникаций на проектах

В проектной деятельности встречи и заседания используются как для текущего контроля работ, так и для подведения итогов.

Виды совещаний:

• Стартовые: проводятся в начале проекта, чтобы собрать вместе команду и других заинтересованных лиц. На встрече участники обсуждают цели, масштаб, сроки и ожидания, а также распределяют роли и обязанности.
• По планированию: команда организует такие встречи на разных этапах проекта — инициации, планирования или исполнения. Сотрудники разрабатывают план, определяют объемы, график, бюджет и ресурсы.
• Промежуточные: проходят регулярно — еженедельно, раз в две недели или ежемесячно в зависимости от потребностей. Обычно на них отслеживают ход реализации проекта, выявляют проблемы или риски, при необходимости обсуждают корректировки.
• Обзорные: на них рассматривают конечные цели проекта: важно убедиться в том, что результаты соответствуют заявленным требованиям и стандартам качества.
• Итоговые: проводятся в конце проекта, чтобы проанализировать его эффективность, определить, что прошло хорошо и что можно было улучшить. Также на встрече фиксируются извлеченные уроки для будущих проектов.
• Специальные: назначаются по мере необходимости. На встречах рассматриваются конкретные вопросы или принимаются срочные решения. Как правило, такие совещания охватывают небольшую группу людей.

Отдельной веткой выделяют общие совещания по портфелям, на которых рассматривается статус сразу нескольких проектов, устанавливаются зависимости между ними, выявляются риски, определяются приоритеты по ресурсам и финансированию.

Как планировать коммуникации в цифре

В проектной деятельности совещания становятся основным способом коммуникации и обмена информацией. Удобно, если управление совещаниями происходит в той же системе, где ведутся основные работы по проекту.

Так, Directum Projects сочетает в себе все необходимые инструменты для планирования графиков работ, управления ресурсами и рисками, работы с проектной документацией, командами и знаниями. Кроме того, в системе есть решение для управления совещаниями. Оно помогает планировать встречи, составлять повестки и протоколы по ним, а также направлять поручения ответственным с возможностью отслеживать результаты.

Чтобы спланировать совещание в Directum Projects, достаточно указать дату и время проведения, обозначить длительность. После этого система забронирует время в календаре. Рассылка с информацией по заседанию уходит всем указанным в списке участникам.

Карточка совещания

Секретарь готовит повестку в виде электронного документа, в который автоматически заносится сведения из карточки совещания. Вручную нужно заполнить перечень задач на рассмотрение и связать документ с проектом или портфелем, чтобы данные отобразились в соответствующей папке.

Документы, связанные с карточкой совещания

По итогу встречи оформляется протокол. Он согласуется по регламенту, который настраивает системный администратор. После утверждения решений, указанных в документе, автоматически формируются поручения. Они отправляются в работу ответственным исполнителям по одному клику.

Поручения по итогам совещания

Directum Projects интегрируется с почтовыми серверами. Поэтому внешним пользователям необязательно выдавать доступ к системе и настраивать отдельную учетную запись. Достаточно указать email, тогда уведомления и задачи по отдельным проектам будут приходить на электронную почту.

Помимо этого, пользователи могут использовать мобильное приложение. С телефона можно выполнять задачи, составлять отчеты и прикладывать необходимые документы, в том числе фотографии с удаленных рабочих мест.

За безопасный доступ к информации по проектным документам и планам отвечает гибкая настройка прав. Также системный администратор без использования кода может настроить индивидуальное отображение модулей, справочников, папок и карточек объектов в системе. Благодаря этому подрядчики и заказчики имеют доступ только к открытым им данным.

Важно, чтобы способы взаимодействия между участниками процесса и периодичность встреч удовлетворяли все стороны. Договоренности следует закрепить в регламентирующих документах. Не стоит забывать о соблюдении баланса в количестве совещаний, чтобы вся информация передавалась и обсуждалась по существу, была сжатой и недвусмысленной.