Как повысить продуктивность работы сотрудников

Работа в специализированном сегменте – очень технологична. Большинство результатов зависит от человеческого фактора, от точности настройки системы. Сотрудник, участвующий в реализации кампаний интернет-маркетинга – это узкая компетенция. Поэтому от системы работы с персоналом в нашем случае очень многое зависит.

В нашей практике мы используем широко известные системы, а также собственные решения для мотивации сотрудников.

Целеполагание – первый и важнейший этап любого процесса. Поэтому мы буквально ежедневно совершенствуем нашу систему постановки целей, а также, что немаловажно, оценку их достижений.

Мы используем ежедневно помощников – признанное в мире программное обеспечение для работы в команде, в проекте и в интернете.

Уже 7 лет мы используем в работе систему Jira – систему, установленную у нас как онлайн-сервис со всеми функциями для ведение многозадачных проектов. Эта программа устроена таким образом, что мы можем видоизменять ее под наши потребности. И Jira развивается активно вместе с нами. Иногда даже небольшие изменения в системе серьёзно ускоряют рабочие процессы.

Происходит это так: менеджер распределяет работы после принятия задания от клиента. И когда все участники процесса принимают свою задачу, менеджер видит, как маленькие части превращаются в готовый результат. Время от времени возникают ситуации, когда какой-либо участок работ перегружен, а другой недогружен. Система позволяет своевременно следить за равномерным прохождением проектов через стадии производства.

Компьютер – сейчас самый главный инструмент для большинства работников в мире. Мы стараемся сделать его максимально продуктивным для наших сотрудников.

Вот короткий список must-have программ, которые в работе у нас ежедневно:

Конечно, список может быть гораздо больше. Это не самые тривиальные облачные решения очень помогают в ежедневной работе.

Технологии помогают сконцентрироваться на целях, не думая о рутинных процессах, снижают лишний информационный шум в коммуникации.

Можно подготовить бриф в Google Docs, обсудить его с клиентом по Skype, зафиксировать результаты беседы в WIKI, поставить задачу в Jira, приложив ссылки на документ и статью в WIKI, при проверке выполненной задачи автоматически уведомить клиента о выполнении – на электронную почту. Время на обсуждение и переписку сокращается в разы.

Постоянно мы фиксируем лучшую практику в формате регламентов и инструкций, которые позволяют сотрудникам идти уже проверенным путём, не тратить время на перебирание граблей. Непродвинутые компании используют для архивации проектов общие папки, но это неудобно для поиска и перегружает сервер. В этом плане наш внутренний WIKI совершенно незаменим.

Ошибкой будет считать, что стандартизация – враг гибкости и креативности. Наоборот, фиксируя процессы по простым повторяющимся процессам, мы освобождаем ресурсы для творческого поиска.

Такая база знаний собирает документацию по проектам, решения сложных задач, необычные кейсы, шаблоны презентаций и публичных выступлений. Это позволяет также экономить время, на первый взгляд, в неочевидных сферах.

Например, мы собираем “аргументы” для клиентов, когда требуется убедить клиента в эффективности мер, предлагаемых нами. Для менеджеров есть подборки кейсов с выводами, которыми можно проиллюстрировать наши рекомендации.

В ряде работ можно выделить стратегические и технические блоки. Первые – требующие принятия решений и ответственности за результат работы. Вторые – также сложная деятельность, требующая определенной квалификации, но по определенному скрипту. Например, ведущий SEO-специалист и стажёр, который выполняет большой объём технической работы под присмотром более компетентного сотрудника. Мы вообще пытаемся сделать своеобразный технологичный конвейер, разделяя работу SEO на мелкие узкопрофессиональные части.

Таким образом даже в рамках одного проекта можно ускорить и оптимизировать процесс, поручив выполнение составной задачи сотрудникам разных уровней компетентности.

Пробуем расширять зону самостоятельной ответственности. Некоторым менеджерам, привыкшим работать под руководством директора направления, в определенный момент необходимо давать принимать решения без согласования с руководством. Таки эксперименты дают интересные результаты. Некоторые ошибаются и пугаются. Другие – пытаются вырулить на более высокий уровень своей самореализации.

Мы осознанно даем возможность своим сотрудникам допускать ошибки. Ведь если человек не ошибается, это значит, что у него нет развития, нет прокачки профессиональных возможностей. Допустив ошибку, поняв и проанализировав ее, можно получить толчок к реализации идеи под другим углом.

Но если человек делает одну и ту же ошибку несколько раз, скорее всего, он не на своем месте – с такими мы расстаемся. Это лучше и для компании, и для сотрудника.

Творческим должностям иногда нужно оторваться от рутины, чтобы погрузиться в процесс. Офисные прерывания сильно ломают концентрацию и погружение. Мы официально ввели в обиход «редакторский день» – период, когда сотрудник работает в тишине от мелких задач по второстепенным проектам, а также от социальных сетей, Skype и звонков.

Такой перерыв периодически берут дизайнеры, программисты, аналитики, а иногда и менеджеры проектов (хотя им это крайне сложно!) И он может дать существенный скачок проекту.

Обучение – не просто важная составляющая роста сотрудников, это острая необходимость в относительно новой сфере работы. Интернет-технологии, новейшее медиа-пространство, мульти-скринный мир изменяются с огромной скоростью. То, что мы использовали год назад, уже неактуально. А перемены, например, в SEO происходят каждую неделю.

Для обмены знаниями и опытом – как внутренним, так и извне – мы организовываем специальные вебинары, кросс-консультации сотрудников, поощряем пользование базой wiki, оплачиваем обучение и сертификацию. С удовольствием приглашаем сторонних экспертов смежных областей – чтобы наши работники росли не только в своем сегменте, но и расширяли свой взгляд на проблему и на ее решение.

Постоянное обучение и просвещение создаёт единое информационное поле, и, в следствии, повышает эффективность работы всей команды.

Денежные условия – безусловно, ключевой фактор выбора места работы. Далее важной задачей руководителя является мотивация работников на постоянное развитие, в том числе саморазвитие.