Стоит помнить, что на электронную переписку распространяются общие правила о доказательствах, которые желательно предусмотреть в самом договоре. А именно:
- способ связи между сторонами в виде электронной почты с указанием уполномоченных адресов, а также порядок их изменения. Электронным способом связи может быть и корпоративная почта на выделенном домене. По письмам с корпоративного домена проще установить отправителя, чем с открытого домена. Ведь для регистрации на последнем не требуются документы, подтверждающие «личность»;
- лица и их полномочия по существу договора. Это позволит избежать статуса анонимности письма;
- гарантия отсутствия возможности отправки сообщений третьими лицами.
Зафиксировать электронную форму коммуникации можно в самом договоре. Например, включив в него такое условие:
«Во исполнение настоящего договора Стороны согласовали, что электронная переписка и документы, отправленные e-mail, адреса которых указанны в реквизитах настоящего Договора, имеют юридическую силу и являются письменным доказательством в соответствии со ст. 75 АПК РФ.Лица, уполномоченные на ведение электронной почты, адреса которой указаны в реквизитах настоящего Договора, со стороны покупателя — Иванов Иван Иванович, паспорт, со стороны поставщика — Петров Петр Петрович, паспорт.Каждая Сторона несет риск не извещения второй Стороны об изменении своего адреса электронной почты. Стороны обязуются сообщать друг другу обо всех случаях взлома или иного несанкционированного доступа к их электронным почтовым ящикам. В отсутствие такого уведомления исполнение обязательства признается надлежащим».
В договоре не стоит прописывать обязанность направления оригиналов в письменной форме. В таком случае сроком для суда будет считаться дата направления и получения оригинала, а не дата отправки электронного письма.
Если в вашем договоре нет ссылок на электронную переписку, то прописать его можно в дополнительном соглашении к договору. Тогда никто в дальнейшем не сможет ссылаться на формальное несогласование условий контракта и электронную переписку как на ненадлежащее доказательство. Ведь такое поведение будет считаться злоупотреблением права.
В договоре можно предусмотреть электронную переписку по смс или в мессенджерах. Однако, доказать принадлежность мобильного телефона сложнее, чем принадлежность электронной почты.
Электронные письма имеют невещественную форму, что повышает риск их фальсификации. Установить их подлинность помогут:
1. Нотариальный протокол осмотра электронного ящика.
Во время осмотра компьютера, с которого велась переписка, нотариус убеждается в их физическом наличии на компьютере. В протоколе он фиксирует свои действия: включил компьютер, открыл почтовую программу и обнаружил следующие конкретные данные.
«Моё дело» напоминает: интернет-провайдер или регистратор домена могут подтвердить допустимость электронного письма, если управление почтовым сервером прописано в договоре на оказание услуг. ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10.
2. Компьютерно-техническая экспертиза.
Для ее проведения нужно подать соответствующее ходатайство в суд, если проведение такой экспертизы прямо не предусмотрено законодательством. Эксперт должен определить: когда, кем и откуда отправлялась информация, идентичная той, что представлена в материалах дела. Возможно ли изменение содержания электронного письма? Зафиксировать следы изменения содержания электронного письма при их наличии.
3. Электронная подпись — самый лучший аргумент доказательства переписки по е-mail в суде. Ведь она признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Как мы говорили выше, электронные сообщения имеют невещественную форму. В суд же надо представлять доказательства в вещественной форме. Для этого электронные сообщения «овеществляют» в виде:
- распечатки всех писем по существу претензии;
- диска с записью всей оставшейся части писем.
Также суду можно предложить самому произвести осмотр почтового ящика. По результатам осмотра составляется протокол.
Несмотря на то, что емейл-переписка не является новшеством, она не указана напрямую в списке доказательств арбитража. Однако по своему содержанию и способу она схожа с письменными доказательствами, предусмотренными ст. 75 АПК РФ, но при выполнении определенных условий. Поэтому «такое» доказательство судьи вправе, но не обязаны принимать во внимание.