Скопировать ссылкуПроблема времени и денег
У «Л’Этуаль» разветвленная филиальная структура. Центральный офис расположен в Москве, из него осуществляется управление филиалами, находящимися более чем в 50 крупных городах. Исторически сложилось так, что исполнением платежей занималась бухгалтерия корпоративного центра. В ней же велись реестры периодических платежей, собирались первичные документы (накладные, счета и пр.) от всех филиалов. Бухгалтеры в филиалах самостоятельно управляли расчетными счетами и осуществляли платежи на основании имеющихся договоров, счетов, накладных.
При таком подходе возможности оперативно контролировать исполнение платежей у компании не было. Нередко платежи осуществлялись не по мере срочности, определяемой договорными условиями, а по факту поступления документов. Поэтому выплаты, которые можно было отложить, проводились раньше времени, первостепенные же, напротив, задерживались. Разовый платеж филиала превращался в проблему – требовалось согласие центрального офиса на его проведение, для чего приходилось вести электронную переписку. Центр, в свою очередь, для целей контроля запрашивал от филиалов подтверждение факта и даты платежа, а значит, снова приходилось тратить время на переписку и предоставление документов.
Спланировать финансовые потоки было очень сложно. От нескольких десятков филиалов поступали реестры предстоящих платежей в таблицах Excel. Несколько дней уходило только на то, чтобы составить сводный план. Поскольку расчеты с контрагентами велись филиалами самостоятельно, выделить внутригрупповые операции было совсем не просто. К тому же филиалы вводили в учетные системы сведения о контрагентах по своему усмотрению, из-за отсутствия унификации в консолидированных данных появлялось до 20–30 одинаковых контрагентов. Подобное положение дел создавало угрозу платежеспособности компании, ухудшались взаимоотношения с клиентами и поставщиками.
Чтобы избавиться от перечисленных проблем, руководство финансового отдела приняло решение создать детальный регламент планирования. Документ жестко разграничил функции и зоны ответственности всех участников планирования и управления платежами. Согласно регламенту, ответственность за формирование оперативных финансовых планов и исполнение платежей возлагалась на казначейство, входящее в состав финансового департамента. Типовые процедуры оперативного планирования были автоматизированы в модуле «Казначейство» системы «1С: Бухгалтерия 7.7».
Подготовительная работа
В ходе подготовки регламента были описаны финансовая и управленческая струк туры компании1. Это позволило в даль нейшем без проблем идентифицировать инициаторов платежей и контролировать исполнение заявок. Кроме того, была раз работана единая классификация затрат и платежей.
Финансовая структурай
В финансовой структуре выделили центры финансовой ответственности (ЦФО), которыми стали функциональные подразделения (департаменты) компании. В пределах своих полномочий они отвечают за доходы и расходы и являются владельцами бюджетов. Они же выступают инициато рами платежей. Управленческая структура состоит из центров финансового учета (ЦФУ) – подразделений, выделенных по местам возникновения доходов и расходов. В компании «Л’Этуаль» это магазины. Таким образом, каждая бизнес-единица является участником и финансовой, и управленческой структуры.
Справка о компании
Первый магазин «Л’Этуаль» открылся в Москве в сентябре 1997 года. На сегодняшний день бизнес представлен несколькими десятками юридических лиц, ведущих свою деятельность практически во всех российских регионах. Более десятка тысяч наименований парфюмерно-косметической продукции реализуются под брендами «Л’Этуаль» и «Сефора» через 500 магазинов, открытых в 120 городах России. В декабре 2006 г. ООО «Алькор и Ко», владеющее брендами, разместило облигационный займ на сумму 1,5 млрд руб.
Соотношение между ЦФО и ЦФУ мат ричное. Например, IT-департамент отве чает за все расходы, связанные с инфор мационными технологиями для любого магазина компании. С точки зрения финансовой структуры эти расходы принадлежат IT-департаменту (как ЦФО – владельцу бюджета IT-расходов), а с точки зрения финансового учета – магазину, на нужды которого они были произведены.
Классификация платежей
Все платежи было решено распределить по статьям затрат и категориям. Следовательно, требовался единый для всей компании классификатор статей затрат. В его основу лег управленческий план счетов. Статьи делятся на три группы в зависимости от вида деятельности: операционной, инвестиционной или финансовой. Фрагмент разра ботанного классификатора для операционных затрат по статье «Расходы на продажу» приведен в табл. 1 на с. 22. Всего классификатор насчитывает около 100 статей.
Таблица 1 Фрагмент классификатора статей затрат
| Код классификатора | Наименование |
| 3.1.1.1 | Оклады |
| 3.1.1.2 | Премии |
| 3.1.1.3 | Соцпакет |
| 3.1.1.4 | Налоги и отчисления с ФОТ |
| 3.1.1.5 | Подбор и обучение персонала |
| 3.1.1.6 | Прочие расходы на персонал |
| 3.1.2.1 | Аренда помещений |
| 3.1.2.2 | Коммунальные расходы |
| 3.1.2.3 | Ремонт помещений |
| 3.1.3.1 | Расходы на содержание автотранспорта |
| 3.1.3.2 | Расходы на страхование грузов |
| 3.1.6 | Расходы на маркетинг и рекламу |
| 3.1.9.1 | Расходы на интернет |
| 3.1.9.2 | Расходы на сотовую связь |
| 3.1.9.3 | Расходы на стационарную и прочую связь |
| 3.1.10 | Расходы на IT |
В зависимости от характера все платежи компании делятся на три категории.
Периодические платежи. Однотипные платежи с заранее оговоренной суммой, например арендные платежи, эксплуатаци онные расходы. Источником информации о периодических платежах служат ранее заключенные договоры.
Разовые платежи. Платежи, имеющие случайный характер, либо сумма которых определяется на основании фактических расходов в текущем периоде, а также авансовые платежи за товар. К ним относятся, к примеру, налоги, оплата обучения персонала, хозяйственных нужд, расходы на рекламу. Выплаты осуществляются на основании счета или заявки инициатора платежа.
Платежи по договорам за ранее купленный товар. Договорные условия с тем или иным поставщиком заложены в складской учетной системе, где каждой поставке товара в момент отражения ее в учетной системе присваивается дата платежа.
Максим Щибрик, вице-президент по финансам и экономике ЗАО «Русская медная компания» (Екатеринбург)
В нашей компании платежи группируются по видам деятельности – операционной, инвести ционной и финансовой. В компании существует единый корпоративный справочник, в котором указаны типовые статьи доходов и расходов по каждой из групп платежей.
Платежи по финансовой деятельности производственных компаний контролируются центральным казначейством. Выплаты по инвестиционной деятельности находятся под жестким контролем финансовых служб управляющей компании и подлежат ежемесячному согласованию. Непосредственное финансирование текущих инвестиционных выплат осуществляется путем зачисления средств на счета инвестиционных компаний по согласованным схемам финансирования от центрального казначейства. Инвестиционные выплаты производятся финансовыми службами отдельных компаний холдинга. Платежи по операционной деятельности проводятся предприятиями группы самостоятельно на основании заявок, акцептованных их финансовыми службами в соответствии с ежемесячными БДДС, защищенными и утвержденными в управляющей компании холдинга.
Центральное казначейство перераспределяет выручку между производственными предприятиями группы с учетом ежедневных потребностей в финансировании операционных, инвестиционных и финансовых выплат, а при необходимости обеспечивает дополнительное фондирование за счет открытых кредитных линий.
Формирование заявок на оплату
Основными документами в системе управления платежами являются заявки на оплату. В зависимости от категории платежей они могут быть внесены несколькими способами.
Рисунок 1 Типовой график платежей
Рисунок 2 Заявка на периодический платеж
Периодические платежи. Для периоди ческих платежей ведется типовой график2 (рис. 1). Это, по сути, справочник, в котором хранится та же самая информация, что вводится в заявку. Поскольку платежи этой группы повторяются из месяца в месяц, удобно указывать не конкретную дату платежа, а день месяца по счету. Например, по договору аренды одна и та же сумма переводится на счет арендодателя 20-го числа каждого месяца. Следовательно, 20-е число и становится днем соответствующего текущего месяца, на который запланирован платеж (в январе – 20 января 2008 года). Условия по периодическим платежам согласовываются владельцем бюджета на этапе заключения договора с контрагентами.
В конце каждого месяца на основании типового графика формируются заявки на следующий месяц (рис. 2).
Разовые платежи. Инициатор разового платежа готовит заявку в бумажном виде. В ней указываются необходимые реквизиты: плательщик, контрагент, срок платежа, номер счета, по которому осуществляется платеж, ЦФО (владелец бюджета, из которого пойдет платеж), ЦФУ (подразделение, на которое отнесут затраты), статья выплат. Заявка с приложенным счетом подписывается владельцем бюджета и передается в казначейство (представителю казначейства в филиале) не позднее, чем за неделю до предстоящего платежа. Для сокращения объемов документооборота инициатор может представить в финансовый департамент только счет на оплату с указанием всех недостающих данных прямо на счете.
Необходимо разграничить функции и зоны ответственности всех участников планирования и управления платежами
Заявка на разовый платеж (счет), полу ченная казначейством, вводится в учетную систему, в одноименную форму «Заявка на платеж» (рис. 3). Она может быть заполнена как в филиале, так и в центральном офисе для филиала. В последнем случае после ут верждения она автоматически передается в филиал.
Форма «Заявка на платеж» имеет следующие поля, которые заполняются на основании данных, указанных в бумажной заявке или счете:
— «Плательщик»: филиал, который осуществляет платеж;
— «ЦФО»: владелец бюджета, из которого осуществляется платеж;
— «ЦФУ»: подразделение, на которое от носятся затраты;
— «Контрагент» и «Договор в бухгалтерии»: реквизиты, необходимые для выгрузки в систему «Банк-клиент» и разнесения банковской выписки;
— «№ счета»: номер документа – основания платежа (счет, выписанный контрагентом или договор, или накладная);
— «Счет расхода»: счет движения денеж ных средств;
— «Дата оплаты»: срок, до которого необходимо провести платеж;
— «Валюта»;
— «Сумма платежа»;
— «Статус заявки».
При первоначальном вводе заявка получает статус «К рассмотрению», который пока не дает возможности провести оплату по ней. Чтобы заявка была удовлетворена, казначейство должно присвоить ей статус «К оплате». Если у сотрудника казначейства возникают сомнения в правильности платежа или требуются дополнительные согласования (к примеру, источники финансирования лежат вне бюджета), то он может установить заявке статус «Приостановлена» или «Отклонена».
Если платеж осуществляется по одному счету (документу-основанию), но для не скольких подразделений, то заполняется раздел «Расшифровка» – это детализация сведений о ЦФУ, необходимая для целей управленческого учета.
Платежи за ранее купленный товар. Заявки поступают из складской системы учета товарно-материальных ценностей, которая интегрирована с бухгалтерской учетной системой в режиме онлайн. Записи в системе учета ТМЦ формируются на основании на кладных и условий платежей, отраженных в договорах. Все условия согласовываются за благовременно, как и в случае с периодическими платежами, и отражаются в учетной системе как дополнительные реквизиты при внесении каждого из контрагентов. После внесения новой записи заявка на платеж формируется автоматически в течение не скольких часов.
Виктор Остапенко, руководитель планово экономического управления группы компаний «Евросервис» (Санкт-Петербург)
Регламентом нашей компании установлено, что заявка должна быть подписана всеми ответственными лицами: руководителем «уполномоченного» ЦФО, главным бухгалтером юридического лица, производящего оплату (фирма, являющаяся плательщиком, стороной по договору либо юридическое лицо, с расчетного счета которого перебрасываются средства на счет фирмы-плательщика). В отдельных случаях заявка подписывается финансовым директором продуктовой компании, а иногда также и представителем службы безопасности.
Каждая заявка должна быть документально подтверждена счетом, счетом-фактурой и договором. Подпись бухгалтера доказывает, что ему предоставлены документы, являющиеся основанием для проведения платежа. Подпись руководителя ЦФО свидетельствует, что назначение, получатель и размер платежа проверены и платеж по указанной статье следует осуществить.
Рисунок 3 Заявка на разовый платеж
Рисунок 4 График платежей
Таблица 2 Отчет об исполнении заявки № 05-02502 от 26.07.07
| Плательщик | Екатеринбург | ||
| Центр финансовой ответственности | Маркетинг | ||
| Центр финансового учета | Екатеринбург 1 | ||
| Контрагент | Радуга ООО | ||
| Номер счета | Счет № 14654/24 | ||
| Счет управленческого учета | 3.1.6 Маркетинг и реклама | ||
| Плановая дата оплаты | 30.07.07 | ||
| Валюта | RUR | ||
| Документ | Дата документа | + | - |
| Заявка на платеж 05-02502 | 26.07.07 | 10 000,00 | |
| Выписка 004 (30.07.07) | 30.07.07 | 10 000,00 | |
| Остаток по заявке | 0,00 | ||
Планирование платежей
С учетом утвержденных заявок, реестров периодических платежей и запросов, поступивших из складской системы, казначейство составляет план платежей на месяц.
Консолидация всех заявок, в том числе и внесенных филиалами, осуществляется с помощью встроенной функции 1С «Управление распределенными базами данных» (полностью переносит данные из одной базы данных в другую). На основании заявок строится отчет «График платежей» (рис. 4) – это один из основных от четов казначейства. Для работы с ним казначейство может использовать настройки: множественный фильтр, который позволяет ограничить вывод данных отдельными показателями, такими как статьи выплат, ЦФО, ЦФУ, контрагенты, а также функцию группировки, которая позволяет отсортировать заявки по статусам, плательщикам, датам, статьям. На основе графика платежей и уточнен ной информации о разовых платежах формируется единый для компании платежный календарь на неделю. Он детализирован по дням, статьям движения денежных средств, а также по ЦФО и ЦФУ.
Платежный календарь утверждается финансовым директором, после чего заявки рассылаются по филиалам, где на их основании формируются платежные поручения.
Виктор Остапенко, руководитель планово-экономического управления группы компаний «Евросервис» (Санкт-Петербург)
В нашей компании согласованная с ответствен ными лицами заявка передается финансовому менеджеру – инициатору платежа. Он проверяет соответствие заявки утвержденным бюджетам на месяц (по сумме, срокам платежа и статье расходов), ставит на заявке свою резолюцию (с датой), дату платежа. В резолюции финансовый менеджер указывает, соответствует ли заявка утвержденному бюджету. Не соответствующая бюджету заявка подлежит включению в следующий бюджетный период либо, если платеж носит чрезвычайный характер, проходит дополнительное согласование. В этом случае финансовый менеджер может поставить на заявке более позднюю дату платежа. Утвержденная заявка включается финансовым менеджером в реестр платежей на день, назначенный бюджетным комитетом к проведению платежей, и служит основанием для оформления платежных поручений.
Каждый центр финансовой ответственности (про дуктовые компании холдинга) представляет в центральное казначейство реестр платежей на следующий месяц. На базе реестров формируется единый план платежей. Когда платеж включен в этот план, инициатор платежа (сотрудник продуктовой компании, относящийся к конкретному отделу ЦФО, на пример менеджер производственного управления сахарной компании) оформляет заявку на платеж. На основании утвержденных заявок ежедневно формируются реестры платежей на день.
Проведение платежей
Поскольку платежи осуществляются филиалами компании на местах, то после формирования и утверждения платежного календаря происходит рассылка утвержденных заявок по электронной почте. При этом используется встроенный функционал 1С «Управление распределенными базами данных». С его помощью заявки, внесенные централизованно, «выгружаются» в филиалы. У заявок, внесенных в базу филиалами, обновляется статус. В результате филиалы получают набор заявок со статусом «к оплате», на основании которых готовятся платежные поручения.
Практически все платежные поручения, сформированные в «1С», автоматически вы гружаются в систему «Банк-клиент», оставляя возможность ручной корректировки суммы, даты, адресата. Исключение составляют случаи, когда настраивать выгрузку нецелесо образно. Например, для расчетных счетов, по которым платежи редки либо их количество незначительно. Для заявки на крупную сумму порой делается несколько поручений, тогда сумма корректируется вручную.
Владельцы бюджета имеют доступ к заявкам в рамках своего ЦФО, они могут отслеживать изменение статуса заявки, факт ее оплаты в текущем режиме. Пример отчета об исполнении заявки представлен в табл. 2.
Правильность исполнения платежей контролируется при разнесении данных банковской выписки путем сопоставления параметров заявки и фактического платежа. Достаточно выбрать заявку, и все остальные реквизиты – сумма, контрагент, договор – за полняются из заявки автоматически. Это экономит время на разнесение данных из выписки. Если заявка не выбрана, то есть платеж не сопоставлен, либо сумма платежа отличается от суммы заявки, то провести выписку в бухгалтерской учетной системе невозможно.
Максим Щибрик, вице-президент по финансам и экономике ЗАО «Русская медная компания» (Екатеринбург)
На уровне холдинга инструментом контроля пла тежей служит отчет об исполнении бюджета движения денежных средств, который мы готовим в трех основных формах: платежный календарь поступления денежных средств, платежный календарь плановых выплат, свод поступлений и выплат денежных средств.
Разнесенные выписки передаются фи лиалами в центральную базу. Там они консолидируются в «Отчет об исполнении платежей». Казначейство, используя эту информацию, может проанализировать все выплаты, совершенные компанией.
Выбор варианта автоматизации
Необходимо добавить несколько слов о подходе к автоматизации операций по планированию и проведению платежей, выбранном нашей компанией.
После утверждения единого платежного календаря заявки автоматически рассылаются подразделениям, осуществляющим платежи
Еще на этапе подготовки регламента стало очевидно, что оперативное планирование связано с обработкой большого объема информации. Поэтому одновременно с со зданием регламента оперативного планирования платежей началась автоматизация планирования и управления платежами. Рассматривались два принципиальных варианта: создание в «1С» отдельной базы, в которой будут накапливаться и утверждаться заявки, а также использование существующей единой бухгалтерской базы, дополненной возможностями для планирования платежей (внесение заявок напла теж, консолидация, утверждение заявок, со ставление платежного календаря, рассылка утвержденных результатов по филиалам). Первый вариант позволял гибко и оперативно вносить изменения, не создавая дополнительной нагрузки на существующую бухгалтерскую базу. Второй не требовал обмена информацией и синхронизации данных между двумя базами, что всегда сопряжено с дополнительной нагрузкой на администратора базы и риском потери информации.
Компания пошла «гибридным» путем. Сначала была создана дополнительная база. При этом обеспечивался автоматический обмен данными с бухгалтерской базой. Выплаты осуществлялись в соответствии с графиком платежей, который формировался из дополнительной базы в филиалах в виде отчета. Когда технология сбора, консолидации и утверждения заявок была от работана, эти функции были перенесены в бухгалтерскую базу, а дополнительная база отключена.
Наибольшие трудности возникли при объединении справочника «Контрагенты», данные которого используются в момент со ставления заявки. Справочник заполнялся на местах, поэтому записи разных филиалов часто дублировали друг друга. В процессе доработки функционала, необходимого для работы с заявками, в базу были внесены общие для всей компании контрагенты, повторяющиеся данные удалены, а филиалы получили право самостоятельно создавать аналитику по договорам и вносить в базу только своих контрагентов. При вводе осуществляется проверка по ИНН, чтобы из бежать дублирования данных.
Обновление системы финансового планирования позволило упростить процесс согласования платежей, сократить время на проверки соответствия данных в документах, наладить четкий контроль исполнения платежей. Существенно улучшилось качество краткосрочного планирования. Кроме того, поскольку учетные системы модифицировались собственными силами, сроки работы над новой системой оказались короче, а за траты – меньше, чем пришлось бы нести при обращении к сторонним консультантам.
