Какие современные инструменты существуют для быстрой и качественной инвентаризации

Бухгалтеры со стажем, возможно, застали времена, когда на всех материальных объектах (на инструментах, мебели, станках и пр.) были прикреплены бирки с инвентарными номерами. Чтобы проверить наличие того или иного объекта, приходилось осмотреть каждый из них, и вручную сделать запись в специальной ведомости. На одну такую запись уходило от 3 до 15 секунд.

К счастью, подобный способ остался в прошлом. Сейчас на смену инвентарных бирок пришли штрих-коды, которые можно считать при помощи специальных устройств. Автоматическое «распознавание» одного объекта занимает 1-2 секунды, после чего сведения можно загружать в бухгалтерскую программу.

Сегодня подавляющее большинство торговых и производственных компаний, а также индивидуальных предпринимателей, проводят инвентаризацию именно при помощи штрих-кодов. Но прежде чем начать их использовать, необходимо пройти несколько этапов подготовки, и на каждом из них учесть определенные нюансы и хитрости.

Расскажу подробно о каждом из этапов.

Чтобы снабдить каждый товар, предмет мебели и прочие объекты штрих-кодами, понадобится так называемый принтер термо-этикеток. Сначала его нужно подключить к компьютеру, где хранятся данные обо всех товарно-материальных ценностях. А затем распечатать на специальной бумаге штрих-коды для всех наименований ТМЦ, и наклеить на объекты.

При покупке принтера и специальной бумаги надо ориентироваться на особенности помещения, где расположено инвентаризируемое имущество, и на характеристики самого имущества. Так, если объект часто подвергается трению, то для него, скорее всего, подойдут нестираемые штрих-коды. Для имущества, выставленного на улице, понадобятся термо-этикетки для агрессивной среды и т.д. Мы всегда подробно расспрашиваем покупателей о нюансах их бизнеса, и только получив всю информацию, предлагаем ту или иную модель принтера и бумаги.

Иногда клиенты спрашивают, нельзя ли обойтись без покупки принтера? Строго говоря, можно. Но тогда придется заказывать штрих-коды у сторонней организации. При этом изготовление и доставка займут много времени, и весь производственный процесс будет поставлен в зависимость от изготовителя. К тому же стоимость одной этикетки будет выше, чем при использовании собственного принтера.

На практике компаниям, которым необходимо распечатывать по несколько десятков и более этикеток в день, работать без принтера особенно трудно.

Считывание штрих-кодов происходит посредством ручного сканера. Сегодня на рынке представлено множество моделей, и важно выбрать именно ту, которая наиболее подходит для того или иного клиента.

Например, есть прорезиненные сканеры, которые не разобьются при падении. Их мы рекомендуем тем, кому предстоит проводить инвентаризацию на высоких полках, стеллажах и пр. Есть беспроводные сканеры, которые предназначены для помещений, где затруднен доступ к электрическим розеткам и т.д.

Также для инвентаризации подойдут сканеры, предназначенные для использования на кассах при расчетах с покупателями. Поэтому организациям, уже купившим сканеры для торговых залов, не обязательно приобретать дополнительное оборудование. Но при этом понадобится на время инвентаризации забрать сканер из магазина, что возможно только после закрытия торговой точки. Соответственно, при круглосуточной торговле такой вариант не допустим.

Бывают ситуации, когда для считывания штрих-кодов удобнее использовать не сканер, а терминал сбора данных.

У терминала есть два основных преимущества. Первое – небольшие размеры, сопоставимые с габаритами мобильного телефона. Второе преимущество – автономная работа от аккумулятора. Благодаря этому терминал незаменим в случае, когда инвентаризацию нужно провести далеко от офиса, и нести с собой сканер не очень удобно. Еще один пример – инвентаризация в подвале. Там сканеры, работающие через Wi-Fi или Bluetooth, обычно плохо воспринимают сигнал, тогда как терминал сбора данных без проблем считывает коды.

У некоторых терминалов есть дополнительная функция, которая может быть очень полезной. Суть ее в следующем. В программе указано количество товара, которое постоянно должно быть на складе. И если при инвентаризации обнаружится, что остатки по тому или иному наименованию меньше заданных, терминал автоматически посылает сообщение менеджеру по закупкам. Тот в свою очередь связывается с поставщиками и делает заказ.

После того, как штрих-коды считаны при помощи сканера или терминала сбора данных, полученные сведения необходимо передать в компьютерную программу. Она сравнит фактические остатки с теми, что значатся в учете, и выявит недостачу, либо избыток.

Загрузка данных в компьютер может осуществляться через провода или через интернет, в зависимости от модели сканера или терминала.

Важно, чтобы программа, установленная на компьютере, была в состоянии принять сведения по штрих-кодам. Большинство популярных бухгалтерских софтов имеют такие возможности. Тем не менее, мы просим клиента заранее проверить, совместим ли выбранный сканер и терминал с той программой, которой он пользуется. Если тестовые данные не удается загрузить в программу, приходится дополнительно настраивать софт. На этой стадии мы стараемся работать в сотрудничестве с системными администраторами организации-клиента, что позволяет быстро и успешно сделать отладку.

Когда все оборудование, необходимое для инвентаризации, выбрано, нужно собрать все воедино и попробовать «в деле». Можно сделать это сразу на территории заказчика. Однако, как показывает практика, гораздо эффективнее проводить испытания у поставщика, то есть у нас.

Это объясняется тем, что к клиенту может выехать только один мастер, а в офисе поставщика всегда присутствует несколько специалистов, и каждый при необходимости может оказать помощь. Кроме того, в помещении клиента чаще всего царит атмосфера суеты, ведь там проходит вся основная деятельность. А в нашем офисе есть все условия, чтобы спокойно предпринять тестовую инвентаризацию.

Если проверка пройдет успешно, мы разъединим и упакуем приборы, после чего доставим их клиенту. Такие действия дают почти 100-процентную гарантию, что в помещении заказчика оборудование будет функционировать исправно.

Для всего оборудования, позволяющего работать со штрих-кодами, установлен гарантийный срок. Чаще всего он равен одному году. В этот период завод-изготовитель присылает новые детали взамен тех, что вышли из строя, а наши специалисты их устанавливают.

Случаются поломки, которые не подпадают под гарантийное обслуживание. Самая распространенная ситуация – неисправности, возникшие из-за перебоев напряжения в сети, падений, ударов и пр. Чтобы предотвратить их, мы советуем нашим клиентам заблаговременно позаботиться о сетевых фильтрах и источниках бесперебойного питания, а также более бережно относиться к оборудованию.

Несмотря на то, что считывание штрих-кодов является очень удобным способом инвентаризации, скоро его сменит еще более современный метод. Он основан на RFID-технологиях, которые позволяют сканировать радио-метки.

Уже сегодня RFID-технологии применяются в различных областях. К примеру, детали на конвейерах снабжены радио-метками, и в процессе сборки робот считывает метку, благодаря чему берет нужную деталь. Еще один пример – радио-метки на проездных билетах метрополитена. Пропускной турникет сканирует метку и позволяет пассажиру войти.

Что касается торговли и складского учета, то здесь RFID-технологии скоро будут использоваться прежде всего для проведения инвентаризации. Алгоритм будет примерно таким же, как при применении штрих-кодов. Сначала предстоит наклеить метки на объекты, потом их отсканировать, и, наконец, передать сведения в компьютерную программу.

Но считывание радио-меток будет происходить намного быстрее, нежели сканирование штрих-кодов. Кроме того, для считывания радио-метки не нужна прямая видимость. Это значит, что в ходе инвентаризации не надо подносить сканер непосредственно к объекту, достаточно расположить сканер в том же помещении, где находится объект.

Есть и свои минусы – более высокая цена оборудования и себестоимость одной метки. Но поскольку RFID-технологии позволяют привлекать к инвентаризации меньше людей, компания сможет сэкономить на заработной плате.

По моим прогнозам, уже через год-два крупные торговые объединения будут инвентаризировать имущество при помощи радио-меток.