Скопировать ссылку
“Effectivness is doing the right things,
Efficiency is doing things right”
«Результативность – это делать правильные вещи,
Эффективность – делать вещи правильно»
Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло "хорошо - плохо", было "полезным - бесполезным" или "эффективным - неэффективным" и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.
Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то касательно совещаний, их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников, в человеко – часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?
Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:
- Цели совещания достигнуты
- Рассмотрена вся повестка дня
- Запланированная продолжительность не превышена
- Принятые решения доведены до исполнителей
- Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения
Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,,…), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.
Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание, при этом качество решений, их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности (затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.
Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности совещаний, убрать явные недостатки и потери, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы из-за того, что время совещаний не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться от совещаний к своей повседневной деятельности.
Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов совещаний. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании "дорожной карты" эффективных совещаний, а также при совершенствовании совещаний, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.
С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники совещаний могут самостоятельно оценить текущий уровень своих служебных совещаний, и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию совещаний. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.
Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на "узкие места" и слабости совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности совещаний, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания
Для упрощения расчетов можно скачать электронную таблицу самооценки совещаний. На основе Ваших оценок (присылайте заполненную таблицу на info@auto-management.ru) мы готовы бесплатно дать необходимые консультации и рекомендации по совершенствованию Ваших совещаний.
| Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям | |||
| Вопросы по этапам совещаний | Вес раздела | Цена вопроса* | |
| Макс балл | Факт балл | ||
| Организация совещаний | 0,10 | ||
| Планируется ли график проведения совещаний на период | 20,00 | ||
| Существует ли регламент совещаний | 30,00 | ||
| Ознакомлены ли участники с графиком совещаний | 10,00 | ||
| Определен ли заранее состав участников совещаний | 20,00 | ||
| Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний | 20,00 | ||
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 10,00 | 0,00 | |
| Подготовка совещаний | 0,15 | ||
| Участники заблаговременно предупреждаются о совещании | 30,00 | ||
| Повестка дня заблаговременно направляется участникам | 30,00 | ||
| Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам | 20,00 | ||
| Ответственные готовят отчеты в письменном виде | 10,00 | ||
| Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется | 10,00 | ||
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 15,00 | 0,00 | |
| Проведение совещаний | 0,30 | ||
| Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается | 30,00 | ||
| Учитывается ли время по темам повестки дня | 10,00 | ||
| Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга | 20,00 | ||
| Ответственные и выступающие всегда предлагают решения | 20,00 | ||
| Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят | 20,00 | ||
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 30,00 | 0,00 | |
| Завершение совещаний | 0,15 | ||
| Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании | 30,00 | ||
| Протокол утвержден и разослан на текущем совещании | 30,00 | ||
| Что делать по протоколу после совещания, всем понятно | 20,00 | ||
| Совещание проведено в рамках планового времени | 10,00 | ||
| Повестка дня и участники следующего совещания определены | 10,00 | ||
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 15,00 | 0,00 | |
| Контроль совещаний | 0,20 | ||
| Поручения своевременно доведены до исполнителей | 10,00 | ||
| Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю | 20,00 | ||
| Причины неисполнения поручений установливаются и обсуждаются | 20,00 | ||
| Ход исполнения поручений всегда контролируется | 20,00 | ||
| Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются | 30,00 | ||
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 20,00 | 0,00 | |
| Анализ совещаний | 0,10 | ||
| История рассмотрения вопросов совещаний анализируется | 20,00 | ||
| Затраты времени по темам совещания анализируются | 30,00 | ||
| Материалы из БД совещаний используются в работе | 20,00 | ||
| Статистика используется участниками совещаний | 10,00 | ||
| Трудозатраты участников совещания анализируются | 20,00 | ||
| Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) | 10,00 | 0,00 | |
| Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %% | 1,00 | 100,00 | 0,00 |
| * Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от "0" до максимального значения в этой же строке баллов | |||
| Для сравнения: уровень совещаний (максимум - 100 баллов): до 40 - низкий, от 40 до 70 - средний, больше 70 - высокий | |||
Александр Кудряшов,
Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента», am-meetingpoint.com.
