Отправить статью

Количественная оценка эффективности совещаний

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента»

Effectivness is doing the right things,

Efficiency is doing things right”

«Результативность – это делать правильные вещи,

Эффективность – делать вещи правильно»

Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло "хорошо - плохо", было "полезным - бесполезным" или "эффективным - неэффективным" и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.

Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то касательно совещаний, их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников, в человеко – часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?

Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:

  • Цели совещания достигнуты
  • Рассмотрена вся повестка дня
  • Запланированная продолжительность не превышена
  • Принятые решения доведены до исполнителей
  • Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения

Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,,…), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.

Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание, при этом качество решений, их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности (затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.

Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности совещаний, убрать явные недостатки и потери, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы из-за того, что время совещаний не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться от совещаний к своей повседневной деятельности.

Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов совещаний. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании "дорожной карты" эффективных совещаний, а также при совершенствовании совещаний, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.

С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники совещаний могут самостоятельно оценить текущий уровень своих служебных совещаний, и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию совещаний. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.

Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на "узкие места" и слабости совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности совещаний, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания

Для упрощения расчетов можно скачать электронную таблицу самооценки совещаний. На основе Ваших оценок (присылайте заполненную таблицу на info@auto-management.ru) мы готовы бесплатно дать необходимые консультации и рекомендации по совершенствованию Ваших совещаний.

Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям

Вопросы по этапам совещаний

Вес раздела

Цена вопроса*

Макс балл

Факт балл

Организация совещаний

0,10

Планируется ли график проведения совещаний на период

20,00

Существует ли регламент совещаний

30,00

Ознакомлены ли участники с графиком совещаний

10,00

Определен ли заранее состав участников совещаний

20,00

Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний

20,00

Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

10,00

0,00

Подготовка совещаний

0,15

Участники заблаговременно предупреждаются о совещании

30,00

Повестка дня заблаговременно направляется участникам

30,00

Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам

20,00

Ответственные готовят отчеты в письменном виде

10,00

Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется

10,00

Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

15,00

0,00

Проведение совещаний

0,30

Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается

30,00

Учитывается ли время по темам повестки дня

10,00

Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга

20,00

Ответственные и выступающие всегда предлагают решения

20,00

Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят

20,00

Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

30,00

0,00

Завершение совещаний

0,15

Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании

30,00

Протокол утвержден и разослан на текущем совещании

30,00

Что делать по протоколу после совещания, всем понятно

20,00

Совещание проведено в рамках планового времени

10,00

Повестка дня и участники следующего совещания определены

10,00

Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

15,00

0,00

Контроль совещаний

0,20

Поручения своевременно доведены до исполнителей

10,00

Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю

20,00

Причины неисполнения поручений установливаются и обсуждаются

20,00

Ход исполнения поручений всегда контролируется

20,00

Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются

30,00

Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

20,00

0,00

Анализ совещаний

0,10

История рассмотрения вопросов совещаний анализируется

20,00

Затраты времени по темам совещания анализируются

30,00

Материалы из БД совещаний используются в работе

20,00

Статистика используется участниками совещаний

10,00

Трудозатраты участников совещания анализируются

20,00

Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

10,00

0,00

Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %%

1,00

100,00

0,00

* Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от "0" до максимального значения в этой же строке баллов

Для сравнения: уровень совещаний (максимум - 100 баллов): до 40 - низкий, от 40 до 70 - средний, больше 70 - высокий


Александр Кудряшов,

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента», am-meetingpoint.com.


Деловой мир в
и
Деловой мир в
и
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь