Можно ли расписаться за шефа в его отсутствие?

Бухгалтерская профессия не из легких. Даже самый честный и чистый с юридической точки зрения бухгалтер, работающий на предприятии, уплачивающем в полном объеме все налоги, установленные НК РФ, часто, сам того не ведая, преступает закон, всего лишь подписав какую-либо из многочисленных бумаг. В ходе осуществления предпринимательской деятельности создается немыслимое количество документов: кадровых, первичных бухгалтерских, налоговых, платежных и прочих. Этот список завершает отчетность, которая с определенной периодичностью сдается в налоговые органы и должна быть подтверждена подписью директора. Но не возить же директора с собой каждый раз, когда может потребоваться его подпись! Шеф зачастую отлучается в командировки, уезжает на встречи, уходит в отпуск или оформляет бюллетень по временной нетрудоспособности. Главный бухгалтер, как палочка-выручалочка, не только вынужден принять на себя административные функции в отсутствие гендиректора, но на свой страх и риск он проставляет иной раз и «директорский» росчерк на необходимых бумагах. Подчеркнем, что при этом он нарушает закон, поскольку документы в этом случае будут заверены чужой подписью.

Подделывая подпись отсутствующего «босса», не стоит забывать, что это противозаконное деяние, которым вполне могут заинтересоваться органы МВД – как по своей инициативе, так и «по наводке» директора. Самый простой пример: у правоохранительных органов возникли вопросы к руководителю компании, он был вызван на допрос, растерялся, захотел себя обелить и начал перекладывать вину на главного бухгалтера. Один из козырей директора, по всей вероятности, будет звучать так: бухгалтер всегда заверяет вместо него некоторые документы и налоговую отчетность, подделывая его подпись, так как он не в состоянии постоянно находиться на рабочем месте; это касается даже банковских документов. И вот, готово уголовное преследование в отношении главного бухгалтера, которое может квалифицироваться в зависимости от того, какие документы были подделаны, с какой целью, и от размера причиненного ущерба. Это может быть преследование по статьям: 199 – «Уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации»; 159 – «Мошенничество», 160 – «Присвоение или растрата», 292 – «Служебный подлог». По итогам разбирательств, если до них дойдет дело, наказание в отношении бухгалтера может зависеть от документа, на котором тот расписался за директора, а также степени тяжести нарушения. Бухгалтеру могут предписать штраф, а могут вынести решение о лишении свободы или запрет заниматься данным видом деятельности и занимать определенные должности. Совет бухгалтеру! Если все же дело дошло до разбирательств, стойте на своем: «не подписывал», «не помню», «не уверен». Экспертиза всегда определит, что подпись выполнена не рукой директора, но не всегда выяснит, чьей же именно рукой осуществлена подделка. Особенно это касается случаев, когда подпись ставилась на стекле в вертикальном положении. Это объяснимо – графологи определяют степень нажима и уровень наклона при письме. А писать на стекле в вертикальном положении для людей неестественно, именно поэтому результаты экспертизы не всегда могут быть поводом для обвинений в подделке подписи именно бухгалтера. Вывод: собираясь подписаться за директора на каком-либо документе, даже с его согласия, бухгалтер должен помнить о том, что это противозаконно! Откажитесь от практики заверять документы за своего руководителя.

Иной руководитель искренне считает, что если он самолично просит главбуха расписаться за него, то это не принесет ему никаких осложнений, а поможет решить многие проблемы. Однако это не так. Первая и главная проблема директора заключается в том, что бухгалтер, которому «доверили» подписывать документы, в том числе и банковские, может использовать это в собственных корыстных интересах. Самые распространенные преступления бухгалтеров – присвоение и мошенничество. Примеров – множество, на некоторых мы и остановимся. Бухгалтер самостоятельно, воспользовавшись правом подписи за директора, утверждает авансовые отчеты, прикладывая к ним чеки на несуществующие товары (например, канцелярские), а денежные средства из кассы складывает в собственный карман. Этот же способ может применяться и при безналичных расчетах. Среди множества платежных поручений сложно выявить платеж на одну-две тысячи рублей, который осуществлен бухгалтером на счет подложной фирмы с целью последующего обналичивания. Об этом говорят оперативники МВД, пишут в средствах массовой информации, однако практика подписания документов за директора неискоренима.

Пункт 5 статьи 80 НК обязывает налогоплательщика подписывать налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации. Подписать отчетность может лично налогоплательщик или уполномоченное на то лицо. Основание для подобных полномочий – доверенность. Существует вероятность оказаться в числе штрафников при налоговых проверках. Ведь статья 95 НК дает право налоговикам на проведение экспертизы, в том числе с целью установления подлинности документов. Документально мы подтверждаем все расходы в порядке статьи 252 НК. Налоговые органы при проверке с определенной долей вероятности снимут из числа признанных расходов те, которые осуществлены по документам с подложной подписью. Следовательно, полномочия лиц, которым вы передаете свои функции, должны быть подтверждены доверенностью или приказом. Доверенность имеется. Тогда в чем опасность? В соответствии с пунктом 3 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Главный бухгалтер может быть включен в такой перечень. Однако существует действующее на сегодняшний день.

Положение о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59), согласно которому на такого специалиста не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам деньги и товарно-материальные ценности для объединения, предприятия, организации, учреждения (см. п. 7 этого документа). Цель Положения – повысить качество работы главного бухгалтера и исключить возможные злоупотребления – не лишена здравого смысла. Дело в том, что главный бухгалтер не является материально ответственным лицом в полном объеме. Согласно статье 243 ТК материальная ответственность в полном размере за причиненный работодателю ущерб может быть установлена трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером.

Из формулировки следует лишь возможность, а не обязательность установления для главного бухгалтера полной материальной ответственности. Конечно, Гражданским кодексом, законами «О бухгалтерском учете» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» не запрещено делегировать право подписи первичных документов главному бухгалтеру. Но с ним в этом случае следует заключить письменный договор о полной материальной ответственности, как того требует статья 244 ТК, несмотря на то, что перечень МОЛ, установленный законом, должности «главный бухгалтер» не содержит. Эта мера исключит возможные нарушения и злоупотребления со стороны бухгалтера. У современных бухгалтеров стало популярно визировать «первичку» и отчетность подписью директора. При этом главбуху в отсутствие руководителя приходится делать эту работу за него. Мы ищем любые оправдания: от «ему некогда» до «я же не ворую». Бухгалтеру не следует принимать на себя официальную обязанность подписывать первичные учетные документы от имени директора, если он стремится исключить необоснованные обвинения в свой адрес. Бесспорный выход в этой ситуации – делегировать полномочия подписания от имени директора первичных учетных документов, в том числе на прием и расходование товарно-материальных ценностей, другому сотруднику. Это может быть рядовой бухгалтер, заместитель директора или кладовщик. Все же подписывать документы, а особенно отчетность, от лица компании обязанность директора. Не стоит легкомысленно относиться к этому, а если такая необходимость возникла, следует внимательно относиться к документам, делегирующим право подписи бухгалтеру. Слаженная работа директора и главного бухгалтера залог процветания фирмы. Так зачем портить отношения, заведомо нарушая закон ненужной и подчас сомнительной подделкой?