Наглядный расчет всех платежей, которые нужно начислить, если сотрудник собрался в отпуск

Условия примера: сотрудник компании уходит в ежегодный отпуск с 8 июля 2013 года

Работник ООО «Частный капитал» Смирнов П. А. написал заявление, в котором просит предоставить ему ежегодный отпуск с 8 июля 2013 года на 28 календарных дней. Расчетный период в компании стандартный — 12 календарных месяцев.

Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль компания рассчитывает ежеквартально, страховые взносы платит по стандартным ставкам, на травматизм по ставке 0,3 процента. При этом предприятие относится к малым и не применяет в своей работе ПБУ 8/2010.

Бухгалтер посчитал и выплатил сумму отпускных 4 июля 2013 года

Выплатить отпускные Смирнову надо не позднее чем за три календарных дня до 8 июля. Бухгалтер занялся подсчетом 4 июля. За расчетный период он принял промежуток времени с 1 июля 2012 года по 30 июня 2013 года.

По данным бухгалтерии, оклад Смирнова на 1 июля 2012 года был равен 30 000 руб., а с 1 января 2013 года в рамках общего повышения по компании вырос до 36 000 руб., то есть в 1,2 раза.

Сведения об исключаемых из расчетного времени периодах бухгалтер собрал в таблицу (см. ниже).

Периоды, которые бухгалтер ООО «Частный капитал» исключил из расчета отпускных для работника

В марте 2013 года сотруднику была начислена премия в размере 15 000 руб. — по итогам его работы в 2012 году. Расчетный период не совпадает с тем промежутком, за который выплачено вознаграждение (то есть с 2012 годом). Значит, учесть сумму премии целиком не получится.

Бухгалтер определил, что в расчетном периоде Смирнов из-за отпусков и болезни отработал 213 дней (246 — 33). Поэтому сумма годовой премии, которую можно принять в расчет, составит:

15 000 руб. : 246 дн. × 213 дн. = 12 987,80 руб.

В расчетном периоде сотруднику в рамках общего повышения окладов по предприятию с 1 января 2013 года увеличили оклад в 1,2 раза. Поэтому бухгалтер проиндексировал все выплаты, начисленные сотруднику до 1 января.

Итоговую сумму за расчетный период (исключив при этом больничные и отпускные) он определил так:

(30 000 руб. × 4 мес. + 19 565,22 руб. + 2727,27 руб.) × 1,2 + 36 000 руб. × 5 мес. + 27 818,18 руб. + 12 987,80 руб. = 391 556,97 руб.

Смирнов отработал полностью девять месяцев. Время болезни и отпусков надо исключить. То есть количество дней, которое бухгалтер примет в расчет, получается следующим:

9 мес. × 29,4 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. × 25 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 21 дн. = 311,8613 дн.

Окончательную сумму отпускных бухгалтер посчитал так:

391 556,97 руб. : 311,8613 дн. × 28 дн. = 35 155,36 руб.

В тот же день бухгалтер начислил налоги, взносы и отразил все суммы в бухучете

Определив сумму отпускных, бухгалтер ООО «Частный капитал» в тот же день перечислил деньги на карту работника. То есть 4 июля 2013 года. Но перед этим он рассчитал и удержал из причитающейся суммы НДФЛ. Смирнов является налоговым резидентом РФ, стандартные вычеты по НДФЛ ему не полагаются. В итоге сумма этого налога составила 4570 руб. (35 155,36 руб. × 13%). Ее бухгалтер перечислил в бюджет также 4 июля. А на карту работник получил 30 585,36 руб. (35 155,36 — 4570).

Компания купила легковой автомобиль — ОС-1

Менеджер получил подотчет на карту — АО-1

Покупатель обнаружил брак в импорте — ТОРГ-3

Сотрудника переводят в другое подразделение — Т-5

Поставщик отгрузил товары — ТОРГ-12

Работника направляют в командировку — Т-10

Из найденных букв можно сложить слово «Отпуск» (Т-60)

Следом, тоже 4 июля, бухгалтер начислил взносы в фонды. Смирнов родился в 1976 году. Суммы отчислений в бюджет вышли следующие:

• в ПФР на страховую часть пенсии — 5624,86 руб. (35 155,36 руб. × 16%);
• в ПФР на накопительную часть пенсии — 2109,32 руб. (35 155,36 руб. × 6%);
• в ФФОМС РФ — 1792,92 руб. (35 155,36 руб. × 5,1%);
• в ФСС РФ — 1019,51 руб. (35 155,36 руб. × 2,9%);
• в ФСС РФ на страхование от несчастных случаев — 105,47 руб. (35 155,36 руб. × 0,3%).

В итоге 4 июля бухгалтер сделал в учете следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 35 155,36 руб. — начислены отпускные Смирнову;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 4570 руб. — удержан НДФЛ с отпускных;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению (страховая часть пенсии)»
— 5624,86 руб. — начислены страховые взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению (накопительная часть пенсии)»
— 2109,32 руб. — начислены страховые взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию»
— 1792,92 руб. — начислены страховые взносы в ФФОМС;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию (по страховым взносам)»
— 1019,51 руб. — начислены страховые взносы в ФСС РФ;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию (по взносам на страхование от несчастных случаев)»
— 105,47 руб. — начислены взносы в ФСС РФ на страхование от несчастных случаев;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— 30 585,36 руб. — перечислены отпускные;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 4570 руб. — перечислен НДФЛ.

В налоговом учете сумму отпускных и взносов бухгалтер признал в июле

Как саму сумму отпускных, так и взносы на них бухгалтер вправе учесть при расчете налога на прибыль в июле. Несмотря на то что отдых приходится на два месяца (с 8 июля по 4 августа), распределять относящиеся к нему платежи по месяцам он не будет. Ведь весь период отпуска не вышел за рамки III квартала.

Взносы в фонды бухгалтер перечислит уже по итогам месяца, то есть в августе. При этом зарплату за первую неделю июля выдавать перед отпуском необязательно. Ее можно выплатить в обычные сроки.

Лидия Бочкова — эксперт журнала «Главбух»