Наставничество в компании: стратегии и лучшие практики

Евгений Обогоров

СЕО и основатель HR-Tech платформы Edstein

Что такое наставничество и какие задачи оно решает

Наставничество = развитие на практике. Это процесс передачи знаний и навыков от опытных сотрудников своим коллегам и подчиненным. Как правило, наставничество активно применяется в процессе адаптации новичка. На этом этапе перед компанией стоит задача помочь новому сотруднику изучить корпоративную культуру, влиться в коллектив, понять, как устроены процессы, разобраться с первыми рабочими поручениями. Легче и быстрее такая информация воспринимается на практике, когда более опытный коллега показывает все на своем примере. Однако, помимо периода адаптации, наставничество также используется, когда компания хочет улучшить компетенции конкретных сотрудников, обычно топ-менеджмента. В таких ситуациях наставник помогает прокачать компетенции, мотивирует, выстраивает план развития.

Две основные составляющие наставничества — это передача знаний и эмоциональная поддержка. Хороший наставник становится для сотрудника примером для подражания, мотиватором и своего рода энциклопедией, к которой можно всегда обратиться.

Наставничество и обучение — одно и то же? И наставничество, и обучение направлены на повышение компетенций и эффективности сотрудника, однако эти два направления имеют немало отличий.

Обучение нацелено на получение знаний, в то время как наставничество — на их применение на практике. Как правило, процесс обучения подразумевает прохождение курсов, тренингов, выполнение проверочных заданий и кейсов. При этом роль преподавателя и обучающегося четко разграничены. Наставничество отличается тем, что сотрудник получает знания и прокачивает свои навыки на реальных задачах, выполняет их, опираясь на пример опытного коллеги. Оно дает возможность большей персонализации в зависимости от потребностей конкретного сотрудника. Помимо этого, наставник не только передает знания, но и оказывает эмоциональную поддержку. За счет этого между ним и подопечным нет четких границ, их отношения носят более дружеский формат.

На вкус и цвет: виды наставничества

Наставничество может адаптироваться под цели и запросы конкретной компании. Существует несколько основных видов.

Традиционное наставничество

Эта модель наставничества — одна из самых популярных и простых для реализации. За сотрудником закрепляется один наставник, который будет лично помогать с адаптацией и повышением компетенций. При этом наставник может работать сразу с несколькими подопечными, просто в разное время. В данном подходе важно, чтобы каждый сотрудник получил индивидуальный подход с учетом своих особенностей и уровня знаний. Обычно традиционное наставничество довольно регламентировано: наставник четко знает, чему нужно обучить подопечного, какие этапы с ним пройти.

Обратное наставничество

Этот вид наставничества разрушает привычное представление об этом инструменте. Его суть заключается в том, что знания передаются не сверху вниз — от старшего сотрудника к младшему, а наоборот. Менее опытный сотрудник делится своим видением задач и процессов. Чаще всего обратное наставничество применяют для обмена опытом между разными поколениями. Например, молодежь лучше разбирается в технологиях и может поделиться своими знаниями с более взрослыми сотрудниками. Помимо этого, такой вид наставничества применяется, когда нужен новый взгляд на привычные задачи.

Групповое наставничество

Наставник работает не индивидуально, а сразу с группой сотрудников. Этот вид наставничества применяется, когда все подопечные находятся на примерно одинаковом уровне компетенций, перед ними стоят единые цели и персонализация не играет такой значительной роли. Групповое наставничество часто направлено на развитие «мягких» навыков, таких как умение работать в команде, коммуникабельность, решение конфликтов. Еще такой вид наставничества используют в тех случаях, когда ресурсы компании ограничены и нет возможности выделить отдельного наставника для каждого из сотрудников.

Электронное наставничество

Число российских компаний, предлагающих удаленный или гибридный формат работы, постоянно растет. Многие процессы приходится адаптировать к новым реалиям, и наставничество не исключение. Сотрудники, работающие удаленно, могут общаться со своим наставником онлайн, с помощью видеоконференций, писем, сообщений. Этот вид наставничества также предполагает специальные инструменты контроля, которые позволят наставнику отслеживать прогресс своего подопечного. Обычно для этого используется LMS-платформа (learning management system), где можно создать план адаптации, назначить прохождение курсов и тестирований, а затем автоматически собрать аналитику по ним.

Наставничество для компании, сотрудника и наставника

Наставничество приносит пользу не только сотруднику, который выступает в роли подопечного, но и компании и самому наставнику.

Наставничество приносит пользу каждому из участников процесса

Для компании это возможность улучшить систему адаптации и помочь новому сотруднику быстрее выйти на пиковую эффективность. Так, 67% компаний, у которых есть система наставничества, отмечают повышение производительности. Помимо этого, компания снижает количество ошибок, которые может совершить новичок, ведь он находится под наблюдением опытного сотрудника и повышает свою квалификацию. Также наставничество положительно влияет на удержание персонала. Благодаря поддержке наставника новичок чувствует себя увереннее и спокойнее. 77% компаний, которые внедрили наставничество, говорят о снижении текучести кадров.

Для сотрудника наставничество — это возможность перенять опыт старших коллег, получить знания не только в теории, но и на практике. Помимо этого, подопечный чувствует эмоциональную поддержку от наставника, быстрее вливается в коллектив, становится полноценным членом команды. Так, сотрудники, которые работали с наставником, получают повышение в 5 раз чаще.

Для наставников работа с подопечным — это дополнительная нагрузка, которую нужно выполнять помимо основных рабочих обязанностей. Несмотря на это, многие сотрудники сами проявляют инициативу и хотят стать наставниками. В некоторых компаниях передача опыта другим коллегам является одним из факторов для повышения. Помимо этого, наставничество — это возможность получить общественное признание и развить свои лидерские навыки. А успехи подопечного становятся результатом работы наставника, что отмечается руководством.

Как организовать наставничество в компании

Выделить сотрудников, которые работают дольше всех в компании, и назначить им подопечных — не самая лучшая идея. Наставничество — это полноценная система, где все процессы должны быть четко выстроены. Перед запуском важно распределить роли и продумать каждый из этапов.

Как выбрать наставников

Срок работы в компании — немаловажный, но далеко не самый основной критерий при выборе наставников. В первую очередь нужно отталкиваться от компетенций и результатов работы, которые показывает сотрудник. Помимо этого, важно проанализировать такие качества, как коммуникабельность, инициативность, амбициозность. Сотрудник может хорошо выполнять свои задачи, но не иметь мотивации и желания передавать свой опыт другим, в таком случае он не подойдет на роль наставника, несмотря на свой высокий уровень компетенций.

Для того, чтобы оценить необходимые качества, можно использовать метод 360 — это опрос окружения сотрудника, в котором коллеги, руководители, подчиненные оценивают его компетенции и «мягкие» навыки. Такой способ дает возможность сформировать объективную картину о человеке и понять, насколько он подходит на роль наставника.

Основные составляющие оценки 360

Помимо этого, важно, чтобы наставник обладал базовыми навыками обучения и умел доступно объяснять, давать конструктивную обратную связь, ставить задачи. Также наставники проходят дополнительное обучение, в котором они изучают основные принципы и стили работы с подопечным. Обычно такое обучение включает изучение методов постановки задач, принципы преподнесения информации, основы мотивации и так далее. Однако даже после прохождения обучения, работа наставника должна контролироваться. Например, можно проанализировать работу новых сотрудников после окончания стажировки с наставником, собрать у них обратную связь, чтобы понять, какие моменты требуют внимания.

Как сформировать программу наставничества

Для каждой должности разрабатывается своя программа наставничества, хотя принципы и этапы везде примерно одинаковы.

Для начала определяются цели и KPI, которые должен достигнуть новичок по окончании работы с наставником, например: знать всю информацию о продукте, изучить основных конкурентов, понимать миссию и цели компании, а также в этот перечень включаются более конкретные и измеримые цели в зависимости от должности.

Следующий этап — выбор методов обучения. Для каждой из задач можно заранее определить метод, но при этом важно оставить свободу действий для наставника, чтобы в зависимости от особенностей подопечного он мог видоизменять программу и адаптировать ее. Например, для некоторых задач наставник может использовать метод парной работы, показывая что-то на собственном примере. Такой способ хорошо работает в производственных сферах, где легче всего объяснить задачу на практике. Программисты также порой работают подвое вместе с новичками, используя парный кодинг, что помогает избежать частых ошибок. В зависимости от целей, наставник назначает подопечному разные мероприятия по наставничеству: просмотр вебинаров, изучение гайдов, прохождение тестирований, совместное обсуждение задач. Для каждого мероприятия обозначается срок, за соблюдением которого следит наставник.

Пример плана мероприятий

Роль HR-специалистов в наставничестве

Сами наставники и руководители отделов являются участниками процесса, но не его организаторами. Именно HR-специалисты модерируют каждый из этапов, следят за прогрессом и направляют каждого из участников в нужное русло.

HR-специалисты организуют:

• Составление программы наставничества: совместно с руководителями определяют этапы, сроки и цели для каждой из должностей.
• Выбор наставников: организуют проведение оценки потенциальных наставников и анализируют результаты.
• Обучение наставников: подбирают и организуют тренинги, которые помогут наставникам эффективнее выполнять свои функции.
• Создают систему мотивации наставников: придумывают материальные и нематериальные факторы, которые будут поддерживать интерес наставников.
• Мониторинг и поддержка: следят за процессом наставничества, собирают обратную связь.

Как автоматизировать наставничество и экономить ресурсы

Наставничество — это трудоемкий процесс, который может отнимать много времени у каждого из его участников: подопечного, наставника, HR-специалиста. Некоторые из задач можно убыстрить благодаря автоматизации. Для таких целей крупные компании используют LMS (learning management system) платформы, где есть функционал по адаптации, оценке и обучению сотрудников.

Какие процессы наставничества можно автоматизировать:

• Создание плана адаптации и обучения новичка: в нем описывают этапы, сроки, цели, инструменты обучения. Конечно, такой план можно составить и в Excel, однако отслеживать прогресс по каждому из этапов придется вручную. Современные платформы позволяют быстро создать такой план, автоматически собирают аналитику, рассылают напоминания и уведомления всем участникам плана.
• Проведение обучения: и новичку, и наставнику в разы удобнее, когда вся информация собрана в одном месте и нет необходимости переключаться между множеством ресурсов. LMS-платформы дают возможность загружать готовые курсы, презентации, гайды, видеоуроки. Все собрано в одном месте, после прохождения каждого из материалов можно назначить подопечному тестирование, чтобы закрепить полученные знания.
• Проведение оценок: можно провести оценку 360, чтобы определить наиболее подходящих сотрудников на роль наставника. Использовать отдельные конструкторы опросов проблематично, особенно если речь идет про крупную компанию, где в оценке принимают участие тысячи сотрудников. LMS позволяет автоматически назначить прохождение оценки на нужные департаменты, группы и отделы, а потом быстро собрать аналитику и визуализировать ее с помощью удобных дашбордов.

Это лишь небольшая часть того, что можно автоматизировать благодаря LMS-платформе, многое зависит от целей и инструментов, которые планируют применять в наставничестве. Однако, если речь идет про компании от 1000 сотрудников, то организовать качественное наставничество без автоматизации будет сложно.

Топ сложностей в наставничестве, с которыми сталкиваются компании

У наставничества много преимуществ, однако есть и сложности, с которыми может столкнуться компания при внедрении этого инструмента:

• Занимает время наставника. Опытному сотруднику придется находить время для встреч с подопечным, при этом не забывая о своих основных задачах. Если в компании большая загруженность, то такой метод адаптации новичков может не подойти, и лучшим решением будет поиск других инструментов. Однако даже если в компании на каждого сотрудника приходится оптимальное количество работы, могут быть периоды горящих задач, когда опытному сотруднику придется сфокусироваться на своей основной работе, а не на подопечном.
• Может возникнуть конфликт между наставником и подопечным. Нельзя исключать человеческий фактор: сотрудники могут не сойтись характерами. Однако важно минимизировать такие ситуации и тщательно подходить к отбору наставников. Опытный наставник постарается сдержать эмоции и не даст спорной ситуации перейти в конфликт. Это очень важное качество, ведь конфликт способен испортить все впечатление новичка о компании.
• Новичок сильно привязывается к наставнику. Иногда связь становится слишком сильной, что даже после окончания адаптации новый сотрудник будет постоянно обращаться за советом к наставнику и не сможет принимать самостоятельные решения. Однако опытный наставник способен выявить подобную тенденцию еще на этапе зарождения и предотвратить ее развитие.
• Наставник может потерять мотивацию. Даже если опытный сотрудник обладает всеми необходимыми качествами и желанием для передачи знаний новичкам, его мотивация может со временем ослабнуть. Ведь наставничество — это полноценная работа, которая отнимает силы и время. Для того чтобы избежать такой ситуации, компании разрабатывают программы мотивации наставников, которые включают выплату дополнительных бонусов, подарки от компании, общественное признание и так далее.

Как компании используют наставничество

Метод наставничества доказал свою эффективность, и его используют крупнейшие компании по всему миру.

Buffer

В компании действует система трех наставников. В течение первых 45 дней новый сотрудник взаимодействует с наставником-лидером (сотрудник с большим опытом, менеджер), наставником по роли (коллега, который хорошо понимает задачи нового сотрудника) и наставником по культуре (опытный сотрудник, который помогает новичкам понять корпоративную культуру, миссию и цели компании).

Microsoft

Компания протестировала свою программу наставничества, сравнив эффективность новичков, которым были назначены наставники, с теми, кто проходил самостоятельное обучение. После первой недели работы новые сотрудники, у которых были наставники, показали большую лояльность и производительность, чем их коллеги. С тех пор компания предприняла шаги по расширению своей программы наставничества, создав внутренний портал, где опытные сотрудники могут найти себе подопечного внутри компании и наоборот.

Netflix

Компания соединяет новых сотрудников с более опытными коллегами, которые разделяют схожие роли или интересы. Наставники рассказывают о корпоративной культуре Netflix, дают обратную связь и помогают в навигации по внутренним процессам. Это помогло Netflix снизить текучесть на испытательном сроке и повысить лояльность новичков.

Лидеры рынка активно используют наставничество, видоизменяя его под цели и задачи компании. Большинство применяют этот метод в период адаптации новых сотрудников, передавая знания опытных коллег в области корпоративной культуры, рабочих задач и внутренних процессов компании.

Краткое резюме

1. Наставничество применяется в период адаптации новичка или в тех случаях, когда нужно прокачать компетенцию сотрудника на практике, в особенности это касается топ-менеджмента.
2. Наставничество тесно связано с обучением, однако его ключевое отличие в развитии навыков и компетенций на практике при решении реальных рабочих задач. Также наставничество носит более персонализированный характер и обеспечивает эмоциональную поддержку подопечному.
3. Среди основных видов наставничества выделяют: традиционное, обратное, групповое и электронное. Компания выбирает и адаптирует вид наставничества в зависимости от своих задач.
4. При выборе наставника важно ориентироваться не только на его компетенции и срок работы в компании, но и на «мягкие» навыки: коммуникабельность, умение мотивировать, давать обратную связь. Перед работой с подопечным наставник проходит обязательную подготовку, где изучает основы обучения.
5. Для формирования программы наставничества определяются цели и KPI для каждой из ролей, выбираются методы обучения, устанавливаются конкретные сроки прохождения каждого из этапов.
6. Роль модератора и организатора в наставничестве берет на себя HR-специалист. Он направляет всех участников наставничества, анализирует результаты и вносит изменения для улучшения программы.
7. В крупных компаниях сложно реализовать программу наставничества без использования автоматизации. Для этих целей применяют LMS-платформы, которые обладают функционалом по адаптации, оценке, обучению сотрудников и аналитике.
8. Чтобы избежать сложностей и конфликтов в наставничестве, важно тщательно подходить к выбору наставников, проводить их обучение, внедрять систему мотивации и регулярно собирать обратную связь у подопечных.

Наставничество уже завоевало популярность среди мировых лидеров. Теперь метод становится востребованным и в России. Согласно статистике, у 49% работающих россиян когда-либо был наставник. Эта тенденция будет набирать обороты: наставничество будет становиться более автоматизированным и адаптивным к потребностям компаний.