Новый отчет об удаленных работниках: как подготовить и куда сдавать — пошаговая инструкция

Виктория Соловьева

Партнер юридической фирмы Law & Commerce Offer

Для московских работодателей вводится новая отчетность, за непредставление которой предусмотрены достаточно серьезные последствия. Новый отчет об удаленных работниках — это уведомление о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы.

Для чего необходим новый отчет

С 5 октября 2020 года указами мэра Москвы от 1 октября 2020 года № 96-УМ, от 29 сентября 2020 года № 94-УМ введены новые ограничительные меры, которые коснулись практически всех работодателей города Москвы.

С 5 октября работодатели Москвы обязаны перевести на удаленную работу:

• не менее 30 процентов сотрудников;
• всех работников старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями (кроме тех, чье присутствие на рабочем месте критически важно для работы организации).

На данный момент установлено, что обязательный режим удаленной работы продлится до 28 октября 2020 года включительно. Учитывая последнюю статистику и увеличение количества зараженных коронавирусной инфекцией, не исключено, что действие режима будет продлено.

Весь период действия режима удаленной работы, начиная с 12 октября 2020 года, сведения о выполнении обязанности по переводу сотрудников работодатели обязаны представлять в виде отдельного отчета.

При этом деятельность организаций не ограничивается и не приостанавливается полностью, они продолжают работать в обычном режиме только с некоторыми ограничениями.

Порядок предоставления сведений

Отчет в электронном виде необходимо предоставлять еженедельно по понедельникам, начиная с 12 октября 2020 года с использованием личного кабинета юридического лица, ИП на официальном портале mos.ru.

Соответственно, на текущий момент отчетные даты — 12, 19 и 26 октября 2020 года.

Чтобы направить сведения, у компании или ИП должен быть зарегистрирован личный кабинет юридического лица на портале и электронная цифровая подпись. Также для авторизации в личном кабинете можно использовать учетную запись организации на портале Госуслуг.

Какие организации и ИП обязаны предоставлять отчет об удаленных сотрудниках

Все организации и ИП, зарегистрированные в Москве, должны предоставлять отчет, за исключением следующих:

• организации и ИП без работников;
• организации оборонно-промышленного комплекса, авиастроения;
• компании, входящие в состав государственной корпорации космической деятельности «Роскосмос»;
• организации, входящие в состав государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»;
• предприятия, осуществляющие работу по государственному оборонному заказу;
• организации электронно-технической отрасли, обеспечивающие деятельность указанных организаций;
• организации и учреждения здравоохранения;
• прочие организации, определенные Штабом по мероприятиям по предупреждению завоза и распространения инфекции, вызванной коронавирусом 2019-nCoV, в Москве.

На указанных работодателей не распространяется требование о переводе 30% сотрудников на удаленный режим работы, соответственно, они не обязаны предоставлять и отчет.

Обязанность по переводу сотрудников на дистанционный режим применяется не к отдельным профессиям, а к организации в целом.

Соответственно, требования касаются и представителей социальных профессий (общественный транспорт, вывоз ТБО и прочее), которые могут обеспечить соблюдение режима за счет персонала, осуществляющего офисную работу.

Каких сотрудников обязательно нужно перевести на удаленный режим работы

Помимо соблюдения требования о переводе 30% сотрудников на удаленный режим, необходимо определить сотрудников, которые должны быть переведены в обязательном порядке.

Это:

• все сотрудники старше 65 лет;
• беременные женщины;
• сотрудники с хроническими заболеваниями, в первую очередь с диабетом, болезнями легких, почек и сердца, злокачественными образованиями.

С перечнем заболеваний и состояний, требующих соблюдения режима самоизоляции, можно ознакомиться по ссылке.

Как заполнить новый отчет о сотрудниках

Шаблон для заполнения формы предоставления сведений о численности работников организаций и индивидуальных предпринимателей можно скачать на официальном сайте mos.ru.

Данные следует предоставить в формате xls.

В форме для заполнения сведений об организации необходимо указать:

• полное наименование организации/ИП (в соответствии с данными ЕГРЮЛ);
• краткое наименование организации (ИП не заполняют данный раздел);
• ИНН (в соответствии с данными ЕГРЮЛ);
• ОГРН/ОГРНИП (в соответствии с данными ЕГРЮЛ);
• юридический адрес (в соответствии с данными ЕГРЮЛ);
• основной вид осуществляемой деятельности (отрасль) — код ОКВЭД (в соответствии с данными ЕГРЮЛ);
• дополнительные виды осуществляемой деятельности (коды ОКВЭД через запятую) (в соответствии с данными ЕГРЮЛ);
• общая численность работников организации;
• суммарная численность работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы;
• суммарная численность работников, подлежащих переводу на дистанционный режим работы.

Не нужно включать в общую численность работников, которые работают в филиалах, представительствах в других регионах, находятся в командировках за пределами города Москвы или отсутствуют на работе по другим причинам (например, находятся на больничном или в отпусках любого типа).

В общую численность также необходимо включать сотрудников, работающих неполный рабочий день, совместителей.

Пример. В организации работают 10 человек, один сотрудник находится на больничном, один сотрудник в отпуске по уходу за ребенком, двое — в командировке в Санкт-Петербурге, 5 человек работают в офисе полный рабочий день, один сотрудник работает внешним совместителем по 3 часа в день.

Для заполнения отчета по удаленным сотрудникам в приведенном примере показатели будут следующими:

• общая численность сотрудников — 6 человек;
• суммарная численность работников, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы — 4 человека;
• суммарная численность работников, подлежащих переводу на дистанционный режим работы — 2 человека.

На сотрудников, которые переведены на удаленную работу, надо предоставлять расширенные сведения. Указывать ФИО сотрудников не нужно, достаточно привести:

• номер мобильного телефона;
• государственный регистрационный номер транспортного средства (при наличии);
• номер электронной карты «Тройка» (при наличии);
• номер электронной карты «Стрелка» (при наличии);
• номер социальной карты, выпущенной на основании решений органов исполнительной власти города Москвы и Московской области (уполномоченных ими организаций) (при наличии);
• номер месячного проездного билета без лимита поездок и с лимитом 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета (при наличии).

Чтобы получить информацию для отчета, следует составить письменный запрос в произвольной форме для работника с просьбой предоставить номер мобильного телефона, государственный регистрационный номер автомобиля, номера транспортных и социальной карт.

Если работник отказывается предоставлять информацию, то необходимо зафиксировать письменно факт вручения ему запроса, и попросить письменный отказ.

Указанные действия позволят минимизировать риск привлечения работодателя к ответственности за неполное предоставление сведений.

После заполнения можно отправлять отчет.

Печать и подпись на документе не требуются, так как он подается электронно, с использованием ЭЦП, через личный кабинет.

В ответ должно прийти техническое сообщение о принятии сведений.

Штрафы за непредставление сведений о сотрудниках по новой форме

Непредставление отчета о сотрудниках, как и указание в нем недостоверных сведений, грозит привлечением к ответственности по части 1 статьи 20.6.1 КоАП РФ — как за невыполнение правил поведения при чрезвычайной ситуации или угрозе ее возникновения.

Штраф для юридических лиц от 100 000 до 300 000 рублей, а для ИП — от 30 000 до 50 000 рублей.

Деятельность работодателя может быть приостановлена на 90 суток или наложен штраф от 500 000 до 1 000 000 рублей, если в результате его действий или бездействия нанесен вред здоровью граждан.

Проверки выполнения работодателями города Москвы обязанности по переводу сотрудников на удаленный режим работы возложены на столичное ОАТИ (Объединение административно-технических инспекций). Они будут проводить проверки на выборочной основе, а также по жалобам сотрудников о неправомерных отказах в переводе на удаленную работу.