О пользе проведения совещаний

Совещания бывают разные. В «совковские» времена, как их только не называли и «пятиминутками», и «летучками», и «пленарными», но суть от этого не менялась. Во главу угла ставилось: собрать людей и вынести или принять какое-либо решение. В повестке дня всегда указывался состав и причина заседания, некоторые даже пытались прописать регламент проведения, (время выступления и количество выступающих лиц), но, как правило, это, ни к чему не приводило, все нарушалось, как только требовалось принять единственно верное решение. Помните, как у Жванецкого: « То, что все соберутся, - верю! А то, что-то решат - не верю!», и затягивался этот процесс в лучшем случае на долгие часы, в худшем на несколько дней.

В наше время высоких технологий и скоростного обмена информацией мы себе такого позволить не можем. Прогресс не стоит на месте, и кто не идет вперед, тот движется назад, Вы это и без меня хорошо знаете, что я Вам о приписных истинах. К примеру, возьмем проведение совещания в одной из компаний - назовем ее «N». Проводится совещание по работе отдела продаж. Совещание было назначено спонтанно, т.е. не было заранее запланировано. А на повестке дня стоял один вопрос - что делать с Планом? Уж слишком большое было невыполнение... Замечу, что совещание проводилось в то время, когда отработали уже большую часть месяца, и только чудо могло спасти План. Как Вы думаете, смогли ли они предпринять конкретные меры для выполнения своего Плана? Сразу отвечу, нет! Да и как они могли это сделать, если в течение всего месяца не подводили итоги и не обменивались информацией. Да! начальник отдела определил каждому личный План и ждал, что его выполнят. Но, как всегда, вмешался «господин случай», как говорят: «Человек предполагает, а бог - располагает!». Так и здесь, конкурент предложил рынку более дешевый субститут, и объем продаж у компании «N» резко сократился. Самое интересное, что это произошло не вдруг, а все случилось в первой декаде месяца, и если бы проводились ежедневные совещания (оперативки) или еженедельные планерки по выполнению Плана, то можно было бы найти способ и принять верное решение по выходу из сложившейся ситуации, а так....... ?

Вы спросите: «Какая польза от проведения ежедневных оперативок и еженедельных планерок? Мол, и так все ясно, План установили, нужно выполнять, теоретически все так, а практически?» И вот здесь на сцену выходит пресловутый человеческий фактор. Не каждый менеджер может правильно распределить свой личный План в течение месяца (некоторые менеджеры даже не знали, как считать План в нарастающем итоге). Причина тому может быть любая: это - и сезонность спроса, и потеря клиентов, и некачественная логистика, и большая дебиторская задолженность, и т.д. В результате к концу месяца мы получаем, приличное невыполнение Плана. А ведь как старался, думал, что выполнит, хотел, как лучше, а получилось, как всегда! О чем это говорит? Да о том, что если бы на ежедневной планерке кратко обсуждался прошедший день (выполнение Плана продаж в нарастающем итоге, процент выполнения, прогноз продаж по клиентам, дебиторская задолженность), то этого можно было бы избежать, или свести к минимальной потере в товарообороте. Когда Вы проводите совместное обсуждение выполнения Плана по отделу, происходит процесс обмена информацией: что делают конкуренты, у кого из клиентов возникла просроченная дебиторская задолженность, есть ли нарушения условий договора по логистике (особенно это касается работы с сетевыми магазинами, так как суммы штрафов очень ощутимы) и т.д.

Вы в курсе всего и - самое главное - оперативно можете принять меры к устранению «косяков» в работе с клиентами. То же самое можно сказать и о еженедельных совещаниях, только они проводятся расширенным кругом лиц, включая и исполнительного или коммерческого директора. Если компания небольшая - то и самого директора. Как правило, он же является собственником бизнеса и ему всегда интересно, что происходит в отделе продаж. Кроме этого очень важно записывать проведение таких совещаний, т.е. вести протокол, в котором помимо этих обсуждений будут четко прописаны задания, исполнители и сроки выполнения этих мероприятий. Тогда у Вас будут весомые доказательства того, кто присутствовал на совещании (планерке), какие вопросы рассматривались, кому поручались и к какому сроку нужно представить выполненное задание. Тем самым, Вы исключаете обычные отговорки: « А меня не было, а я не понял, а срок не устанавливали и т.д.».

Сейчас во многих компаниях взяли за правило подводить ежемесячно итоги работы всех отделов и подразделений. У некоторых данные вывешиваются на видном месте «Доска объявлений», у других озвучиваются в форме доклада на совещании, но всегда - это ЦИФРЫ. В них выражаются все показатели, и на основании их принимаются решения по награждениям или порицаниям. Поэтому, чем выше показатели выполнения Плановых заданий, тем лучше для владельца компании и соответственно для ее сотрудников.

Собирайтесь, проводите совещания, обсуждайте, ставьте цели и добивайтесь, но не превращайте ЭТИ СОВЕЩАНИЯ В БЕСПОЛЕЗНОЕ ВРЕМЯПРОВОЖДЕНИЕ, можно вернуть многое, кроме - ПОТЕРЯННОГО ВРЕМЕНИ!