Скопировать ссылку
Небрежность дает преимущество в краткосрочной перспективе, если же Вы хотите на одном месте работать долго, предлагаю полезные привычки при работе в Excel, позволяющие избегать многих ошибок в долгосрочной перспективе: проверки, комментарии, использование автосуммы, оформление, зависимые файлы и др.
У каждого финансиста за годы упорного труда вырабатывается свой стиль работы в Excel. У меня также сложился свой стиль работы, и я бы его назвала стайерским. Я локально, на конкретной задаче, зачастую теряю в скорости, делая, казалось бы, лишние вещи, но на длинной дистанции выигрываю благодаря тому, что смотрю не только под ноги, но и вперед. Мои стандартные приемы работы в Excel таковы:
1. Создавая новую таблицу сразу по всему объему задаю одинаковые формулы
Много раз встречала, как финансисты прописывают формулы только там, где есть цифры. Таким образом, когда кто-то добавляет цифру в таблицу, он должен пройтись по итогам и подитогам, чтобы убедиться, что цифра попала в расчет.
Практика показывает, что файлы «живут» по несколько месяцев, а то и лет и за это время обрастают множеством правок, комментариев и новых расчетов. Через полгода коллективной работы в одном файле может оказаться, что часть цифр глазами видно, но в итоговых расчетах они не участвуют. Будет ли у финансиста возможность проверять каждый такой файл после каждого стороннего использования — не известно. Вероятность ошибок огромна.
2. Создаю запас для продления периодов
Это правило является продолжением предыдущего. При пересмотре стратегии реализации проектов, при обновлении фактических данных в бюджетах и финансовых моделях, количество периодов планирования всегда растет, поэтому важно сразу заложить несколько пустых периодов с «протянутыми» формулами и скрыть их группировкой столбцов.
3. Оставляю хлебные крошки
Как бы банален ни был расчет, я всегда пишу комментарии словами. Очень важно делать примечания, т.к. через несколько месяцев финансисту начинают задавать вопросы: «А почему ты здесь взял все в расчет, а тут только 40% от расходов?» или «Почему на этом листе этот показатель равен 20%, а на соседнем при тех же исходных данных — 28%, в чем разница?». Ни один человек не в состоянии держать в голове все эти тонкости годами, они накапливаются как снежный ком. Можно разгружать свою голову, описывая словами логику расчетов, особенно в тех местах, где она отличается от привычного стандарта.
4. Делаю проверки
Все мои таблицы в Excel обременены столбцами и строками проверок справа и внизу:
- Сумма помесячных цифр сравнивается с итоговым годовым столбцом.
- Внизу в бюджете остаток денежных средств на конец каждого периода всегда сравниваю с фактическим остатком на счете, который выгружаю из базы отдельно.
- Ставлю проверки на любые данные, которые повторяются в нескольких местах одного листа или на разных листах одного файла.
Обычно формула проверки выглядит так: =ЕСЛИ(X=Y;«ОК»;«ОШИБКА»),
или так: =ЕСЛИ(Сумм(X:Y)=Z;«ОК»;«ОШИБКА»)
И для наглядности выделяю эти проверки красным шрифтом.
5. Осторожно применяю команду «Автосумма»
Excel автоматически использует команду «Промежуточные итоги» вместо «Автосумма», когда суммирование проводится при наличии скрытых строк. Далее, при открывании строк, сумма будет меняться, т.к. команда «Промежуточные итоги» суммирует только те данные, которые видны. И Ваши итоги будут постоянно меняться в зависимости от группировки строк и применения фильтров. Я избегаю команды «Промежуточные итоги», суммирую всегда при снятых фильтрах и открытых группировках строк.
6. Применяю вертикальное суммирование по всей ширине таблицы
В работах других финансистов часто вижу, что итоговый столбец суммирует разбивку по периодам одной формулой по всей высоте таблицы. То есть, в суммирующем столбце ячейки с итогами и подитогами также ссылаются горизонтально на периоды, одна формула протягивается с верхней ячейки суммирующего столбца до самой нижней. Это очень удобно, когда создаешь файл, но чревато ошибками в дальнейшем: если в каком-нибудь периоде подитог некорректно суммирует, этого нигде не будет видно. Это очень частая ситуация в бюджетах, ошибки появляются, когда в процессе работы в таблицу добавляют строки и забывают их включить в суммирующий столбец.
Я трачу больше времени на то, чтобы в каждом столбце ячейки с подитогами суммировали данные не по горизонтали, а под собой (т.е. более крупные статьи суммировали свои подстатьи в том же столбце). Таким образом, итог таблицы собирается независимо в каждом периоде и в суммирующем столбце и, поставив проверку на равенство суммы итогов итогу суммирующего столбца, можно убедиться, что в таблице нет «мертвых душ», которые видны, но не участвуют в итоге.
Я обычно не закрываю ячейки для редактирования, когда отдаю файл в работу другим людям и благодаря вертикальному суммированию, сразу вижу, что где-то что-то было добавлено.
7. Исходный параметр ввожу в файл в одном месте и все расчеты завязываю на него ссылками
В своей практике я видела много файлов, в которых один и тот же исходный параметр задается значением в нескольких разных местах. Например, в файле вводится арендная площадь помещения на одном листе, далее этот параметр используется в расчетах на другом листе и его туда также копируют не ссылкой, а значением, потом на третьем листе в расчетах этот параметр берется не с первого листа, а со второго, и так далее…. В итоге, один и тот же параметр растиражирован по листам файла значением и расчеты хаотично ссылаются то на один лист, то на другой, где есть этот параметр. И если на одном листе этот параметр кто-то меняет, то на всех остальных листах он остается неизменным и это искажает расчеты.
Общее правило звучит так: исходные данные, которые задаются значениями, вводятся в файл в одном месте. Все расчеты файла ссылаются на исходные данные в этом одном месте.
8. Не делаю связей с другими файлами
Конечно, очень удобно сделать ссылки на другой файл и рассчитывать на то, что при обновлении файла-источника, Ваши расчеты автоматически обновятся, стоит только нажать кнопку «Обновить связи». На деле эта легкость часто выливается в проблему, когда зависимый файл просто умирает и в каждой ячейке пишет: #ССЫЛКА!
Это связано с тем, что ссылка на другой файл включает в себя полное название того файла и название папки, в которой этот файл лежит. При изменении названия файла-источника или названия папки, в которой он лежит, хотя бы на один символ, ссылка на файл перестает работать. Также, при перемещении файла-источника в другую папку, ссылка перестает работать.
В суете будней мы часто не замечаем, как что-то переименовываем, улучшаем, перекладываем из лучших побуждений. И теряем свои зависимые файлы.
Я предпочитаю копировать исходные данные значениями в свой текущий файл и делать на него ссылки. Можно сделать пометку, какая версия исходного файла использована и датировать исходные данные.
9. Трачу время на педантичное оформление расчетов
Я долго не понимала, какая разница как расчеты оформлены, если они правильные?! Меня раздражало требование руководства оформлять все таблицы предельно аккуратно, особенно когда параллельно просят посчитать срочно. Но со временем я поняла, что аккуратно оформленная информация иначе воспринимается.
Слишком цветастые таблицы создают ощущение несерьезности и данные в них на уровне интуиции вызывают недоверие. Таблицы, данные в которых хаотично оформлены разными шрифтами разного размера, создают ощущение небрежности и также вызывают недоверие. Таблицы с большим количеством разных цифр сверху, снизу, по бокам (без комментариев и границ ячеек) вообще кажутся непонятными, потому что глаза разбегаются.
Все вспомогательные расчеты и подписи скрываю, закрашиваю или также аккуратно оформляю, как и основные таблицы. Потом самой легче в этом разбираться.
10. Тороплюсь медленно
Часто просят что-то «прикинуть срочно, на коленке» с формулировкой: «Нам не нужно точно, нам надо понимать порядок цифр прямо сейчас».
Практика показывает, что в 90% случаев таких примерных расчетов спустя некоторое время, коллеги просят взять этот расчет «ну, помнишь, ты нам считала…» и на основании него еще что-то прикинуть. Но расчет был примерным, там были существенные допущения, округления, умозрительные прикидки. А теперь просят посчитать что-то более точно, но за основу взять те примерные данные. Все, конечно, забыли, что тогда просили «посчитать на коленке». Таким образом, примерность расчетов начинает расти от файла к файлу и в какой-то момент может оказаться далекой от реальности.
Я для себя решила, что даже самые срочные расчеты буду делать максимально точно, обоснованно, со ссылками на понятные источники, сохранять все исходники (даже самые смешные, из трех строк) и соблюдать в расчетах все предыдущие правила работы, несмотря на то, что просят «срочно» и «примерно». Да, дольше, но в долгосрочной перспективе ошибок меньше и не придется оправдываться.
11. Беззастенчиво использую мышку))
Мода на работу без мышки (только клавиатура с использованием горячих клавиш) пришла из крупных аудиторских компаний, сотрудники которых работают на ноутбуках на выезде — в зале ожидания аэропорта, чужих переговорных и т.д. Не надо думать, что это круто — работать на ноутбуке в Excel, мышка и стационарный компьютер с огромным монитором однозначно удобнее.
Удачи в работе в Excel!
Самые важные, на мой взгляд, рекомендации:
- ровно один раз задавать любой числовой параметр. Для этой цели лучше всего выделить область или лист "Исходные данные". В расчетной зоне (на расчетных листах) ни одного числа не должно быть, только формулы и ссылки
- делать суммы "уголком", снизу и справа. Это известный бухгалтерский прием, который конечно же нужно перенести в ECXEL.
Дополнение:
не советую использовать объединенные ячейки, потом невозможно что-то вставить при необходимости.
Насчет отключения связей с другими файлами сомневаюсь. Если много совместных пользователей, которые все время вводят свои свежие данные, то без связных файлов не обойтись. Лучше зафиксировать их имена и место хранения.
Если со своими собственными файлами, где сама себе хозяйка - тогда да.
Придерживаться...
Правда, я не предполагала, что при работе с большими объемами баз данных и табличных расчетов кто-то позволяет себе не выполнять все те действия, которые так доступно систематизировала в своей статье автор.
Еще раз спасибо. Повторение - мать учения.