Основные этапы, виды и признаки служебных совещаний

Мы предлагаем для служебных совещаний, установить более четкое и детальное структурирование. На основании анализа множества повесток дня, протоколов совещаний и других материалов, и с учетом литературных источников мы выделили следующие 6 процессов или этапов совещаний:

Этап №1 – организация совещаний – определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний;

Этап №2 - подготовка совещаний – рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.;

Этап №3 – проведение совещаний – обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня, подготовка проекта протокола совещания;

Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола;

Этап №5 – контроль исполнения решений совещаний – мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания;

Этап №6 – анализ материалов совещаний – анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний;

Такая последовательность этапов в большей мере отражает реалии, существующие при организации и проведении совещаний, а также обеспечивает четкое структурирование и всестороннее описание процессов служебных совещаний на уровне, необходимом как для разработки регламентов, так и для автоматизации управления ими.

В дальнейших статьях мы рассмотрим подробно особенности каждого этапа служебных совещаний и действия руководителя, секретаря и участников на этих этапах.

Виды служебных совещаний

Перед тем, как продолжить рассмотрение этапов и процессов совещаний, приведем укрупненную классификацию и укажем признаки служебных совещаний.

По видам служебные совещания обычно разделяют следующим образом:

Информационные (инструктивные) - доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений “сверху вниз” по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений;

Оперативные (диспетчерские) - получение информации “снизу вверх” от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений;

Проблемные (ситуационные) – коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам.

Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний. Возможны также отдельные совещания, полностью ориентированные на тот или иной вид рассматриваемых вопросов.

Можно указать несколько главных, характерных признаков, а фактически – требований, в совокупности определяющих, что проводятся именно служебные совещания:

1. Совещание имеет четко очерченную конфигурацию, проводится в рамках данной компании (подразделения, группы)

2. На совещаниях определенно и недвусмысленно задана цель и тематическая направленность рассматриваемых вопросов повестки дня

3. Эти мероприятия отличаются регулярностью проведения (еженедельные, месячные и т.д.), с фиксацией дней недели и времени начала

4. Служебным совещаниям свойственна относительно устойчивая повестка дня, темы (разделы, или вопросы) которой переходят от совещания к совещанию

5. На совещаниях устанавливается, стабилизируется и мало изменяется во времени руководство и ядро участников

6. Для фиксации хода и решений совещания по повестке дня ведется протокол совещания, который утверждается (официализируется) и направляется на исполнение участникам

7. Решения (поручения) совещаний, зафиксированные в протоколах, ставятся на контроль и их исполнение проверяется (существует механизм контроля совещаний)

Если на Ваших совещаниях этих признаков нет, то, возможно, вы проводите какие-то другие совещания, не служебного характера. Вам надо определиться с признаками и основными видами служебных совещаний. Это можно принять сначала в принципиальном плане, а потом и закрепить в регламенте совещаний или в более коротком документе, например, памятке по проведению совещаний.

Большую помощь в эффективной поддержке служебных совещаний с учетом указанных видов и требований может оказать система автоматизации управления совещаниями и поручениями.