Отправить статью или инфоповод

Как владельцу всегда знать, сколько у бизнеса денег и где они

Как владельцу всегда знать, сколько у бизнеса денег и где они
Иллюстрация: Morgan Housel/Unsplash

Каждый предприниматель хочет знать, сколько денег у его компании. А если их меньше, чем должно быть — куда они делись и где их искать. Ответы на все эти вопросы получают собственники, у которых ведется отчет о движении денежных средств (ДДС). Специалисты «Нескучных финансов» рассказывают, что это за отчет, зачем он нужен и как им пользоваться.

Что такое отчет ДДС

Это отчет, в котором отражаются все движения денег бизнеса — когда, откуда и за что получили, сколько и на что потратили. Он показывает, сколько денег у компании на текущий момент и сколько должно быть. А когда ожидания собственника о количестве денег в бизнесе расходятся с реальностью, отчет ДДС помогает разобраться, в чем дело.

Представим: компания закрыла крупный проект и получила за него оплату. Кажется, что денег у нее должно быть много. А вскоре остаток на счете — три копейки. Собственник спрашивает, где деньги. Смотрим в ДДС и видим: на прошлой неделе получили оплату, три дня назад погасили кредит, а вчера закупили оборудование. Вот деньги и разошлись. В примере все понятно. А в жизни сложнее. Реалии любого бизнеса — это куча поступлений и списаний, удержать которые в голове невозможно. А отчет, где все они отражены, позволяет всегда видеть полную картину движения денег.

Отчет ДДС можно вести в экселе или гугл-таблицах. На скриншоте — шаблон «Нескучных финансов»

Также можно вести отчет ДДС в автоматизированных онлайн-сервисах. Так, например, выглядит сводный ДДС в сервисе «Финтабло».

Как устроен отчет ДДС

Начинать работу с ДДС надо с создания списка статей. Статья — это вид расхода или поступления. Тех и других, особенно оплат, может быть хоть миллион. Но для отчета ДДС достаточно сгруппировать их, оставив 25–30. Так будет удобнее работать.

Например, в офис нужно закупать бумагу, картриджи для принтера, воду в кулер, чай, кофе, сахар и много чего еще. Для отчета ДДС не нужно делать каждую офисную трату отдельной статьей. Достаточно включать все это в офисные расходы. Аналогично с транспортом. Можно, но не нужно раскидать затраты на него по отдельным статьям — ГСМ, техобслуживание, страховка. Если понадобится детализировать расходы, которые включает отдельная статья, это всегда можно сделать.

Список статей для отчета ДДС.

Когда со статьями разобрались, можно вести отчет. Делается ежедневно: каждый день отражаем все поступления и траты бизнеса. Продали товар, получили за него деньги — занесли в соответствующую статью. Что-то потратили — аналогично.

Нужно отладить бизнес-процесс заполнения отчета ДДС до автоматизма: получили деньги — сразу занесли доход в отчет ДДС, потратили — то же самое. Иначе вести его нет смысла. Отчет ДДС нужен, чтобы отражать точную информацию о движении денег в бизнесе. Если она окажется неполной, своих функций отчет ДДС выполнять не будет.

Вся информация в отчете ДДС ведется по разным кошелькам. Кошелек — это место, где хранятся деньги бизнеса. Заносим отдельно информацию по каждому расчетному счету, банковской карте, робокассам, наличным. Достаточно открыть раздел с кошельками — и получите полную картину, сколько денег есть у компании и где они находятся.

Кошельки в сервисе «Финтабло».

Какая польза от отчета ДДС

  1. Отчет ДДС помогает собственнику научиться управлять денежным потоком и избегать основных финансовых ошибок — не извлекать больше, чем позволяет чистая прибыль, не совершать спонтанные покупки, не гасить в пожарном порядке долги.
  2. Если в компании кто-то ворует, выявить, где к деньгам приделывают ноги, нередко помогает именно ДДС. Недавно к нам обратился клиент — собственник мебельного производства и сети магазинов мебели, где продает свою продукцию и мебель сторонних производителей. Отчетность в компании не велась. Работники магазинов заполняли таблицы в экселе: когда, что и на какую сумму продали. Собственник чувствовал, что денег меньше, чем должно было поступать, согласно этой статистике продаж. Но что происходит, не понимал и не мог разобраться. Когда собрали ДДС, сразу стало понятно — продавцы воруют. Только за период, по которому собрали первый ДДС, поступления компании составили 800 тысяч рублей. А украдено было 700 тысяч. Теперь собственник ведет отчет ДДС и видит, сколько денег у него должно быть в кассе. А для профилактики воровства уволил всех, кто на нем попался, и усилил контроль над магазинами.
  3. Распространенная ситуация — бизнес теряет прибыль из-за неэффективных трат. Выявить их также помогает отчет ДДС.
  4. Обязательно смотрят в отчет ДДС инвесторы. Он показывает, как бизнес распоряжается деньгами. Поэтому достаточно проанализировать отчет ДДС и понять, стоит доверить бизнесу деньги или лучше поискать другой — где с ними более рачительны.

Запомните

  • Отчет ДДС показывает, сколько денег у компании на текущий момент, сколько должно быть и где их искать, когда ожидания собственника, сколько у бизнеса должно быть денег, расходятся с реальностью.
  • В отчете ДДС нужно прописать статьи доходов и расходов и кошельки — места, где хранятся деньги. Не надо каждый расход выносить в отдельную статью. Можно группировать. Бумага для принтера и вода для кулера — не отдельные статьи расходов, а составляющие одной — офисные затраты. Заполнять отчет ДДС обязательно ежедневно: потратили или получили деньги — отразили доход или расход по кошельку, в который эти деньги пришли или из которого ушли. И тогда будем каждый день видеть в отчете ДДС, сколько у нас денег и где они.
  • Отчет ДДС помогает управлять денежным потоком бизнеса, избегать основных финансовых ошибок, выявлять воровство и неэффективные расходы. А инвесторы, когда анализируют ДДС, понимают, насколько рационально бизнес распоряжается деньгами и стоит ли их ему доверять.
Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: