«Прибыль есть, где деньги?», или Как упорядочить процесс получения платежей

— Прибыль есть, где деньги? — спросил собственник небольшой компании по окончании квартала.

— Денег нет. Мы еще и овердрафт оформили, — ответил заместитель, ответственный за составление управленческой отчетности.

— А где деньги? Вы мне все так красиво расписали! Ошиблись в расчетах? Снова в таблицах слетели формулы?

— Нет, все подсчитано верно, ошибки исключены.

— Почему счет тогда пустой?! В очередной раз появились непредвиденные расходы?

— Вы давали четкую установку — все расходы согласовываются заранее и все в рамках бюджета. Мы ничего незапланированного не приобретали.

— Несите распечатку банковской выписки, буду сам разбираться! Никому ничего нельзя доверить!

После просмотра банковских выписок.

— Почему нам заказчики так плохо платят?

— У одних оформлена отсрочка платежа, другие испытывают финансовые трудности.

— А данный заказчик по какой причине в этом квартале платеж совершил только один раз? Я точно помню, что мы сдали ему шесть объектов, а заплатил он только за один.

— Не могу сказать! Скорее всего, менеджер не проконтролировал ситуацию. Я уточню этот вопрос.

— Должники, у которых финансовые трудности, нам все акты подписали?

— Да.

— Значит так! С сегодняшнего дня действуют новые правила. Пишите! Первое: в должностные инструкции менеджеров нужно включить пункт, который предусматривает обязанность по отслеживанию наличия дебиторской задолженности. Их бонусная часть теперь будет зависеть от собираемости оплат от заказчиков. Второе: бухгалтер должен начислять пени всем должникам на основании договора. В последующих редакциях документа увеличьте этот процент. Третье: что касается злостных неплательщиков, необходимо подготовить на них документы для оформления факторинга. Продадим эти долги банку. У меня еще вопрос: почему мы этому подрядчику оформили предоплату полностью? Объект еще не сдан и заказчик нам ни копейки не заплатил!

— Такой договор заключили.

— Отлично… Значит, мы занимаемся не бизнесом, а благотворительностью. Дописывайте к правилам четвертый пункт: всем менеджерам при заключении договоров с подрядчиками учитывать условия сделки с заказчиком. Сроки отсрочки платежа должны совпадать! А существует какой-нибудь отчет, в котором были бы видны финансовые поступления и расходы?

— Да, конечно! Отчет о движении денежных средств. Есть еще платежный календарь. В нем прямо по дням можно прописать, когда в нашу компанию поступят деньги, и в какие дни нужно оплачивать работу поставщиков. Тогда можно обойтись без овердрафта.

— Прекрасно! Кроме отчетности по доходам и расходам за следующий месяц подготовьте отчет о движении денег, а платежный календарь начинайте вести прямо с сегодняшнего дня.

По итогам следующего квартала собственник предприятия получил свои дивиденды, компания перестала пользоваться овердрафтом и сэкономила на процентах. Дебиторской задолженности больше нет. На свободные деньги фирма приобрела новое оборудование.