Программы управления офисом, которые экономят время, бюджет и пространство

Q:OS (система управления офисными ресурсами)

Система Q:OS позволяет оптимизировать использование офисных площадей компании в условиях гибридного формата и растущего штата. Объединяет инструменты для бронирования офисных ресурсов и коммуникации между сотрудниками.

По формату это веб-приложение, которое запускается в браузере на телефоне или ПК. Сотрудники самостоятельно резервируют столы, переговорные, парковку и локеры, а вы видите прозрачную картину загрузки.

Что доступно в Q:OS:

• Интерактивные бронирования рабочих мест, переговорных, парковки, локеров и прочих офисных ресурсов.
• Подтверждение по QR-коду и общий календарь бронирований.
• Гибкая модель доступа (роли, группы, зоны) и модерация.
• Мессенджер для текстовых сообщений коллегам.
• Аналитика использования пространства с отчетами по загрузке.
• Интеграция с корпоративными сервисами для синхронизации процессов: Bitrix24, Яндекс 360, Google Workspace и другими.
• 2D-визуализация и интерактивные карты офиса.
• Кастомизируемый интерфейс и автоматические уведомления.

За счет модели SaaS платформа доступна по подписке: поставщик системы отвечает за инфраструктуру, обновления и поддержку, поэтому запуск не превращается в долгий ИТ-проект — подключили пользователей, задали правила, и система готова.

Тарифы Q:OS (цены за одно рабочее место в месяц):

• Cloud — от 225 ₽. Данные размещаются в общем облаке. Тариф включает базовый набор инструментов для управления офисом: бронирование рабочих мест и переговорных, подтверждение через QR-код, календарь, модерацию пользователей и уведомления.
• Private Cloud — от 270 ₽. Решение разворачивается в отдельном облаке только вашей компании и расширяет функциональность базового тарифа: появляется возможность настраивать роли, группы и зоны, изменять интерфейс под бренд, выгружать данные о бронированиях.
• Business Pro — стоимость рассчитывается индивидуально. Q:OS устанавливается на сервере вашей компании и объединяет все функции предыдущих тарифов. Дополнительно доступны интеграции с внешними системами, авторизация через SSO, аналитика и поддержка выделенного менеджера.

Система фиксирует посещаемость и показывает реальную загрузку, поэтому совместную работу легко планировать заранее, без накладок и «призрачных» бронирований. Так, 3–4 сотрудника в гибридном формате могут поочередно использовать 1 рабочее место. Еще система умеет синхронизироваться с корпоративными календарями, так что бронировать столы и встречи становится проще — вы видите расписание коллег.

По сути, это готовая инфраструктура для гибридного формата: загруженность офиса предсказуема, ресурсы распределяются рационально, а процессы — управляемы.

Smart4Smart (платформа умных решений для офиса)

Это цифровой ассистент для управления офисом, в первую очередь инженерными решениями. Система собирает и анализирует данные о работе помещения — от освещения до температуры. Например, если в комнате никого нет, Smart4Smart автоматически выключит свет и кондиционер. Это удобно и для сотрудников, и для компании — вы не переплачиваете за энергоресурсы, пока помещение простаивает.

Среди функций этой информационной технологии автоматизированного офиса:

• Единый центр диспетчеризации (BMS): все инженерные подсистемы видны и управляются из одного окна.
• Климат-контур: автоматическое поддержание температуры, влажности на основе показаний датчиков.
• Световая среда: все регулируется автоматически в зависимости от времени суток и присутствия людей.
• Энергоменеджмент и аналитика: снижение потребления электроэнергии и воды за счет автоматизации.
• Сценарная автоматика: запуск по датчикам присутствия и освещенности, ночной режим с пониженным потреблением; при необходимости параметры можно корректировать вручную.
• Безопасность и доступ: система объединяет видеонаблюдение, охранные датчики и пожарную сигнализацию в одном инструменте, оповещает о нештатных событиях и авариях.

Smart4Smart активно используется компаниями среднего и крупного уровня. Благодаря аналитике по зонам можно понять, как лучше организовать пространство, чтобы сотрудникам было удобнее, а компании — выгоднее. Цена рассчитывается индивидуально, в зависимости от площади помещения, количества зон и уровня автоматизации офиса.

При внедрении Smart4Smart стоит учитывать не только стоимость оборудования, но и расходы на проектирование и интеграцию. Для внедрения технологии автоматизированного офиса требуется настройка интеграции со всеми инженерными сетями или полное переоборудование текущих. Подобные решения больше подходят для проектирования новых офисов, так как необходимо учесть и заложить необходимые параметры инженерных сетей.

GANDIVA (автоматизация офиса)

В отличие от систем автоматизированного офиса, это платформа для управления человеческими ресурсами. Система собирает данные о задачах, статусе их выполнения, коммуникациях и документах, превращая операционку в управляемый процесс. Есть мобильное приложение и веб-интерфейс — доступ к системе с любого устройства.

Платформа объединяет несколько функций в одном инструменте:

• Единый контур данных: платформа собирает и связывает информацию о задачах, коммуникациях и документах.
• Аналитика и отчеты: готовые отчеты оцифровывают работу сотрудников, помогают выявлять лидеров и отстающих, видеть узкие места и контролировать сроки исполнения.
• Оценка загрузки и качества: показывает загрузку подразделений и отдельных сотрудников и качество выполненных работ.
• Контроль сроков: предустановленный каталог услуг всех департаментов бэк-офиса задает стандарты; счетчики времени по поручениям заранее сигнализируют о просрочках и отклонениях от нормативов.
• Рациональное распределение нагрузки: стандартизация процессов позволяет грамотно балансировать поток задач между сотрудниками и отделами, исключая авралы.
• Порядок в коммуникациях: корпоративный чат и единая коммуникационная среда привязывают обсуждения к задачам и документам.

Тарифы варьируются в зависимости от размера компании и уровня внедрения.

• Быстрый старт — 10 000 рублей. Настройка системы выполняется вручную самим клиентом по методичке. Подходит для компаний, которые хотят протестировать систему с готовыми скриптами и базовым набором функций.
• Стандарт — около 100 000 рублей. Включает настройку специалистами Gandiva, консультации и частичную интеграцию с внутренними процессами.
• Большой бизнес — от 1 000 000 рублей. Также внедрение специалистами от Gandiva. Полная интеграция с корпоративными системами, индивидуальные настройки и разработка дополнительных модулей.

Стоимость рассчитывается за количество активных исполнителей. Для тарифа «Быстрый старт» лимиты — до 5 человек, «Стандарт» — не более 20 исполнителей и «Большой бизнес» — до 100 человек.

UnSpot (система управления офисом)

Платформа для управления офисным пространством. Она превращает рабочие места, переговорные, парковку и локеры в единый цифровой инвентарь с понятными правилами. Сотрудники могут самостоятельно резервировать столы, парковочные места и ячейки для хранения вещей через мобильное приложение или веб-интерфейс.

С помощью UnSpot возможно:

• Бронировать рабочие места: резервировать свободные столы формата shared desk и закреплять постоянные рабочие места за отдельными сотрудниками.
• Управлять переговорными комнатами.
• Интегрироваться с корпоративными сервисами: календарями и другими инструментами для совместной работы.
• Собирать аналитику: отслеживать посещаемость и процент загруженности в реальном времени, эффективность использования офисных ресурсов — по зонам и типам ресурсов (столы, переговорные), динамику использования по дням и часам, популярность конкретных переговорных, прогноз, сколько еще сотрудников можно добавить без расширения площади.

Тарифы UnSpot рассчитаны на разные потребности:

• Плата за пользователей: 300 или 600 рублей в месяц в зависимости от набора функций.
• Плата за ресурсы: 500 рублей в месяц за один рабочий стол, парковочное место или локер и 2300 рублей в месяц за переговорную комнату.

Примечание: минимальный тариф начинается от 50 пользователей или 25 офисных ресурсов, в зависимости от выбранной модели оплаты.

«Умный офис» (система автоматического управления офисами)

Система «Умный офис» управляет инженерными системами: освещение включается при появлении сотрудников, а климат регулируется автоматически. В одном контуре сходятся освещение, климат, электроснабжение, безопасность, мультимедиа и связь. Цель — централизованно обеспечивать комфорт и энергоэффективность на больших площадях.

Логика работы задается сценариями, которые настраиваются под процессы компании. Их можно запускать с панелей и ПК или автоматически по событиям.

Ключевые возможности:

• Единый интерфейс диспетчеризации на сенсорных панелях и ПК.
• Интегрированное управление: свет, розеточные группы, HVAC/климат, электрика, системы безопасности, мультимедиа и телеком.
• Дистанционное администрирование через интернет.
• Библиотека типовых сценариев и гибкая кастомизация под объект.
• Проектирование и внедрение на уровне BMS; возможна интеграция с зарядными станциями для электромобилей и иной инфраструктурой.

Проект затрагивает вентиляцию, освещение, электроснабжение и другие инженерные сети на уровне BMS/диспетчеризации. Потребуются предпроектное обследование, проектирование, монтаж — это делает внедрение сложным и трудозатратным, но и дает максимальный контроль над инженерной системой.

Стоимость рассчитывается индивидуально.

Итог

Каждая компания приходит к автоматизации офиса со своей задачей, поэтому в обзоре мы рассмотрели решения разных уровней — от инструментов для бронирования рабочих мест до систем, которые управляют климатом. Начните с самого узкого места, которое приносит наибольшие потери, — и выбирайте систему, которая закрывает его быстрее и проще всего:

1. Если нужно управлять сразу всей инженерной системой — светом, отоплением, доступом, энергопотреблением и аналитикой их работы, стоит обратить внимание на Smart4Smart или «Умный офис». Такие платформы дают максимальную прозрачность и управляемость инженеркой — от комфорта и безопасности до снижения операционных расходов.
2. Если цель — быстро навести порядок в использовании офисных ресурсов, без сложного проектного внедрения, подойдет Q:OS. Это информационная технология управления автоматизацией офиса, направленная на бронирование рабочих мест и переговорных. Система дает карту офиса и собирает статистику по посещаемости и загрузке — это помогает эффективнее использовать офисную площадь.

Запустите короткий пилот, замерьте метрики (загрузка, время поиска ресурсов, энергопотребление) и масштабируйте то, что дает наилучший эффект. Такой подход позволяет без лишних затрат повышать эффективность офиса и постепенно выстраивать действительно работающую цифровую среду.