"Рабочий процесс" или как създить в отпуск?

Поводом для этой статьи была недавняя беседа с одним из собственников малого бизнеса, хозяином СТО (станция технического обслуживания). Звучали уже привычные для нас проблемные точки: ленивый персонал (статья "Как мы бесились с жиру"), сложность контроля, отсутствие свободного времени. Они как ржавчина разъедают шестерёнки бизнеса, которые с таким упорством на протяжении многих лет вытачивал, шлифовал и подгонял собственник. Иногда отказывая себе даже в мелочах во имя его будущего. Вот налажу всё, как положено, а потом и заживём!.. Будем отдыхать, заниматься детьми, читать книги и делать всё, что душе угодно. А на деле? Годы идут, а свободного времени становится всё меньше и меньше. Вот и дети уже подросли. Когда был в последний раз в отпуске? Ну, что за глупости! А бизнес на кого оставлю?! И как говорится в старой пословице: «Чем дальше в лес – тем больше дров».

И всё же, есть ли способы и инструменты для решения этого «геммороя»? Есть, отвечаем мы с полной уверенностью. Потому что десятки проведённых нами проектов, обучающих и консалтинговых, помимо устранения «дыр», через которые утекали неучтённые деньги собственника, высвободили свободное время и для его личной жизни.

В этой статье хотим просто, на «человеческом языке» показать, что такое «рабочий процесс» и его значение для контрольных функций в бизнесе.

Рабочий процесс – это совокупность этапов, действий, через которые бизнес приходит к своему основному результату, прибыли. И чем чётче эти этапы у нас прописаны, тем понятней становится сам механизм создания прибыли и контроля над этим процессом.

Давайте рассмотрим рабочий процесс на примере подготовки автомобиля к дальней дороге.

Первое, с чего мы начинаем прописывание рабочего процесса – это постановка конечной ЦЕЛИ выраженной в очевидных критериях (их можно увидеть, пощупать, измерить и т.д.). Или если сказать иначе, что я должен увидеть – услышать – почувствовать, чтобы я понял, автомобиль готов к дальней дороге? В нашем случае пусть это будет следующее:

1. Индикатор горючего в максимальном положении (что свидетельствует о наличии максимального количества бензина в баке);

2. На стеклянных поверхностях отсутствует грязевой налёт (если мы проведём по стеклу пальцем или чистой салфеткой, то на них не останется следов грязи).

3. Все электроприборы исправны (включаем повороты, фары, подсветку – горят).

4. Наличие запасного колеса (открываем багажник, видим, на месте).

5. Отсутствие посторонних шумов (скрежета стука и прочего, при работающем двигателе и в процессе движения автомобиля).

Именно совокупность этих критериев или промежуточных результатов дают нам уверенность в том, что автомобиль готов к дальней дороге, и значит, мы получили конечный результат – ЦЕЛЬ. У вас критерии могут быть иными, но это не важно. Главное понять принцип .

У нас с вами появилось пять критерием или результатов, совокупность которых даёт конечный результат: МАШИНА ПОДГОТОВЛЕНА К ДАЛЬНЕЙ ДОРОГЕ.

Дальше мы каждый из пунктов раскладываем на шаги, которые гарантированно приводят результату.

Промежуточный результат №1 - индикатор горючего в максимальном положении.

Шаги для его получения: заезжаю на заправку - вставляю пистолет - заливаю горючее до характерного щелчка пистолета, который и свидетельствует о том, что бак полный.

Контроль наличия результата: поворачиваю ключ зажигания - индикатор горючего в максимальном положении.

Промежуточный результат №2 - на стеклянных поверхностях отсутствует грязевой налёт.

Шаги для его получения: заезжаю в автомойку – заказываю услугу помывки автомобиля. Или, беру ведро с водой и тряпкой, начинаю мыть стеклянные поверхности.

Контроль наличия результата: проводим по стеклу пальцем или чистой салфеткой, на них не останется следов грязи.

Я думаю, что принцип прописания рабочего процесса стал понятнее.

Если предположим, что подготовку автомобиля к дальней поездке вы возложили на своего сотрудника, то вам остаётся только дать ему устную, а лучше письменную инструкцию о последовательности выполнения работы и конкретном результате на каждом из её этапов.

- поставить цель,

- дать алгоритм её выполнения

- и проконтролировать результат.

Вот для этого и существуют промежуточные и конечные результаты. Вы подходите к автомобилю, смотрит на индикатор, проводите салфеткой по стеклянной поверхности, включаете повороты и фары, заглядываете в багажник и видите «запаску» и при движении автомобиля отсутствуют посторонние шумы. На всё про всё уходит пару минут (вот она и экономия времени). В итоге вы понимаете, СОТРУДНИК ВЫПОЛНИЛ СВОЮ РАБОТУ, ЗА КОТОРУЮ ВЫ ЕМУ И ПЛАТИТЕ. Заметьте, что и персоналу становится в разы понятнее как обеспечить вам тот результат, который вы от него ожидаете.

Это простой пример и мы не стали глубоко уходить в детали. Самое главное, ПОНЯТЬ ПРИНЦИП рабочего процесса КАК он пишется, и для ЧЕГО.

И если вы однажды сделаете это в своем бизнесе, то проблемы с персоналом, контролем и свободным временем решатся быстро и надолго.

Удачи и процветания Вам и Вашему бизнесу!