Регламент, форматы протокола и повестки дня совещаний

Александр Кудряшов

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента»

Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.

Именно организационный этап наиболее подходит для выработки регламента по управлению совещаниями в компании. Здесь еще имеется достаточно времени, чтобы хорошо отработать принципиальные стороны проведения совещаний. Лучше начинать совещания, имея регламентирующий документ в письменном виде, чем создавать его «на ходу», при проведении реальных совещаний.

Сам факт того, что вы приступите к разработке регламента совещаний, приведет к появлению ряда связанных вопросов, например, зачем и какие совещания нужны, кто их участники, когда и как часто они должны проводиться, как готовить повестку дня и т.д.

Для ответа на них весьма желательно предварительно проработать и подготовить (пусть временный) регламент совещаний, письменный документ, который следует согласовать и утвердить у руководителя, а также довести его до участников совещаний для дальнейшего использования. По мере наработки практического опыта совещаний, регламент должен быть уточнен и принят как постоянный документ.

Большую пользу может принести памятка участнику совещаний. Обычно это короткая выжимка из регламента, документ с наиболее важными нормами и правилами, которые принимают на себя и обязуются выдерживать участники совещаний. Памятку в плакатном варианте, следует вывесить в комнате совещаний, чтобы находилась она в поле зрения участников.

Хороший регламент нельзя разработать как абстрактное руководство, в отрыве от конкретных условий предприятия. Регламент является одним из результатов обследования предприятия, и мы считаем, что для экономии времени целесообразно совместить этап организации совещаний с обследованием предприятия.

Насколько глубоко и детально должен разрабатываться регламент?

Здесь, как и везде, надо соблюдать меру. Попытки создать всеобъемлющий документ, в котором будут предусмотрены все нюансы поведения руководителя, докладчиков и выступающих, скорее всего, приведут только к потере времени. Например, если начальник на совещании упорно слушает только себя и никого другого, этого регламентом не исправишь. На совещании каждый должен заниматься своим делом, докладчик – докладывать, секретарь – протоколировать, а руководитель – вести повестку дня к решениям поставленных вопросов.

Регламент должен способствовать достижению определенных целей. В нашем случае цель – это эффективные и результативные совещания. Для этого в регламенте должны найти отражение ряд следующих требований:

Как обеспечить исполнение требований регламента?

Обычно в компании находится должностное лицо, которое «держит» порядок, отслеживает процедуры, обеспечивает привычный ход вещей. Это, как правило, руководитель организации или один из его заместителей, возможно, другой представитель топ – менеджмента. Для соблюдения процедуры совещаний таким лицом может быть и секретарь руководителя, обладающий соответствующими полномочиями и достаточным авторитетом, хорошо знающий регламент и систему автоматизации управления совещаниями.

С течением времени, любые, даже самые строгие требования регламентирующих документов затираются, забываются и не воспринимаются как обязательные к исполнению. Это естественный процесс, противостоять которому необходимо осознанными действиями.

Первый путь – включить регламент управления совещаниями в состав документации системы менеджмента качества (СМК) предприятия. В СМК существуют отлаженные процедуры аттестации и подтверждения соответствия, аудита и выявления отклонений от порядка исполнения установленных процедур. При этом должно быть назначено лицо, ответственное за функционирование системы менеджмент качества, в т.ч., и за исполнение регламента управления совещаниями.

Второй путь – использовать встроенную в систему управления совещаниями функцию контрольных вопросов, позволяющую фиксировать замечания и предложения участников по результатам проведенных совещаний для их дальнейшего совершенствования, задействовать, таким образом, своего рода обратную связь по качеству.

В итоге, чтобы обеспечить надлежащее исполнение регламентов совещаний и их дальнейшее совершенствование, следует использовать все пути, опираться на руководство, на СМК и на возможности программы автоматизации совещаний.

Формат повестки дня совещаний

Существует множество вариантов повестки дня совещаний. Каждое предприятие и организация создает ее, основываясь на собственном опыте, предпочтениях и ошибках. Выбор структуры очень важен для дальнейшего управления совещаниями, в первую очередь по соображениям удобства использования ее в повседневном режиме.

Не надо считать мелким техническим вопросом определение структуры повестки дня, а проще говоря, выбор полей, которые должны быть указаны в этом документе. Непродуманная структура лишит вас необходимой гибкости и удобства в ходе совещаний и, особенно – при составлении протокола.

Следует напомнить, что повестка дня по ходу совещания пополняется соответствующими записями и становится протоколом по его завершению. Для этого мы предлагаем единый планово – отчетный документ, в котором сочетаются записи повестки дня и протокола совещаний. Структура такого документа включает следующие информационные сущности:

Указанная схема обладает достаточной гибкостью для представления самых разнообразных повесток дня и подходит для совещаний в различных государственных, муниципальных и коммерческих организациях. Данная структура повестки дня образует своего рода дорожную карту, позволяющую четко контролировать ход совещания и сократить число необязательных ошибок. В зависимости от потребностей совещательного органа, в ней можно сократить некоторые поля, например, объединить цель и тематику совещаний, либо совместить в решениях вопросы и поручения совещаний, что несколько ослабит четкость формулировок, однако без потери качества этого документа.