Скопировать ссылку
Назначение этапа организации совещаний
Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.
Этот этап совершенно необходим, если Вы хотите использовать служебные совещания не как разовые мероприятия, а в качестве одного из важных инструментов менеджмента, систематически применяемого для управления компанией.
Зачастую вопросы организации смешивают с подготовкой совещаний, упуская из виду тот факт, что подготовка касается одного конкретного, предстоящего мероприятия, тогда как на этапе организации вопросы служебных совещаний разрешаются для совокупности совещаний, на более – менее длительную перспективу, полгода, год или больше.
К сожалению, вопросам организации обычно не уделяется должного внимания, хотя многие проблемы и недостатки совещаний вырастают из недоработок на этом этапе, из-за того, что руководитель не знал, не нашел времени или не захотел потратить силы на организацию дела.
Что необходимо учитывать при организации совещаний?
На этапе организации совещаний закладываются такие решения, последствия которых будут проявляться очень долго, поэтому руководителю следует проявить здесь ответственность и мудрость. Приведу самые необходимые действия.
- Прежде всего, следует четко определить цели основной массы совещаний, что обычно считается уже заданным, само собой разумеющимся, очевидным в том смысле, что начальнику эти цели известны. При отсутствии зафиксированных на бумаге (или в компьютере) целей, ход совещания начинает «гулять», отклоняться от желаемого, а устно проговариваемые руководством формулировки зачастую недостаточны для удержания совещания в нужном русле.
- Выбор целей неизбежно потребует выбора места служебных совещаний в схеме управления, что тесно связано с системой планирования и контроля исполнения, принятой в компании. Например, руководству надо решить, «проводить» ли через совещания, для обсуждения и в порядке контроля хода работ, годовые и квартальные планы предприятия, а также крупные контракты с ключевыми заказчиками.
- Согласно целям, следует определить тематику совещаний и круг рассматриваемых в рамках той или иной темы вопросов. На этапе организации это можно сделать в предварительном порядке, используя типовые темы и вопросы, к которым, надо сказать, так или иначе, на практике сведется повестка дня спустя некоторое время, когда совещательный процесс стабилизируется.
- Ясность в целях и тематике, а также привязка совещаний к плановым мероприятиям, позволит определиться с частотой и периодичностью совещаний, задать опорный график их проведения на период, например, на год. Такой график исключает организационные накладки и позволяет участникам заранее готовиться и учитывать служебные совещания в планах своей повседневной деятельности.
- Далее встает вопрос выбора участников совещания. Есть практика приглашения сотрудников, исходя из должности, чтобы никого не обидеть, например, всех начальников отделов, независимо от повестки дня совещания. Ясно, что некоторые из них будут просто терять свое время. Другая крайность – когда начальник вызывает секретаря и дает ему бумажку с фамилиями приглашаемых сотрудников, мудро отобранных именно к этому случаю. Все в напряжении и ждут, а вдруг на этот раз позовут и готовятся (или уже не готовятся) ко всему… .
- Мы рекомендуем определиться с постоянными участниками, ядром совещания, а затем назвать круг приглашаемых в зависимости от вопросов повестки дня и сделать это гласно, лучше в письменной форме оповестив сотрудников.
- Кажется совсем простым вопрос выбора форматов таких документов, как повестка дня и протокол совещания. Однако нередко возникают и бывают длительными творческие муки начальника и секретаря в добавлении (исключении, переименовании) строчек и колонок в этих документах, что делается иногда на глазах участников совещаний. Поэтому и здесь надо подготовиться заранее. Мы рекомендуем использовать единый планово – отчетный документ, в котором совмещена информация повестки дня и протокола совещания.
На этапе организации совещаний большую пользу можно получить от применения программы автоматизации управления совещаниями и поручениями разработки компании «Автоматизация менеджмента».
Ввод сведений об участниках совещаний
Прежде всего, необходимо ввести данные о сотрудниках, которые будут участниками совещаний, для чего необходимо создать и заполнить организационно - штатную структуру компании. Затем задать круг действующих лиц, обычно принимающих участие в совещаниях, из которых далее определяется руководитель и секретарь совещания. Эти лица будут автоматически включены во внутреннюю электронную почту и будут иметь доступ к информации в базе совещаний согласно с установленными полномочиями.
Планирование совещаний
После ввода сведений об участниках совещаний целесообразно сформировать начальное расписание (план) проведения совещаний на некоторый период (месяц, квартал, год). Если совещания как институт управления компанией регламентированы, то обычно известен месяц, день и час, когда они должны проводиться. Сотрудники, подключенные к системе, могут видеть это расписание и своевременно учитывать его в своей деятельности. По мере освоения программы, в этот план можно включать как совещания компании, так и совещания подразделений и временных рабочих групп. Эта возможность обеспечивает единую точку накопления и использования информации по всем совещаниям и унифицированную методологию их проведения в компании.
Выбор тематики совещаний
Далее следует определить темы и вопросы, которые будут рассматриваться на совещаниях. Здесь руководителю, проводящему совещания, желательно избегать импровизаций и твердо придерживаться понятной для всех участников линии. Что обсуждать и решать на совещании? Ясно, что в повестку должны входить как постоянные темы, так и появляющиеся по случаю, время от времени. Наиболее стабильным источником постоянных вопросов повестки дня может являться план работ компании, если, конечно, таковой имеется.
Для определения тем совещаний можно использовать функцию управления планированием, которая позволяет создать Единый Интегрированный Оперативный План (ЕИОП) компании и контролировать его исполнение. Этот план руководство может формировать по темам в соответствии с традициями компании, может задавать произвольное рассмотрение вопросов, а может структурировать повестку дня по разделам, ориентируясь на структуру ЕИОП или на рекомендации по сбалансированной системе показателей (в случае использования последней в компании).
В первом приближении, перечень разделов ЕИОП и определяет ядро постоянной тематики совещаний.
Контрольные вопросы этапа организации совещаний
Проверить, все ли сделано на этапе организации можно с помощью проверок, для чего следует использовать существующую в программе управления совещаниями встроенную систему ведения контрольных вопросов. В ней изначально поддерживается заданный разработчиком перечень вопросов, который, через соответствующий справочник, можно дополнить своими позициями и настроить на условия организации совещаний в конкретных компаниях. Ответы на контрольные вопросы фиксируются в системе с указанием автора ответа, даты и выводов по проверке.
Итоги этапа организации совещаний
Таким образом, по завершении подготовки к работе и выполнения этапа организации совещаний, с помощью программы управления совещаниями должны быть проделаны следующие работы:
- Введено штатное расписание (или его фрагмент) компании и получен список пользователей, в т.ч., список участников совещаний;
- Введен перечень участников совещаний из штатного расписания с указанием ролей (руководители, секретари, участники);
- Составлен план работы компании (или укрупненная по темам структура ЕИОП), из которого выбран список основных, постоянных тем совещаний;
- Построен график, план проведения совещаний на период, в котором предварительно запланированы дни, время начала и продолжительность совещаний;
- Сформирована типовая повестка дня совещаний, структурированная по основным темам (и по возможности) вопросам совещания;
- Разработан временный регламент проведения совещаний, закрепляющий принятые решения по совещаниям (или, хотя бы, небольшая памятка участникам совещаний);
- Этап организации совещаний проверен с использованием списка контрольных вопросов.
