Регламент, который поможет компании быстро сформировать бюджет

Группа компаний «КорпусГрупп» работает на рынке производственно-хозяйственного аутсорсинга и специализируется на оказании услуг в области организации питания и профессиональной уборки помещений. В первые годы деятельности услуги оказывались на предприятиях Москвы и области, но в дальнейшем бизнес стал активно развиваться, появлялись региональные подразделения. Группа разрослась, удаленные филиалы преобразовались в отдельные бизнес-единицы.

По мере роста бизнеса компания столкнулась с проблемой недостаточного бюджетного контроля над дочерними структурами. В связи с этим по поручению основного акционера группы финансовый отдел разработал единые правила формирования бюджетов, в том числе консолидированного. В результате был разработан шаблон, в который заложены правила бюджетирования и график составления финансовых планов компаний на очередной год.

Спектр услуг, оказываемых региональными подразделениями, однообразен – организация питания и клининг, многие статьи затрат имеют примерно одинаковый вес. Это позволило унифицировать многие показатели «дочек», выработать общую бюджетную политику и избежать былых разногласий, когда в процессе бюджетирования участники ссылались на специфику их подразделения и клиентов, особенностей региона и т.п. По этим причинам управляющей компании приходилось тратить много времени на анализ представляемых данных. Обновленная схема формирования бюджета предполагает целевые показатели, которые ежегодно устанавливаются акционером, после чего управляющая компания формирует бюджетное задание. Оно направляется всем бизнес-единицам, которые самостоятельно составляют бюджеты, учитывая целевые показатели по основным статьям затрат. Весь процесс занимает сейчас вдвое меньше времени, чем раньше – от формирования бюджетного задания до получения консолидированного бюджета проходит полтора месяца, при том что в группе насчитывается около 40 бизнес-единиц.

Кроме того, в ГК «КорпусГрупп» утверждена схема внесения корректировок в бюджет.

С ней можно ознакомиться здесь.

Наталья Данилова, советник генерального директора по экономике и финансам «КорпусГрупп»

По ссылке в конце статьи можно скачать полную версию документа.

1. Общие положения

1.1. Бюджетная политика на 2012 финансовый год (далее – Политика) определяет принципы и правила формирования бюджетов и составления отчетов об исполнении бюджетов ГК в 2012 году.

1.2. Политика направлена на достижение целей корпоративной стратегии ГК: снижение степени риска, рост доходов и снижение издержек.

1.3. Действие настоящей Политики распространяется на всех участников процесса бюджетирования.

<…>

3. Принципы бюджетирования по бюджету доходов и расходов действующего бизнеса

3.1. Принципы составления и утверждения БДР.

3.1.1. Бюджет составляется по установленной форме БДР (ФД-1) на период январь – декабрь 2012 года, помесячно.

3.1.2. Утверждение бюджетов производится не позднее 25 декабря 2011 года.

Утвержденные бюджеты действуют в течение 1 (одного) бюджетного года.

3.1.3. Бюджет составляется по всем действующим контрактам и новым проектам филиалов:

– на уровне юридического лица производится консолидация и выверка планируемого финансового результата, а также расчеты оборотного капитала и планирование административных затрат;

Дивизион – несколько юридических лиц, сгруппированных по региональному признаку.

– на уровне дивизиона производится техническая консолидация бюджетов юридических лиц, входящих в его состав.

3.1.4. Форма бюджета филиала имеет лист «Новые проекты». Он предусмотрен для отражения новых продаж филиала в случаях их планирования.

3.1.5. В листах «Действующие проекты» бюджет должен составляться по видам деятельности и заказчикам отдельно.

3.2. Принцип определения выручки для действующего бизнеса.

Под инфляцией подразумеваютсяофициальные данные Федеральной службы госстатистики.

Планирование выручки в 2012 году осуществляется от факта текущих контрактов (на 1 декабря 2011 года) в пересчете по количеству рабочих дней, с учетом сезонности, с планированием прироста с июля 2012 года (индексация контрактов) на уровень инфляции. Индексация принимается из статистики инфляции предшествующего года и утверждается приказом генерального директора «Об основных параметрах бюджетирования на 2012 финансовый год». Индексация отражается суммой за шесть месяцев, разнесенной по бюджету до конца планируемого года в любой пропорции на усмотрение директора филиала:

NS2012 (год) = NS2011 (год) × Kиндексации : 2

где Киндексации – прирост потребительских цен за 2011 год.

3.2.1. Планирование БДР строится по принципу снизу вверх (от филиала), но с учетом «Основных параметров бюджетирования на 2012 финансовый год».

3.3. Затраты администрации юридического лица планируются экономистами отдельным листом «Администрация» в бюджете филиала и утверждаются в УК.

<…>

3.5. Бюджетное задание в 2012 году разрабатывается пофилиально и направляется в исполнительную дирекцию в качестве ориентира для развития бизнеса и согласования выхода на стратегические показатели.

Бюджетное задание – показатель выручки (в рублях), а статьи затрат учитываются как процент в выручке.

3.6. Принципы установления нормативов бюджетного задания по выручке в абсолютных значениях и по удельным весам основных статей затрат для действующего бизнеса.

3.6.1. Показатели бюджетного задания определяются от граничных значений стратегических показателей ГК и декомпозируются на филиалы. Бюджетное задание утверждается генеральным директором.

Например, если программа направленана оптимизацию потребления сырья, то норматив по данной составляющей сырья должен быть пересмотрен.

3.6.2. По результатам защиты тактических планов филиалов и дирекций УК, а также проектов функциональных дирекций УК в бюджетное задание вносятся корректировки на величину эффекта и затрат по этим программам.

3.7. На этапе согласования бюджетов филиалов в исполнительной дирекции производится гармонизация бюджетов, полученных снизу вверх, и по-филиальных бюджетных заданий.

<…>

4. Принцип формирования бюджета новых продаж коммерческой дирекции

4.1. Бюджет продаж коммерческой дирекции.

4.1.1. Формируется отдельным бюджетом по форме, установленной БДР на период январь – декабрь 2012 года, помесячно; согласно принципам, принятым в Политике в области продаж.

4.1.2. Утверждение бюджетов производится не позднее 25 декабря 2011 года.

Утвержденные бюджеты действуют в течение 1 (одного) бюджетного года.

4.1.3. Показатели бюджета новых продаж определяются от граничных значений стратегических показателей ГК. Бюджет продаж предусматривает предоставление информации в развернутом виде: в натуральных показателях – количество проектов, и в денежных показателях – выручка по новым проектам в календаре финансового года.

4.1.4. Планируется и распределяется коммерческим директором.

4.1.5. Включается в свод бюджетов по ГК дополнительно.

5. Принципы бюджетирования по бюджету доходов и расходов управляющей компании

5.1. Принципы составления и утверждения БДР УК.

5.1.1. Бюджет составляется по установленной форме БДР на период январь – декабрь 2012 года, помесячно.

5.1.2. Утверждение бюджетов производится не позднее 25 декабря 2011 года.

Утвержденные бюджеты действуют в течение 1 (одного) бюджетного года.

5.1.3. При принятии бюджета производится сравнение утверждаемых значений статей затрат с бюджетным заданием для УК.

5.2. Принципы формирования затрат УК.

5.2.1. ФОТ УК планируется по штатным расписаниям юридических лиц, входящих в УК, на 1 декабря 2011 года, с учетом планируемых изменений на финансовый год, утвержденных генеральным директором.

5.2.2. Бюджет УК формируется по функциональным подразделениям, ответственность за формирование и исполнение бюджетов возлагается на руководителей соответствующих функциональных подразделений.

Проекты учитываются в бюджетах выгодополучателей, у которых есть собственные бюджеты доходов и расходов.

5.2.3. Бюджет корпоративных проектов или программы составляется отдельно по факту утверждения паспорта проекта и включается в бюджет функционального подразделения УК. Бюджет составляется на год и расписывается (разносится) по выгодополучателям в каждом конкретном проекте.

5.3. Принципы формирования доходов УК.

<…>

Бюджет управляющей компании планируется с нулевой прибылью, то есть доходы должны быть равны расходам.

5.3.2. Доходы в плане УК должны соответствовать суммам планируемых расходов УК +/– 2 процента.

5.3.3. Суммы договоров УК сторнируются из финансового результата филиалов, не искажая результатов финансово-хозяйственной деятельности.

<…>

6. Принципы бюджетирования движения денежных средств

6.1. Бюджет составляется в установленной форме по филиалам и юридическим лицам на период январь – декабрь 2012 года, помесячно. Утверждение бюджетов производится не позднее 25 декабря 2011 года. Утвержденные бюджеты действуют в течение 1 (одного) бюджетного года.

Чистый денежный поток в планируемом бюджете должен быть положительным.

6.2. По всем филиалам и юридическим лицам, входящим в УК, планирование денежных средств ведется по принципу отсутствия кассовых разрывов.

6.3. Формирование плановых целевых перечислений в УК производится с поправочным/корректирующим коэффициентом на возможные списания просроченной кредиторской и дебиторской задолженности юридического лица, имеющейся на начало отчетного периода. Учитывается также возможное невыполнение плана по чистой прибыли.

<…>

7. Принципы бюджетирования бюджета капитальных вложений

7.1. Бюджет составляется по установленной форме на период январь – декабрь 2012 года, помесячно. Утверждение бюджетов производится не позднее 25 декабря 2011 года. Утвержденные бюджеты действуют в течение 1 (одного) бюджетного года.

Устанавливается как нормативный, по данным статистики компании за предыдущие периоды.

7.2. Размер планируемых сумм капитальных затрат филиала не должен превышать 0,7 процента от выручки без НДС.

7.3. БКВ включает в себя:

– бюджет капитальных вложений действующего бизнеса;

– финансирование корпоративных проектов/программ (обновление программного обеспечения, закупка серверов и т.д.).