Как работать с самозанятыми в 2025 году

Игорь Знак

Генеральный директор Qugo

Кто такие самозанятые

Налог на профессиональный доход (НПД) в 2024 году отметил свой юбилей — 5 лет, как он был введен в качестве эксперимента. Самозанятые — это физлица или ИП, которые зарегистрировали специальный налоговый статус и сами платят налог с доходов, полученных от их профессиональной деятельности. Они не считаются официально трудоустроенными, а оказывают разовые услуги по заказам.

Самозанятые могут:

• Продавать товары собственного производства. Например, торты, вязанные игрушки или подарочные продуктовые корзины.
• Оказывать услуги. Это самый распространенный вид сотрудничества с плательщиками НПД. Компании часто обращаются к дизайнерам, копирайтерам, курьерам и так далее.
• Выполнять работы. Например, по ремонту помещений или оборудования.

Конкретного перечня того, чем могут заниматься самозанятые, нет. Но есть виды деятельности, которые запрещены плательщикам НПД:

• Перепродавать товары.
• Заниматься деятельностью, связанной с полезными ископаемыми.
• Продавать подакцизные товары.
• Работать по договорам поручения и комиссии, а также по агентским договорам.

Почему компаниям выгодно работать с самозанятыми

Плательщики НПД сами платят за себя налоги — заказчик не является налоговым агентом и не перечисляет страховые взносы с вознаграждения самозанятого. Экономия налицо — 30% от стоимости услуги.

Для подтверждения расходов компании надо заключить договор ГПХ и получить от самозанятого чек. Этих двух документов хватит для бухгалтерского и налогового учета. Дополнительно можно подписать акт — он будет являться закрывающим документом, который подтвердит принятие оказанной услуги.

Эти два преимущества касаются только финансов и бухучета. Но есть и другие, например, кадровые:

• С самозанятыми заключается договор ГПХ, а это значит, что компания может выбирать любого исполнителя по своим критериям.
• Воинский учет исполнителей по договорам ГПХ не ведется, в том числе и по самозанятым. Компания минимизирует штрафы за возможные нарушения и освобождается от обязанности оповещать о повестках.
• При нарушении условий договора его можно расторгнуть, а также запросить неустойку. Уволить штатного работника сложнее — нужно составлять акты нарушений, выносить предупреждения и соблюдать другие нормы ТК РФ.

Риски сотрудничества с самозанятыми

ФНС постоянно проверяет компании, которые работают с плательщиками НПД, на сокрытие трудовых отношений и незаконную оптимизацию налогов — это основной риск. Одними из главных признаков этого являются:

• сотрудничество 3 и более месяцев;
• компания обеспечивает исполнителя всеми необходимыми материалами и оборудованием;
• самозанятый работает по графику заказчика и на его территории;
• перечисление вознаграждения происходит в даты выплаты зарплаты;
• у самозанятого это единственный источник дохода (нет других заказчиков).

При проверке учитывается совокупность указанных и некоторых других критериев.

Если ФНС переквалифицирует договор ГПХ с самозанятым в трудовой, то:

• исполнителя придется принять в штат с даты начала сотрудничества, а значит на него будут распространяться социальные гарантии (отпуск, больничный);
• заказчика заставят уплатить НДФЛ и страховые взносы, а также пени за несвоевременное перечисление;
• также потребуется пересдать налоговую отчетность за весь период, в котором были найдены нарушения (ФНС имеет права проверять 3 предыдущих календарных года);
• ФНС оштрафует компанию на сумму от 50 000 до 100 000 рублей, ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, а должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ);
• за грубое нарушение учета с занижением налоговой базы компанию могут оштрафовать на 20% от суммы неуплаченного налога и взносов. Минимальный размер штрафа — 40 000 рублей (статья 122 НК РФ).

Как работать с самозанятыми в 2025 году

Дабы избежать проблем с контролирующими органами, надо сотрудничать с плательщиками НПД в рамках закона и с особым вниманием относиться к ведению документооборота. Главное правило — нельзя увольнять штатных работников и замещать их самозанятыми.

Определитесь с услугой и исполнителем

Не заключайте договор ГПХ с работниками, которые нужны для основной деятельности. Например, с продавцами, если у вас магазин. Или с бухгалтерами в аутсорсинговой компании. Это основные сотрудники. Выберите услугу, которая нужна бизнесу разово или редко. Например, разработчик логотипа или специалист по ведению групп в соцсетях. Также можно привлечь исполнителей на пик сезона или временное расширение бизнеса.

Определитесь с требованиями к исполнителю: образование, возраст, опыт работы, место проживания и другие. Сформулируйте его задачи: что он должен сделать, в какой срок, сколько стоит услуга (от минимальной суммы до максимальной). После этого приступайте к поиску исполнителя. Это можно сделать через знакомых или на специальных платформах для работы с самозанятыми. Просто разместите заказ на сайте, отслеживайте отклики и выбирайте исполнителя, который больше вам подходит.

Заключите договор ГПХ с самозанятым

Сделки между компанией и физлицом, в том числе самозанятым, составляются в письменной форме (статья 161 ГК РФ). Договор можно не заключать, если компания оплачивает разовую услугу или товар в момент получения. Но это редкость — обычно оказание услуги занимает несколько дней или недель, поэтому лучше подписать договор ГПХ.

Перед заключением договора проверьте статус плательщика НПД. Это можно сделать на сайте ФНС. Введите ИНН исполнителя и дату, на которую надо проверить статус.

При составлении договора обязательно:

• укажите, что исполнитель является плательщиком НПД;
• подробно опишите услугу или товар, конкретный срок выполнения (действия договора);
• сумму вознаграждения и срок перечисления средств (например, в течение 5 дней после сдачи услуги или подписания акта выполненных работ);
• пропишите обязанности исполнителя: сформировать и передать чек, выставленный в приложении «Мой налог», подписать акт, оповестить об утрате специального налогового статуса.

Что нельзя указывать в договоре с плательщиком НПД

Есть пункты, которые категорически нельзя указывать в договоре ГПХ с самозанятым. Например:

• Обязанность зарегистрировать специальный налоговый статус для продолжения сотрудничества.
• Называть стороны договора «работодателем» и «сотрудником». Надо — «заказчик» и «исполнитель».
• Указывать постоянную рабочую функцию, должность исполнителя и социальные гарантии — это привилегии работников.
• Прописывать полную материальную ответственность. В договоре ГПХ с самозанятым можно прописать пени или неустойку.

Правильно составленный договор защитит компанию от споров с самозанятым исполнителем и с ФНС. Форму договора можно скачать пройдя по ссылке.

Проверьте услугу, подпишите акт и оплатите работы самозанятого

После того, как исполнитель закончит свою работу, проверьте правильность ее выполнения. Рекомендую подписать акт выполненных работ. В нем укажите:

• Дату и номер документа.
• Название компании или ФИО ИП-заказчика, а также ФИО исполнителя.
• Наименование выполненных работ или оказанных услуг, их количество и стоимость.
• Качество работ или услуг.
• Подписи сторон.

После этого проверьте статус исполнителя еще раз и оплатите услугу — это можно сделать наличными или безналично. Способ перечисления указывается в договоре.

Получите чек от самозанятого

Плательщик НПД обязательно должен выставить чек в приложении «Мой налог» и передать его заказчику:

• в момент расчета, если оплата происходит наличными;
• не позднее 9 числа следующего месяца — по безналу.

Если самозанятый не предоставит чек — напишите ему и постарайтесь урегулировать этот вопрос самостоятельно. В противном случае заказчик может обратиться в ФНС с документами, подтверждающими сотрудничество с плательщиками НПД, — подписанный договор и акт, а также переписку с исполнителем. Тогда инспектор проверит самозанятого и обязует выставить чек, а также оштрафует плательщика НПД.

Как выбрать надежного исполнителя

Новое сотрудничество — это риски с двух сторон. Исполнитель переживает, что его работа не подойдет или ее не оплатят, а заказчик — что самозанятый вовремя не выполнит заказ. 100% гарантии никто дать не может, но есть несколько способов, как максимально обезопасить себя от ненадежных исполнителей:

1. Работать только с проверенными самозанятыми. Возможно, вы уже работали с кем-то по такой же услуге или вам посоветовали кого-то как хорошего специалиста.
2. Изучить портфолио. Выбор любого исполнителя основывается на той информации, которую указывает о себе кандидат. Если у самозанятого нет портфолио — запросите эту информацию: попросите его показать примеры уже выполненных работ, если это возможно.
3. Посмотреть отзывы об исполнителе. На специальных платформах заказчики нередко могут оставлять обратную связь по заказу. Также каждому самозанятому присваивается рейтинг.
4. Обратить внимание на общение с самозанятым, в том числе и на скорость его ответов на ваши сообщения. Это важно, если исполнитель, заинтересованный в заказе, будет отслеживать переписку и быстро отвечать на все вопросы. Стиль общения тоже оказывает свое влияние, как на первое впечатление о самозанятом, так и о его профессиональном опыте. Например, надежный дизайнер будет расспрашивать о нюансах эскиза, а также о формате, в котором надо будет сдать конечный результат.
5. Посмотреть информацию по самозанятому в интернете. Возможно, этот человек уже известен. Например, копирайтер пишет статьи на других сайтах или ведет блог.

***

Бизнес сам выбирает, с кем ему удобнее сотрудничать. Но стоит помнить о законе и не нарушать его. Увольнять всех работников и заменять их труд самозанятыми, так как это выгодно — главная ошибка бизнеса. Перед заключением договора ГПХ с плательщиком НПД следует взвесить все плюсы и минусы, бизнес-обоснованность привлечения такого исполнителя, а также внимательно отнестись к формулировкам в договоре. При соблюдении этих простых правил вы сможете воспользоваться всеми плюсами нового налогового режима.