Скопировать ссылку
Любой управленческий инструмент требует настройки. Иначе вместо пользы и синергетического эффекта участники получают порцию разочарования и охлаждения. Главная причина скепсиса со стороны российских менеджеров к стратегическим сессиям — непонимание, как и при каких обстоятельствах его применять.
Первоначально стратегические сессии рассматривались как закрытый клуб основателей компании исключительно крупного бизнеса с численностью штата в несколько тысяч человек. Затем к формату стали присматриваться представители среднего и малого предпринимательства, что внесло существенные коррективы в управленческую модель инструмента. Его стали путать с коммьюнити-интенсивами, командообразованием и иными вариантами фасилитации (прим.: профессиональная организация группового обсуждения, направленного на достижение поставленных целей).
Разница между тимбилдингом, игровыми «тренировками» и форсайт-сессиями огромна. Стратсессию все же нужно относить в первую очередь к методу аудита и экспресс-санации компании силами топ-менеджмента. Однако часто руководитель спускает задачу на своего заместителя по организации внепланового совета акционеров «без галстуков». При этом четкой цели не ставится, как и конкретных ожиданий. В итоге управленческое звено не понимает ценность и целесообразность стратсессий.
Что такое стратегическая сессия?
Стратегическая сессия — это ежегодное плановое мероприятие для высших должностных лиц — акционеров, владельцев бизнеса, инвесторов, членов совета директоров, управляющих партнеров и руководителей высшего звена, во время которого обсуждаются ключевые направления развития компании и принимаются конкретные решения. Основная цель — совместно определить, в какой точке от генеральной цели находится бизнес, оценить текущую ситуацию, выявить возможности и угрозы, разработать конкретные планы действий для достижения поставленных целей.
Стратсессия — подходящий повод поговорить с акционерами про будущее бизнеса начистоту.
В зависимости от задач выделяют два направления стратсессий:
- долгосрочные цели и стратегическое развитие компании;
- командная динамика и внутренние отношения среди менеджеров.
Кто модерирует стратегическую сессию?
Не редко первые лица компаний привлекают отраслевых экспертов к закрытому мероприятию, чтобы детализировать запросы в конкретных областях — например, автоматизация, защита ИТ-активов, облачные решения, финансовая структура, налоги.
В качестве ведущих и модераторов приглашают профессиональных фасилитаторов, кто умеет выстроить коммуникацию между участниками и сгладить острые моменты в переговорах.
В ходе сессии нужно на бумаге закрепить от каждого управленческого звена те результаты, которые для него важны в обсуждении. Например, для акционера часто важнее прозрачность, прогнозируемость, понимание, насколько бизнес эффективен, и обещание менеджмента быстрее растить бизнес. Тогда как для менеджмента важно договориться о конкретных целях, полномочиях, инвестициях и бонусах.
Когда нужны стратегические сессии?
Сегодня многие компании перестраивают архитектуру своей юнит-экономики, финансовой корпоративной системы, ИТ-инфраструктуры. Каждый процесс идет параллельно, но в связке со всеми изменениями. В один момент собственники начинают испытывать стагнацию, то, что бизнес буквально начинает буксовать в развитии. Нужны новые опоры, траектория выхода на новые рынки или свежие точки роста.
Стратсессии помогают спланировать серьезные изменения и простроить их путь.
Одна из важнейших задач, которую решает инструмент, — повышение операционной эффективности или противостояние кризису.
Веское основание для собрания — организационные изменения на уровне структуры предприятия, когда прошлая стратегия становится не актуальной.
Разбираем на примере кейса
На моей практике был реальный пример, когда стратсессия буквально вытянула консалтинговую компанию в сфере ИТ из кризиса, который начинался как финансовый коллапс и потянул за собой межличностный конфликт между партнерами.
Кризис случился в 2022 году, когда компания столкнулась с оттоком клиентов и финансовыми трудностями. Менеджмент решил, что пора провести стратегическую сессию для определения плана действий и во избежание дальнейшего ухудшения ситуации и возможного кассового разрыва.
Тревожные факторы, которые предстояло обсудить первым лицам в рамках сессии:
- резкое падение финансовых показателей;
- массовый отток клиентов;
- снижение мотивации разработчиков и угроза массовых увольнений;
- компания ошибочно считала, что проблемы связаны с санкциями.
Как проходила стратегическая сессия
- Первый день. Участники в ходе живого обсуждения смогли выявить реальные причины кризиса и обнаружить проблему с наймом персонала — до 3 месяцев уходит на поиск одного программиста. В силу нехватки сотрудников задачи перераспределялись между другими звеньями, что привело к снижению производительности и задержкам в выполнении клиентских задач. Причина проста — специалист, которому делегировали задачу, попросту не имел соответствующих компетенций.
- Второй день. Менеджмент подготовил презентацию своего общего видения будущего компании и сформировал внятную структуру приоритетности задач.
- Третий день. К презентации подключились руководители направлений, которые под озвученное днем ранее видение менеджмента сформировали общий бюджет с расчетом необходимых ресурсов.
К финишу стратсессии участники единогласно пришли к заключению, что основная проблема не в санкциях, а во внутренних процессах. Им удалось бесконфликтно сформировать и утвердить новую стратегию развития, составить конкретный план действий с бюджетированием. Такой подход повысил в разы вовлеченность топ-менеджмента.
Для данной компании использование стратсессии как кризис-практики уже не новый опыт. Однако предыдущие попытки проведения были менее успешными, так как планы не выполнялись из-за появления срочных задач. В этот раз подход был изменен: сессия проходила в формате трехдневного погружения, что позволило сфокусироваться на стратегических вопросах и не отвлекаться на текущие проблемы.
А есть ли у компании лидер?
В один момент все попытки встряхнуть компанию могут упереться в этот вопрос. Кто стоит во главе вашего предприятия — командный лидер или играющий тренер? От этого зависит результативность любой стратегической сессии — готовность первого лица лично принимать участие в процессе.
Вот здесь сложно сказать, что правильно. Я сталкивался и с тем, и с другим стилем управления. Выбор главой конкретной тактики зависит от этапа развития компании: зрелая или развивающаяся, стагнирующая компания. И как конкретный цикл отражается на ее внутренней культуре, как сотрудники себя ведут в этой культурной социальной среде, какие отношения складываются внутри департаментов.
Например, командный лидер — это стратег, который делегирует исполнение своих полномочий, он задает некоторые направления, вдохновляет и координирует команду. Он хороший управленец для зрелых компаний уже со сложившейся культурой.
Играющий тренер больше необходим в периоды быстрых изменений и кризиса или на стадии формирования новой команды. Он активно участвует в операционных действиях, ведет за собой, обучает непосредственно на практике, исполняет роль ментора для своих коллег.
Думаю, что по-настоящему сильный руководитель умеет сочетать оба подхода. Стратегически мыслить, периодически делегировать свои полномочия коллегам, но при необходимости включаться в операционную деятельность и быть готовым объяснять, как выполнить ту или иную конкретную задачу.
Кейс
В ходе стратегической сессии в одной из крупнейших нефтегазовых компаний России ключевым фактором успеха стало личное участие председателя правления. По итогу он представил детализированный план по реализации новой стратегии, а топ-менеджмент получил четкое указание о необходимости разработки аналогичных документов на всех уровнях управления: от вице-президентов и глав дочерних структур до руководителей отдельных департаментов. Данный подход обеспечил системное внедрение стратегических инициатив в операционную деятельность предприятия.
Такой пример подтверждает, что именно участие первого лица в стратсессиях мотивирует весь менеджмент вовлекаться в процесс на равных.
С какими запросами компании организуют стратегические сессии?
Преодолевая плато, компания задумывается не просто о масштабировании. Нет. Его размах целеполагания выходит на новую орбиту. Там смешиваются уже импакт-экономика, социально-ориентированная миссия, выпуск собственной цифровой валюты с размышлениями о корпоративной экосистеме. К таким вопросам не всегда готовы сами лидеры, очень много должно совпасть как в их личной трансформации, так и в запросе на новые смыслы бизнеса.
Есть компании, которые задают более понятные вопросы. К примеру, существует бизнес-юнит, который в последние годы не радует. Надо понять: закрыть его, перезагрузить или развернуть в другую сторону.
Иногда вопросы касаются быстрого роста предприятия, и к этой перестройке оно тоже не готово. Структура организации больше не соответствует потребностям компании, поэтому ее нужно переосмыслить. Важно определить, кто является слабым звеном в команде. Или половина команды сменилась, поэтому необходимо синхронизировать сотрудников по ценностям и целям.
Как правильно применить результаты, полученные на стратегической сессии?
Решения, найденные на стратсессии, являются уникальными в каждом случае. Во-первых, каждый сотрудник должен знать и принимать ответ на вопрос: «Чтобы что?». Зачем компании нужно получить запланированный результат и как от этого изменится жизнь конкретного сотрудника. Другими словами, стратегическую цель нужно продать прежде всего исполнителям.
Пошаговое руководство по организации стратегической сессии
Планирование мероприятия
Выберите оптимальную дату, учитывая:
- начало годового цикла планирования;
- период до формирования бюджетов;
- исключение праздничных дней;
- отсутствие массовых отпусков.
Формирование состава участников для каждого трека сессии
Консенсус-сессия:
- высшее руководство;
- первое лицо компании.
Этап синхронизации:
- расширенная управленческая команда;
- профильные эксперты;
- президент компании в качестве спикеров.
Важные требования:
- личное присутствие всех участников;
- формирование внутренней команды подготовки;
- при привлечении внешнего фасилитатора важно сохранить внутреннюю команду.
Подготовка контента
Подготовьте официальное заявление от первого лица для отправки всем участникам:
- подтверждение важности сессии;
- демонстрация личного участия.
Организуйте предварительную работу со спикерами:
- брифинг за 2+ недели;
- ознакомление с контекстом;
- разъяснение целей сессии.
Структурируйте работу групп:
- создайте межфункциональные команды;
- подготовьте инструкции для лидеров групп;
- обеспечьте скрипт для фасилитатора или самомодерацию без внешних помощников.
Тайминг мероприятия
Заложите время на:
- формирование рабочих групп;
- достижение продуктивного режима;
- конструктивные дискуссии;
- неформальное взаимодействие участников.
Продумайте этапы:
- обсуждение инициатив;
- анализ текущих планов;
- проработку проблемных зон;
- механизмы внедрения решений;
- систему контроля выполнения.
Успех стратсессии напрямую зависит от тщательности подготовки и вовлеченности всех участников процесса. Топ-менеджмент будет рассчитывать на развитие и укрепление горизонтальных и вертикальных связей.
Почему я считаю стратегические сессии важным инструментом?
На стратегических сессиях повышается адаптивность коллектива благодаря озвучиванию мнения коллег. Каждый ищет точки соприкосновения, чтобы компания по итогу быстрее реагировала на изменения и внедряла новые решения. Создается вовлеченность в первую очередь топ-менеджмента, который не просто ставит задачи, а становится их соавтором. И это применимо не только для высшего звена, но и для групп управленцев разного уровня.
