Структура ФЭС: опыт практиков

Формирование структур ФЭС

По мнению финансовых директоров и консультантов, которых мы опрашивали в ходе подготовки этого материала, формирование структуры финансово-экономической службы можно условно разделить на два этапа:

• определение функций и задач ФЭС;
• группировка функций и создание отделов.

Функции и задачи ФЭС финансовые директора определяют с учетом специфики деятельности компании и требований собственников бизнеса, а также законодательства.

Личное мнение Дмитрий Исаев,консультант компании «Ланит» (Москва)

Я считаю, что финансово-экономическая служба должна отвечать за следующие направления работы компании:

• формирование международной финансовой отчетности (IAS, GAAP);
• управленческий учет;
• операционное бюджетирование;
• контроль взаиморасчетов и осуществление платежей;
• проведение финансовых операций (кредиты, депозиты, ценные бумаги, валютные операции);
• финансово-экономический анализ.

Ольга Кузьмина, начальник финансового отдела ООО «Лекс-Финанс» Консалтинговой группы «Лекс» (Тюмень)

В нашей компании основными задачами финансово-экономической службы являются:

• реализация единой экономической политики;
• управление финансами;
• организация и ведение бухгалтерского учета;
• представление налоговой и статистической отчетности в контролирующие органы;
• организация корпоративного управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности.

Большинство опрошенных нами финансовых директоров согласились с приведенными перечнями задач и функций ФЭС. Нет лишь единого мнения о том, должна ли ФЭС отвечать за внедрение информационных технологий и внутренний аудит.

Как отметил Мартин Арутюнян, старший менеджер департамента консалтинга компании «Делойт и Туш», «пять-шесть лет назад в России в состав финансово-экономической службы большинства компаний входил отдел информационных технологий. Это было вызвано тем, что финансовый директор являлся основным инициатором автоматизации бухгалтерского учета и внедрения корпоративной информационной системы. Сегодня роль информационных технологий в бизнесе изменилась, поэтому более эффективным представляется выделение соответствующей службы в отдельное подразделение, подчиняющееся генеральному директору». Большинство финансовых директоров согласились с подобной точкой зрения¹.

По поводу функции внутреннего аудита мнения финансовых директоров и консультантов разделились. Консультанты считают, что эта работа не должна осуществляться ФЭС. По словам Дмитрия Исаева, «подразделение внутреннего аудита решает широкий круг задач контроля, анализа предпринимательских рисков и оценки процедур управления и соответственно имеет отношение к самым разным аспектам деятельности компании. Поэтому для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору». Однако большинство опрошенных нами финансовых директоров утверждают, что внутренний аудит — одна из функций ФЭС. Как сказал финансовый директор компании «Исток» Александр Панков, «это вопрос доверия акционеров и собственников бизнеса своему финансовому директору. Если они доверяют ему полностью, то внутренний аудитор должен работать в составе ФЭС, если же нет, то эту функцию можно вывести за рамки финансовой службы и использовать как инструмент контроля, в том числе над финансовым директором».

После того как функции и задачи ФЭС определены, в рамках службы выделяются обособленные подразделения.

Личный опыт

Мартин Арутюнян, старший менеджер департамента консалтинга компании «Делойт и Туш»

В ФЭС необходимо выделить следующие структурные подразделения:

• бухгалтерия — для ведения российского бухгалтерского и налогового учета, составления международной финансовой отчетности;
• планово-экономическое управление (в некоторых компаниях — управление контроллинга) — для ведения управленческого учета, финансового планирования;
• управление финансового анализа и учета — для финансово-экономического анализа;
• инвестиционное управление — для работы с кредитами, депозитами, ценными бумагами, для проведения валютных и документарных операций;
• казначейство — для осуществления платежей.

В зависимости от отраслевой специфики внутри управлений могут быть организованы отделы (подотделы), отвечающие за выполнение определенных функций: биллинг (выставление счетов), работа с дебиторами и кредиторами, прогнозирование, налоговое планирование и т. д. В ряде крупных российских компаний в структуре финансово-экономической службы встречаются управления и отделы, занимающиеся разработкой методологии бухгалтерского учета и финансового анализа, а также отвечающие за консолидацию и подготовку финансовой отчетности по международным стандартам.

Многие специалисты считают, что не следует дробить ФЭС на множество небольших отделов — лучше выделить несколько крупных подразделений.

Личный опыт

Александр Кузьмичев, эксперт консультационной компании BKG (Москва)

Чтобы управление было эффективным, в ведении руководителя финансово-экономической службы должны находиться три-четыре подразделения.

По моему мнению, в структуре ФЭС нужно выделить управление экономического анализа и планирования, казначейство и бухгалтерию.

Управление экономического анализа и планирования занимается экономическим планированием (бюджетированием), контролем исполнения бюджетов, экономическим анализом. Казначейство планирует движение денежных средств, проводит финансовый анализ, оценку текущих или предполагаемых источников финансирования, готовит кредитные и депозитные договоры, управляет дебиторской и кредиторской задолженностями. В ведении бухгалтерии находятся регистрация, обработка и хранение бухгалтерской информации, а также бухгалтерский, управленческий и налоговый учет.

Все опрошенные нами эксперты высказали мнение, что бухгалтерия входит в структуру ФЭС, следовательно, главный бухгалтер должен подчиняться финансовому директору. Однако в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете»², главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору. По мнению Виктора Кириченко, руководителя направления Центра управленческого консультирования компании «Русаудит Дорнхофф, Евсеев и партнеры», «это требование законодательства можно соблюсти путем придания статуса главного бухгалтера должностному лицу, в действительности исполняющему обязанности финансового директора. При этом наделение в компаниях главного бухгалтера функциями финансового директора нецелесообразно в силу того, что задачи финансового управления намного масштабнее задач ведения бухгалтерского учета и требуют профессиональной подготовки и навыков иного характера»³.

Как организованы ФЭС российских компаний

Рассмотрим структуры ФЭС трех российских компаний. О принципах построения ФЭС рассказывают их представители, а консультанты оценивают достоинства и недостатки предложенных структур.

Структура ФЭС ООО «Воды Боржоми»

Татьяна Каримова, генеральный директор ООО «Воды Боржоми»:

«Структура нашей финансовой службы менялась одновременно с ростом компании. Первоначально ФЭС состояла лишь из бухгалтерии, выполняющей стандартные функции. Появление новых подразделений в структуре службы было продиктовано новыми задачами, которые ставились перед бизнесом. Потребовались не только ведение бухгалтерского учета, но и оптимизация налогообложения, формирование внутренней отчетности, на основании которой осуществлялось бы принятие управленческих решений, а также отчетности для собственников бизнеса в стандарте IAS. Ну и конечно, любой компании не обойтись без планирования деятельности, то есть разработки бюджета. В результате из отдела бухгалтерии был выделен налоговый отдел, созданы финансовый отдел, отвечающий за составление отчетности по международным стандартам, и отдел бюджетирования. В настоящий момент функция внутреннего аудита отдана на аутсорсинг, а в дальнейшем мы планируем создать в структуре ФЭС отдел внутреннего аудита (см. рис. 1).

Первоначально вся информация учитывается в бухгалтерии, а затем поступает в другие подразделения. Финансовый отдел и отдел бюджетирования используют в своей работе помимо данных бухгалтерского учета информацию, поступающую из других подразделений компании».

Мнение консультанта

Александр Кузьмичев, эксперт консультационной компании BKG (Москва)

К положительным аспектам представленной структуры финансово-экономической службы можно отнести четкое разделение трех функциональных блоков — учета, управления финансами и управления затратами. Такая структура не требует высоких административных расходов и позво-ляет эффективно координировать действия персонала.

Вместе с тем передача функции учета двум подразделениям — бухгалтерии и финансовому отделу, — как мне кажется, не оправданна. Как правило, эти функции гораздо эффективнее осуществлять в рамках одного подразделения.

Структура ФЭС ОАО «Исток»

Александр Панков, финансовый директор компании «Исток» (Москва):

«При формировании структуры финансово-экономической службы я исхожу из того, что чем меньше прямых подчиненных, тем эффективнее будет руководство. Оптимальный вариант — три человека. В моем непосредственном подчинении находятся заместитель финансового директора по официальной отчетности компании, финансовый контролер и начальник казначейства (см. рис. 2).

Заместитель финансового директора по официальной отчетности компании — непосредственный руководитель главных бухгалтеров юридических лиц, входящих в холдинг. Он занимается созданием консолидированной отчетности по международным стандартам, а также унификацией ведения бухгалтерского учета, определением сроков сдачи отчетности, контролем уплаты налогов и т. д. Помимо главных бухгалтеров под руководством заместителя финансового директора работают налоговый консультант и внутренний аудитор.

Финансовый контролер отвечает за блок управленческой отчетности и контролирует работу компании. Финансовый контроль включает составление бюджета компании (бизнес-плана), контроль его исполнения и анализ возникающих отклонений. К функциям отдела, возглавляемого финансовым контролером, также относится моделирование деятельности компании: анализ наиболее вероятного развития предприятия, сценарный анализ деятельности компании и т. д. В службу финансового контроллинга входят начальники планово-экономических отделов предприятий холдинга.

Я убежден, что бухгалтер не должен управлять процессом движения денежных средств, поэтому на предприятии нужно выделить такую структуру, как казначейство. К его функциям относятся открытие счетов, контроль за прохождением платежей, привлечение кредитов, создание внутренней консолидированной отчетности по движению денежных средств и т. д. Работа казначейства и бухгалтерии выглядит следующим образом. Платежные документы, подписанные бухгалтером, в обязательном порядке проходят через казначейство, где проверяется их целесообразность, после чего дается разрешение на проведение платежа.

На производственном предприятии также необходим планово-экономический отдел, который должен заниматься калькулированием себестоимости, контролем отклонений фактической себестоимости от плановой, нормированием труда и т. д.

На мой взгляд, структура ФЭС нашей компании универсальна и может быть с успехом применена на предприятиях различных отраслей».

Мнения консультантов

Дмитрий Исаев

По моему мнению, плюсом предложенной структуры ФЭС является сильный блок, возглавляемый финансовым контролером, в котором сосредоточены функции управленческого учета и стратегического финансового управления. Кроме того, оперативное финансовое управление, включая платежи и финансовые операции, вынесено в отдельный блок — казначейство. Это широко распространенная практика, которая дает положительные результаты.

Структура ФЭС компании ООО «Lous Dreyfus Vostok»

Ирина Гриднева, финансовый директор ООО «Louis Dreyfus Vostok» (Москва):

«Когда мы создавали структуру финансово-экономической службы (см. рис. 3), то исходили из следующих особенностей нашей компании:

• экспортный характер бизнеса;
• работа с большим количеством банков, в том числе по валютным и кредитным операциям;
• необходимость ежемесячно составлять управленческую отчетность;
• большое количество филиалов.

В состав ФЭС головной компании, которую возглавляет финансовый директор, входят бухгалтерия, отдел по ведению управленческого учета и казначейство. Финансовый директор курирует также работу администратора ERP-системы компании и главных бухгалтеров региональных предприятий.

Основной блок ФЭС — бухгалтерия, которая совмещает учетные и контрольные функции. Надо сказать, что подобная организация работы бухгалтерии характерна для многих предприятий. К нетипичным должностям в рамках бухгалтерии можно отнести должность бухгалтера по налогам и расчетам с региональными офисами, в обязанности которого входит контроль расчетов региональных подразделений с бюджетом.

Бухгалтер по управленческому учету отвечает за управленческую отчетность — анализ прибыльности по отдельным контрактам, регионам и предприятию в целом. Эти данные используются как для текущего управления, так и для дальнейшего составления финансовой отчетности по международным стандартам. Вся необходимая для этого информация поступает из бухгалтерии головной компании и от главных бухгалтеров региональных предприятий. Отчетность по стандартам МСФО составляется финансовым директором компании.

Появление должности казначея объясняется тем, что компания активно работает с банками. Бухгалтер по работе с банками подчиняется казначею и ведет учет операций, связанных с этой работой. Курирование финансовым директором работы администратора ERP-системы связано с тем, что большая часть информации из системы используется именно финансовой службой».

Мнение консультанта

Ильгар Байрамов, ведущий консультант компании «Евроменеджмент» (Москва)

В приведенной структуре прослеживается доминирующая роль бухгалтерии, что характерно для большинства компаний, работающих на российском рынке. Такая организационная особенность позволяет ФЭС эффективно решать стандартные задачи в области учета и контроля финансово-хозяйственной деятельности компании, а также развивать другие направления финансовой службы.

Учитывая, что компания осуществляет производственную деятельность и имеет несколько филиалов, представляется неоправданным отсутствие планово-экономического отдела, в обязанности которого должны входить определение оптимальной модели взаимодействия между предприятиями холдинга с целью оптимизации суммарных издержек холдинга, оценка альтернативных вариантов инвестирования в различные проекты, а также бизнес-планирование деятельности холдинга.

Плюсы и минусы большинства структур ФЭС

По мнению консультантов, анализ приведенных структур ФЭС позволил выявить особенности и преимущества, характерные для организации финансовых служб многих российских компаний:

• низкие административные расходы;
• отсутствие дублирования функций подразделений;
• возможность эффективно решать стандартные задачи;
• централизованный контроль финансов.

Вместе с тем следует отметить и наиболее часто встречающиеся недостатки:

• чрезмерное дробление важных процессов, таких как учет, управление затратами и т. д.;
• отсутствие налаженного взаимодействия отделов;
• загруженность руководителя ФЭС оперативной работой и текущими вопросами, что наносит ущерб задачам стратегического управления компанией.

Надеемся, что, ознакомившись с предложенным материалом, финансовые директора смогут по-новому взглянуть на структуру ФЭС своей компании, что позволит повысить эффективность ее работы.

Материал подготовлен экспертом журнала Александром Афанасьевым по итогам «круглого стола», организованного редакцией «Финансового директора».