Учет компьютерных программ, баз данных, антивирусов и сервисов электронной отчетности

Подавляющее большинство бухгалтерских, складских и прочих программ, нормативно-правовых баз, антивирусов, а также сервисов электронной отчетности нельзя отнести к нематериальным активам. Дело в том, что приобретая подобный софт, организации и предприниматели не получают исключительных прав на него. Такие права остаются за разработчиком, а клиенту достается лишь лицензия на использование. Это, как правило, четко оговорено в лицензионном соглашении, которое заключается в момент покупки программы.

Отсутствие исключительных прав на объект означает, что не выполнено одно из условий признания нематериальных активов (далее – НМА). Данный вывод следует из пункта 3 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» и из пункта 3 статьи 257 НК РФ. Соответственно, и в бухгалтерском, и в налоговом учете стоимость программы нужно списать в расходы.

Чтобы правильно учесть программу, необходимо знать срок ее использования. Чаще всего он равен периоду действия лицензии. Этот период указан в лицензионном соглашении, текст которого представлен в виде отдельного документа или размещен на упаковке.

Возможен и другой вариант: период использования программы равен сроку действия самого договора.

Если в соглашении и договоре срок не упоминается, то он считается равным пяти годам. Об этом сказано в пункте 4 статьи 1235 Гражданского кодекса.

Как отразить стоимость программы в бухучете

В прошлом году и ранее стоимость софта отражали по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов», а затем списывали на текущие затраты в течение срока использования.

Начиная с 2011 года подобный вариант вызывает определенные сомнения, так как изменились правила учета расходов будущих периодов (сокращенно РБП). Согласно новым правилам затраты, относящиеся к будущим периодам, отражаются в балансе в соответствии с условиями признания активов и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида*. К сожалению, данная формулировка не позволяет сделать однозначный вывод, как теперь отражать РБП и можно ли отнести к ним стоимость программы.

Мы считаем, что антивирусы, нормативные базы, сервисы электронной отчетности и прочий софт можно по-прежнему учитывать на счете 97. К тому же его надо показать по дебету забалансового счета. В плане счетов нет подходящего забалансового счета, поэтому его можно создать самостоятельно.

В бухгалтерской отчетности стоимость софта необходимо отражать по-новому. Если прежде программу, как и все прочие РБП, показывали по строке «запасы», то сейчас ее следует помещать в строку «прочие оборотные активы».

Пример 1

31 октября 2011 года торговая организация приобрела лицензию на право пользования программой. Стоимость лицензии составляет 6 000 руб., срок действия – 12 месяцев.

В учетной политике закреплено, что для учета программного обеспечения компания использует забалансовый счет 015.

В октябре бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 015

- 6 000 руб. – отражена стоимость лицензии;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 60

- 6 000 руб. – стоимость лицензии учтена как расходы будущих периодов.

Начиная с ноября бухгалтер ежемесячно делает проводку:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 97

- 500 руб. (6 000 руб. : 12 мес.) – стоимость лицензии списана на текущие расходы.

Таким образом, за период с ноября по декабрь бухгалтер списал в кредит счета 97 сумму, равную 1 000 руб. (500 + 500).

По состоянию на 31 декабря 2011 года по дебету счета 97 значится величина 5 000 руб. (6 000 - 1 000). Эта цифра будет отражена в годовом балансе в составе прочих оборотных активов.

В октябре 2012 года стоимость лицензии будет полностью списана в текущие расходы. Тогда в бухучете появится проводка:

КРЕДИТ 015

- 6 000 руб. – списана стоимость лицензии.

Компании, применяющие общую систему налогообложения, могут учесть расходы на программу при налогообложении прибыли (подп. 26 п. 1 ст. 26 НК РФ). Но остается спорным вопрос, каким образом нужно формировать затраты при методе начисления: единовременно при покупке софта, либо постепенно в течение периода полезного использования.

Чиновники полагают, что если в лицензионном соглашении установлен срок, то расходы на приобретение софта следует учитывать равномерно на протяжении данного срока (см. письмо Минфина России от 07.06.11 № 03-03-06/1/331).

Однако существует и противоположная точка зрения. Согласно ей затраты в любом случае можно списать единовременно, так как Налоговый кодекс не содержит на этот счет каких-либо запретов. В арбитражной практике есть много примеров, когда судьи поддержали именно эту позицию (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 16.02.09 № А55-9496/2008 и ФАС Московского округа от 07.09.09 № КА-А40/6263-09).

По нашему мнению, допустимо сразу включить в расходы полную стоимость лицензии. Дополнительный аргумент есть у организации, которая отнесла подобные издержки к косвенным. Ведь, в соответствии с пунктом 2 статьи 318 НК РФ, косвенные расходы отражаются в том периоде, когда они возникли.

Компании, применяющие кассовый метод, могут без колебаний списать расходы на программу единовременно. То же относится и к «упрощенцам» (они учитывают данные затраты на основании подпункта 19 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ).

Разница между налоговым и бухгалтерским учетом

Если в бухгалтерском учете расходы на программу учтены в составе РБП, а в налоговом учете списаны в полном объеме при покупке, возникает налогооблагаемая временная разница. Она, в свою очередь, порождает отложенное налоговое обязательство, которое следует учитывать на счете 77 с одноименным названием.

Пример 2

30 ноября 2011 года производственная компания приобрела лицензию на право пользования программой. Стоимость лицензии составляет 4 800 руб., срок действия – 24 месяца.

В бухгалтерском учете лицензия отражена как расходы будущих периодов, в налоговом учете сразу списана в затраты.

В ноябре бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 60

- 4 800 руб. – стоимость лицензии учтена как расходы будущих периодов;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Налог на прибыль» КРЕДИТ 77

- 1 152 руб. (4 800 руб. х 24%) – отражено отложенное налоговое обязательство.

Начиная с декабря бухгалтер ежемесячно делает проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 97

- 200 руб. (4 800 руб. : 24 мес.) – стоимость лицензии списана на текущие расходы;

ДЕБЕТ 77 КРЕДИТ субсчет 68 «Налог на прибыль»

- 48 руб. (400 руб. х 24%) – частично погашено отложенное налоговое обязательство.

Таким образом, отложенное налоговое обязательство будет окончательно погашено в периоде списания РБП, то есть в ноябре 2013 года.

Налогоплательщики, находящиеся на общей системе, вправе учесть при определении налогооблагаемой базы расходы на установку, адаптацию, обновление, плату за вызов специалиста и прочие аналогичные суммы. Такого же мнения придерживаются и в Минфине России (см., например, письмо 27.11.07 № 03-03-06/1/826 и письмо от 12.04.07 № 03-11-04/2/100).

При упрощенной системе подобные издержки также можно учесть при определении облагаемой базы. В подпункте 19 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ говорится, что к расходам относятся суммы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ, баз данных, и затраты на обновление. На наш взгляд, стоимость установки, адаптации и прочие сопутствующие траты связаны с приобретением лицензии, поэтому их допустимо учесть при налогообложении прибыли.

Добавим, что в последние годы очень большую популярность приобрели так называемые «облачные» технологии. Те, кто ими воспользовался, не устанавливают софт на свой компьютер. Вместо этого пользователи заходят на сервер разработчика, и там производят все необходимые операции. Исходные данные и результаты вычислений хранятся на сервере разработчика. Такую технологию еще называют «тонкий клиент». Самыми известным ее примером может служить система для отправки электронной отчетности «Контур-Экстерн», а также другие сервисы компании СКБ Контур – веб-сервис для расчета зарплаты, зарплатных налогов и взносов «Эврика», справочно-правовой веб-сервис «Норматив», веб-сервис для предпринимателей и ООО на спецрежимах «Эльба» и т. д.

Плата за «облачные» услуги или веб-сервисы – это не что иное, как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ. Следовательно, их можно учесть как при общей, так и при упрощенной системе налогообложения.

Зачастую право пользования программой приобретается в интернете. Покупатель перечисляет деньги, и взамен получает код активации, при помощи которого скачивает софт на свой компьютер. Перед установкой клиент читает текст лицензионного соглашения, представленный в электронном виде, и посредством специальной опции подтверждает свое согласие с его условиями. При этом у покупателя нет «бумажного» договора, акта или других документов.

Удастся ли в такой ситуации списать стоимость лицензии в расходы? Мы полагаем, что не удастся, поскольку документальное подтверждение отсутствует, и условия признания расходов, изложенные в статье 252 НК РФ, не выполняются. Единственный выход – это попросить разработчика прислать «бумажный» вариант лицензионного соглашения. К тому же оплатить лицензию лучше не с мобильного телефона, и не из электронного кошелька, а с обычного расчетного счета. Тогда при проверке можно предъявить инспектору привычное для него платежное поручение, которое, скорее всего, позволит избежать претензий. К похожим выводам приходят и чиновники (см., например, письмо Минфина России от 28.09.11 № 03-03-06/1/596).

*Новая редакция пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.