Скопировать ссылку
Как классическая методика управления проектами, если ее применять не только в бизнесе, но и в жизни, способна облегчить нам жизнь и освободить время.
Часто мы разделяем нашу жизнь на работу и собственно жизнь. Автор предлагает не делать этот водораздел и применить стандартный бизнес-подход в обычной бытовой жизни.
Начнем с того, а почему жизнь можно считать проектом.
Я надеюсь, что вы не являетесь суеверными людьми, или людьми, считающими, что говорить о конечности жизни неуместно. Это часто бывает, когда я начинаю приводить пример, о котором далее пойдет речь, на меня начинают шикать и просят сменить тему.
Итак, для начала вспомним классическое определению проекта, а для тех, кто не знает — это будет новая информация. Для своего примера я буду опираться на определение, данное в PMBoK.
Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Временный характер проектов указывает на определенное начало и окончание. Окончание наступает тогда, когда цели проекта достигнуты, или когда проект прекращается в связи с тем, что его цели не будут или не могут быть достигнуты, либо когда в проекте больше нет необходимости. Проект также может быть прекращен, если клиент (заказчик, спонсор или ответственное лицо) желает прекратить проект. «Временный» не обязательно предполагает краткую длительность проекта.Это относится к вовлеченности в проект и длительности проекта. «Временный», как правило, не относится к создаваемому в ходе проекта продукту, услуге или результату. Большинство проектов предпринимается для достижения устойчивого, длительного результата. Например, проект по возведению памятника государственного значения создаст результат, который останется на века. Проекты также могут приводить к воздействиям на социальную, экономическую и окружающую среду, превышающим длительность самого проекта.Каждый проект приводит к созданию уникального продукта, услуги или результата. Конечный результат проекта может быть осязаемым или неосязаемым. Несмотря на то что в некоторых операциях и поставляемых результатах проекта могут присутствовать повторяющиеся элементы, их наличие не нарушает принципиальной уникальности работ по проекту.Например, офисные здания могут строиться из одинаковых материалов или одной и той же строительной бригадой.Но каждый такой строительный проект будет уникальным ввиду разного местоположения, отличий в архитектуре, обстоятельствах, ситуациях, разных заинтересованных сторон и т. д.
А теперь взглянем на нашу жизнь, не находите сходство? Никто не будет оспаривать, что жизнь — это временное предприятие. Любая человеческая жизнь конечна и иного в существующих реалиях не дано. Направлено ли Ваша жизнь на создание уникального продукта, я абсолютно уверена, что да, так как каждый человек уникален по своей природе и то, как он существует, чем себя окружает, и к чему стремится — это ценно само по себе, и уникально. Человеческая жизнь бесценна. А раз наша жизнь не что иное, как проект, так почему бы не применить уникальные проектные практики, так хорошо зарекомендовавшие себя в бизнес-сообществе, имеющие прозрачные и структурированные механизмы управления, в нашей повседневной жизни.
Что такое методология управления проектами, почему она так полезна и в чем ее универсальность? Как и когда начнем применять ее в жизни?
Давайте по порядку ответим на эти вопросы:
Краткая историческая справка о методологии управления проектами. Управление проектами — это наука и искусство, зародившееся очевидно тогда, когда потребовалось объединить усилия более чем одного человека для достижения видимого результата. Это тонкий баланс между ограничениями и влияниями. Известно, что люди управляют проектами столько же лет, сколько существует человечество, но только во второй половине XX столетия управление проектами выделили в отдельную дисциплину и даже появилась новая профессия — менеджер проекта, т. е. особый руководитель, способный управлять проектом в любой сфере. Все дело в том, что бизнес к концу XX в. стал настолько сложным и непредсказуемым, что даже пятилетние планы стали называть долгосрочными. Эта ситуация особенно актуальна в современной России, на каком бы рынке вы здесь не работали: строительном или фармацевтическом, нефтяном или машиностроительном. В течении всего XX в. разрабатывались научно-практические методы, позднее вошедшие в «копилку» проектных менеджеров. На сегодняшний день информация об управлении проектами собрана в различных международных и национальных документах, некоторые из которых признаны стандартами. Наиболее популярны «Свод знаний по управлению проектами» — PMBoK, впервые изданный Американским институтом управления проектами (PMI) в 1987 г., и Международные требования к компетентности специалистов — ICB IPMA, издаваемые Международной ассоциацией управления проектами (IPMA). Эти фундаментальные труды являются настольными книгами каждого project-менеджера, как называют в профессиональной среде менеджеров по управлению проектами.
К 1980-м гг. стало очевидно, что у всех проектов, независимо от сферы реализации, есть много общего. Напомним, что мы рассматриваем наш проект — «Жизнь». Например, в каждом из них необходимо управлять:
- предметной областью проекта, т. е. собственно реализацией той цели, ради которой проект предпринят;
- сроками проекта, так как для его успеха важно всегда придерживаться календарного плана;
- стейкхолдерами — это все заинтересованные лица проекта, интересы которых нужно обязательно учесть при достижении результатов проекта;
- стоимостью, а значит для любого проекта при планировании составляется бюджет, где прогнозируются приход и расход денежных средств;
- качеством, потому что потребитель будет покупать только ту продукцию или услугу, которые удовлетворяют его потребностям;
- рисками, так как важно предусмотреть все угрозы, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта;
- персоналом, ведь от того, насколько эффективными будут действия команды проекта, во многом зависит его результат;
- коммуникациями, так как в наше время в проекты вовлечено большое количество участников, которые зачастую территориально удалены друг от друга, а многие знакомы только заочно. Важно поддерживать эффективный документооборот проекта;
- контрактами, то есть, заключая договоры с поставщиками, обеспечить максимально выгодных для обеих сторон условий, свести риски к минимуму;
- изменениями, так как редкий план проекта доходит до успешного завершения не претерпев изменений. Их причины — как изменение внешних условий, в которых выполняется проект, так и возможные изменения целей проекта, доступности ресурсов, включая персонал, деньги и т. д.
Что полезного нам для управления нашей жизнью дает эта информация? Посмотрите на список областей управления проекта и честно ответьте себе на вопрос: вы думали о том, что Ваша жизнь — это на самом деле совокупность всех этих признаков?
Ведь если мы не учтем интересы своих родных, а в данном контексте это будут наши стейкхолдеры при распределении, например, семейного бюджета, то можем оказаться в долговой яме или кредитной кабале.
Еще один нюанс: при планировании проекта обязательно нужно учитывать, что любой проект — это очень простая биологическая субстанция, и как при засевании семечка в грунт мы не ждем всходов завтра. Это только в сказке у Экзюпери Маленький принц каждое утро пропалывал свою планету от баобабов, выросших за одну ночь. На планете Земля нет таких технологий и таких условий, чтобы на утро появились всходы. Так, почему-же мы сплошь и рядом в бытовой жизни, да и в деловой, еще чаще, забываем об этом. Для того, чтобы выросло дерево из семечка, требуется соблюсти определенные обязательные условия: вовремя поливать, следить за освещенностью и т.д. и дать время оформиться стволу. Т.е. мы пройдем, также как и в проекте, несколько фаз. Вот они обязательные очень важные шаги любого проекта:
Инициирование, планирование, выполнение, контроль и мониторинг, завершение.
На каждом из этих шагов, мы выполняем ряд важных действий. Еще очень важно помнить правило существования бизнес-процессов, о том, что переход от одного процесса к другому осуществляется через документ. Итак, теперь наложим на наш жизненный цикл проекта основные действия, которые нам нужно делать.
Когда мы управляем предметной областью проекта — «Жизнь», то здесь очень важно определить цель, к которой мы движемся. В нашем с вами примере, целей может быть несколько, тогда, таймлайн для каждой цели мы создаем отдельный. Очень советую ознакомиться с книгами, рассказывающими о целеполагании, как ставить цели и их достигать. Мне больше всего нравится применять методику SMART. То есть любая моя цель должна быть критично рассмотрена по SMART. Вот вам маленькое творческое задание: раскритикуйте цель, которую ставят перед собой очень часто барышни — «Хочу выйти замуж за миллионера».
Цель определяет сроки. Помните поговорку: «поспешишь — людей насмешишь» или «тише едешь — дальше будешь» — это о глубинной можно даже сказать философской сути планирования. Планирование — это тот важный навык, над которым стоит работать. Приучайте себя к планированию, понимайте, что план — это ваш маяк и спасательный круг в море прокрастинации и бесконечной череды важных одновременных дел. Если не упорядочить броуновское движение постоянно возникающих: «да-но», «должен сделать вчера», «это срочно», вы будете пропадать в зыбучих песках времени и обнаруживать себя заполночь в офисе, а список дел как будто вырос, и родные стали помнить вас по фотографии. Поэтому полюбите инструмент планирования, он даст вам спасительные минуты, которые сложатся в часы, а часы — в дни. Дни спокойствия и принадлежности вас самому себе.
Управление стейкхолдерами — это все заинтересованные лица проекта, интересы которых нужно обязательно учесть при достижении результатов проекта. Важно слышать и понимать людей вокруг, чтобы не остаться гласом, вопиющим в пустыне.
Управление финансами и стоимостью нашего проекта — это тоже скрытый источник резервных дополнительных возможностей. Всего лишь простое действие — взять под контроль расходы и доходы, вести финансовый календарь — позволит избежать многих неприятностей. Жить по средствам это приятно.
Под управлением качеством нашей жизни стоит понимать ресурсы саморазвития. Ведь очень важно чтобы наше образование, навыки и знание отвечали современным реалиям.
Управление рисками. Не скрою является одной из моих любимых областей управления проектами. Это очень увлекательно разрабатывать стратегию реагирования и выявлять потенциальные риски нашего проекта. Важно помнить, риски могут быть как отрицательными, так и положительными (положительные чаще всего называют возможности). Важно знать и учитывать их. Ведь вы же не обижаетесь на небесную канцелярию из-за случившегося дождя, а вот предусмотреть зонт на случай его появления — это поверьте в наших силах. Самое важное в рисках — это создание резервов. Мы обязательно должны откладывать финансовые средства на случай наступления рисковых событий, а также желательно иметь не просто деньги, а еще знать стратегию реагирования. — «Если случиться банкротство моей компании, я буду делать следующее. Первое, второе, третье».
Управление персоналом или вашей командой. Тут важно помнить, что команда, а значит ваш близкий круг не рождается стихийно — это управляемая субстанция, и тоже имеет свои законы формирования. Главное понимать, что все должно проходить во время, и что мотивация — это движущий фактор одного человека. Что только гриппом можно болеть, а ответственность и мотив — это принадлежность одного человека. Поэтому управлять мотивацией всей команды нельзя. Развивайте в себе лидерские качества, они очень пригодятся именно сейчас.
Теперь поговорим о коммуникации. В наш проект наверняка вовлечен большое количество участников. Как сделать так, чтобы все находили общий язык. Тут нам на помощь придет понимание законов коммуникации, а именно самое важное правило — «Правило обратной связи». Приведу шуточный простой пример, иллюстрирующий это правило. Представьте — семья. Муж и жен. Муж звонит домой и спрашивает: «Дорогая, что купить к ужину?». Жена отвечает: «Купи что-нибудь». Муж идет в супермаркет, где вспоминает, и ему об этом также напоминают рекламные плакаты, что сегодня вечером финал лиги чемпионов, он возбужденный этой новостью покупает пиво и чипсы, что также в его системе координат вполне себе укладывается в определение что-нибудь на ужин, и радостный в приподнятом настроении приходит домой. Где на пороге получает скалкой от жены, так как в ее понимании пиво и чипсы не являются чем-нибудь на ужин. Финал — настроение испорчено у обоих, жена осталась голодная. На лицо яркий пример нарушения правила обратной связи. Для того, чтобы его не нарушать, нужно помнить очень простую вещь, если вы обмениваетесь информационным сообщением, удостоверьтесь, что ваш собеседник воспринял информацию, так как вы ее передали, а не по своему. И еще важно помнить, что ответственность за качество передачи информации лежит на том, кто информацию передал. В нашем примере на супруге. И для того, чтобы не произошел конфликт, ей нужно было либо дать точное указание того, что требуется сделать, например прислать список покупок, либо задать вопрос, что это будет — «что-нибудь». Соблюдение этих нехитрых правил спасет ваше время и нервы.
Что даст применение проектного подхода?
Во-первых, результаты любых ваших работ становятся более предсказуемыми, так как при разработке проекта задается четкая цель и составляется календарный план разбитый на этапы. На любой стадии, если возникнет необходимость, план можно откорректировать. Изначально выявляются риски, которые ставят под угрозу успех проекта и заранее разрабатываются меры по их предотвращению.
Во-вторых, использование вами времени становится прозрачным, легко контролируемым и управляемым. Ведь о проекте всегда все известно: в какой стадии он находится, каковы результаты, сколько ресурсов уже истрачено и сколько их еще потребуется при сохранении нынешних тенденций. Активно используйте любые доступные вам средства автоматизации календаря — это очень удобно и наглядно, позволяет работать на всех доступных вам гаджетах, объединять членов вашей команды и скейкхолдеров в единое информационное поле. И по настоящему освобождает руки и голову для проведения досуга и других интересов.
И, в-третьих, повышается ваша эффективность и продуктивность от работы.
Спасибо.
"На планете Земля нет таких технологий и таких условий, чтобы на утро появились всходы."
На планете Земля - по круче процессы...Вчера ты активно продвигал свой бизнес проект, а завтра пришли рейдоры...и твой проект забрали, не сказав тебе спасибо. Хорошо, если еще твой проект под названием "Жизнь" тебе оставили. Это к примеру. Это нам только кажется, что "план без плана не план))) В работе с клиентами по проекту " Терапия жизни" окно возможностей включаются совсем не по плану.И это радует. На мой взгляд, нет смысла так подробно детализировать. Есть смысл настроить свою систем (психику, физику, эмоциональный интеллект) так, чтоб оптимально реагировать на любые изменения. Особенно сейчас, когда скорость изменений просто космическая.