Как сделать совещания продуктивными

Было время, когда я занимала должность управляющего директора и руководила двумя автоцентрами. За время моей работы я определила для себя семь важных правил проведения совещаний, которые позволили мне сделать мои совещания продуктивными и превратить их в праздник для сотрудников.

Проводить совещание для меня — это как дирижировать оркестром. Не играть сольную партию, а именно дирижировать. Планерку я вообще не считаю местом для реализации личных амбиций руководителя, здесь как раз у подчиненных должен быть шанс на самореализацию. А у руководителя, которого и много то не должно быть, на самом деле одна задача — обозначить ключевую тему, расставить приоритеты и дать слово своему «оркестру». Тем самым перевести совещание из разряда «обязаловок» в категорию творческих процессов, дающих всем членам коллектива возможность не просто проявить себя, но и гарантию, что они будут услышаны. В команде есть специалисты, вот пусть они проявляют свой потенциал.

Степень продуктивности совещаний как раз зависит от того, имели ли сотрудники возможность высказаться, донести до остальных свою точку зрения, были ли они услышаны и были ли в дальнейшем приняты к сведению их слова и озвученные предложения. Продуктивные совещания мотивируют работников проявлять большее участие в жизни и деятельности компании. Моя же задача — не давить людей своим авторитетом, чтобы они могли во время совещания раскрыться. От каждого требуется максимум участия — предложения, соображения, отклики, просто мысли. Здесь хорошо помогает неформальная обстановка — мы устраивали во время совещаний чаепития, приносили чай, сладости — устраивали этакие посиделки в дружеской компании. Отсюда позитивный настрой коллектива, чувство работы в команде, готовность к работе и самоотдача. И как результат — обилие продуктивных идей и интересных предложений, которые я собирала, анализировала и брала лучшие из них для реализации.

Я всегда стараюсь следовать правилу, по которому нужно хвалить публично, а критиковать индивидуально, без лишних ушей. И совещания — отличное время похвалить тех, кто достоин. С каждого совещания обязательно у меня кто-то уходил окрыленный и вдохновленный на дальнейшие свершения. И вообще, совещание, если, конечно, оно грамотно организовано и проведено, является отличным способом без материальных затрат мотивировать коллектив. Люди рады возможности внести свой вклад, почувствовать себя нужным, быть замеченным начальством и получить результат своих стараний.

Как опытный дирижер, на моих собраниях и совещаниях я была еще и коучем, благо опыт имеется. В теплой и дружеской обстановке людям давалась возможность выговорить все, что беспокоит, ничего не замалчивая или скрывая. Конфликтные ситуации уже на самой ранней стадии своего развития вытягивались на свет Божий и благополучно «разруливались», что шло на пользу и участникам конфликта и всей команде в целом. Здесь очень важно было решить ситуацию сразу, не откладывая и не перенося поиск выхода на потом. Оперативная нейтрализация конфликта служила своеобразной гарантией, что конфликт не выстрелит потом неожиданно для всех, а то и для всего бизнеса, в самом неподходящем месте и в неподходящее время. В конце совещания мы вместе распределяли сферы ответственности, подводили итоги и планировали последующие шаги с обязательным их контролем.

Совещанию тоже нужна оптимистическая нота для завершения. И, безусловно, все точки над i должны быть расставлены — нельзя оставлять недосказанность или неясность в решениях или выводах. И даже самое жесткое и конфликтное совещание нужно завершать позитивом. Пусть все выходят с него с улыбкой на лице. Чем вы этого достигните — решайте сами, анекдот, свежая шутка… Иногда я в конце совещания прокручивала веселые метафоричные ролики.

О совещании работников, конечно, нужно предупреждать заранее, но не стоит превращать само совещание в монолитный и незыблемый элемент распорядка рабочего дня, который должен состояться не смотря ни на что, причем, в строго указанное когда-то время и ни минутой позже. Проводите совещания только тогда, когда это на самом деле необходимо, не срывайте людей без веских на то оснований, когда они загружены работой. Мои совещания люди воспринимали не как обязаловку, а как приятные и полезные посиделки, поэтому и ходили на них с удовольствием, не пропуская и не опаздывая без веских на то оснований.

Памятуя, что в каждом взрослом живет ребенок, я внесла в совещания игровой элемент и не прогадала. Но именно элемент, а не превратила весь процесс в игровой. Только важно, что вноситься этот элемент должен максимально естественно и органично, чтобы и сама игра не выглядела образцом начальственного самодурства и была с удовольствием поддержана подчиненными. У нас, например, живой отклик вызвала идея обязать опоздавшего наливать остальным чай, иногда с них еще требовался свежий анекдот. А на самого пассивного члена совещания автоматически накладывалась обязанность подобрать место для очередного корпоратива. Самый пассивный по итогам года в качестве исправительной меры назначался ведущим на Новый Год. Протестов и недовольств эта политика ни разу не вызвала, более того, коллектив охотно принял правила игры и с удовольствием их соблюдал.

Во всей этой истории просматривается один важный вывод — требования нового времени к руководителям не позволяют разбазаривать время, проводимое в коллективе, на бичевание провинившихся или удовлетворение своих амбиций руководителя, но грамотно используя навыки коуча и психолога, вывести свой коллектив и бизнес к новым высотам. И теперь совещания стоит рассматривать не как скучную обязаловку и тягомотину, но как творческий и полезный для бизнеса и коллектива процесс.