Отправить статью

Как создать базу знаний для сотрудников компании

База знаний — это классный инструмент систематизации информации и вовлечения сотрудников. При ее создании встает много вопросов: что в нее включить, как сделать доступной и понятной для всех сотрудников. Об этом рассказала Ксения Лысенко, директор по франчайзингу и персоналу в продуктовой сети магазинов Жизньмарт.

Как создать базу знаний для сотрудников компании
© Niklas Ohlrogge/Unsplash
Директор по франчайзингу и персоналу в Жизньмарт

Зачем нужна

Базу знаний можно рассматривать как инструмент взаимодействия сотрудников с процессами в компании. Благодаря ей любой член команды может найти необходимую ему информацию в одном месте: корпоративные стандарты, инструкции, шаблоны и другое. То есть это такое единое информационное поле с актуальными сведениями, которое рождает одинаковое понимание процессов.

Для новых сотрудников база знаний — отличный помощник. Человек приходит в компанию и сразу может наглядно изучить важные для работы материалы, получить доступ к контактам коллег и познакомиться с корпоративной культурой.

Еще одна функция — это повышение лояльности сотрудников к бренду. Потому что во-первых, они узнают о процессах внутри, а во-вторых, имеют возможность проявиться и рассказать о них. Особенно если база знаний похожа на корпоративный журнал.

Что важно учесть при внедрении базы знаний

База знаний — не гарантия того, что сотрудники будут ей пользоваться. Нужно постараться сделать ее частью корпоративной культуры — тогда она будет выполнять свои функции. В идеале база знаний должна отражать ценности и идеи компании: в дизайне, статьях и общей информации. А еще лучше, если она станет внутренней социальной сетью, благодаря которой сотрудники смогут взаимодействовать между собой.

Красивый визуал

Важно не только размещать в этом поле полезную информацию, но и визуально оформить его так, чтобы сотрудникам нравилось им пользоваться.

Выберите несколько референсов сайтов или блогов, которые вам нравятся по оформлению и структуре. Это вдохновит команду и поможет прийти к собственному варианту.

Удобный интерфейс

База знаний должна быть интуитивно понятной и упрощать поиск. Если у вас много обучающего материала, должностных инструкций или сложная иерархия отделов, постарайтесь это упростить. Разбейте информацию на тематические разделы, сделайте понятный поиск, фильтры и добавьте теги. И постарайтесь писать простым дружелюбным языком, без сложных оборотов и бюрократического сленга.

Постоянно обновляйте информацию

База знаний — это живая структура: нельзя создать ее один раз и ждать, что информация всегда будет полезной. Поэтому добавляйте новый материал и обновляйте его сразу, как только в компании происходят какие-либо изменения. Сделайте из этого удобную систему и проверяйте актуальность в определенный день каждые 3 месяца.

Сообщайте об изменениях

Информируйте сотрудников как о новых материалах, так и об обновлениях. Например, еженедельно по вторникам мы на всю сеть запускаем дайджест новостей «Зеленая молния», где публикуем новые статьи и рассказываем, в каких из них появились изменения. Сотрудники могут перейти по ссылкам и познакомиться с обновленной информацией в базе знаний.

Рассказывайте со вкусом

Корпоративный контент борется за внимание ваших сотрудников так же, как и другие ресурсы. Поэтому обязательно разбавляйте скучные регламенты яркими кейсами, интервью, чек-листами и стикерами. Это вызовет интерес и сотрудники захотят принимать участие в создании такого контента.

Этапы создания

Как и в любом инструменте, в базе знаний важна структура — разберем ее поэтапно.

Определяем функции

Несмотря на кажущуюся универсальность, у каждой компании будут свои задачи, поэтому важно соотносить базу знаний с целями бизнеса. Например, в рознице всегда большой поток новых сотрудников, поэтому основная функция в этом случае — упрощение процесса адаптации. База знаний должна включать всю важную информацию для сотрудников магазинов: стандарты работы, рекомендации по работе с гостями, инструкции по эксплуатации оборудования и обзор ассортимента.

Формируем структуру

Можно создать прототип на обычном листе бумаги или в специальном приложении, например, в Mockflow или Wireframe. В структуре отразите:

  • темы и разделы;
  • распределение информации по рубрикам и направлениям сотрудников;
  • дизайн;
  • логику и навигацию;
  • ответственных за контент.

Выбираем платформу

База знаний может быть представлена в разных вариантах: от брошюры PDF-формата до отдельного сайта. При выборе отталкивайтесь от удобства для всех сотрудников и ваших возможностях, потому что дальше вы будете постоянно ее развивать.

Наиболее оптимальный вариант — это платформа Wordpress. Она удобная и интуитивно понятная, а еще в нее можно добавлять специальные плагины, чтобы внедрять новые интересные функции. Например, сортировка статей по категориям, настройка тегов и строки поиска.

Собираем экспертную команду

Важно с самого начала определить, кто будет заниматься развитием базы знаний. В общем структура выглядит так:

  • Администратор. Сотрудник, который добавляет статьи, ловит баги, настраивает доступы и отвечает в боте на вопросы сотрудников.
  • Команда разработчиков. Реализовывает дизайнерские и технические фичи, поддерживает и обновляет платформу.
  • Держатели материала из разных отделов. Задействованы в создании контента могут быть все, но собирать материал лучше одному человеку из отдела, — в идеале руководителю. Это информация об изменениях, новостях и кейсы, которые он будет отправлять администратору.

Как сделать интересно

При создании базы знаний мы исходили из двух принципов:

  1. Сделать ее такой же классной в плане поиска, как Google.
  2. Взять идеи стильного дизайна, как у Тинькофф-журнала.

К этой реализации мы шли 4 года и сейчас наша база знаний больше похожа на социальную сеть, которой пользуются около 75% сотрудников.

Пример базы знаний для сотрудников компании

Первая версия базы знаний Жизньмарт

Пример базы знаний для сотрудников компании

Вторая версия базы знаний Жизньмарт

Пример базы знаний для сотрудников компании

Как сейчас выглядит навигация главной страницы безы знаний Жизньмарт

Что мы в нее включили:

  • Строка поиска, через которую можно найти нужную информацию.
  • Фильтры, с помощью которых можно просто и быстро находить актуальные статьи на определенную тему и переключаться между ними.
  • Баннер на еженедельный дайджест «Зеленая молния», чтобы сотрудники были в курсе новостей сети.
  • Еженедельный рейтинг всех магазинов.
  • Индекс счастья сотрудников розничных магазинов.
  • Меню с рубриками для быстрого доступа к выборке статей.
  • Хайлайтсы (как сториз), где мы в нативной форме публикуем памятки.
  • Бесконечная лента со статьями, в которой видны все статьи, но с визуальным обозначением доступа. Сотрудники, которым еще рано читать статью, видят ее бледной, а если статья открыта, в нее можно зайти прямо с главной страницы.

Как отображаются статьи в базе знаний

Как отображаются статьи в базе знаний Жизньмарт

Еще важно понимать, что не вся информация одинаково полезна для всех сотрудников, поэтому стоит разграничивать доступ к разному контенту в зависимости от должности сотрудников. Это нужно делать не только в целях безопасности, но и для мотивации карьерного роста: получишь новую должность — узнаешь больше уникальной информации.

Вывод

У базы знаний много важных функций. Но чтобы она несла реальную пользу, необходимо: определиться с целями, сделать качественный интерфейс, интересный контент, и следить за ее актуальностью. И конечно, помнить, что база знаний — это не результат проекта, а постоянный процесс улучшения.

Деловой мир в
и
Деловой мир в
и
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь