Что такое фискальный накопитель и как он помогает экономить бизнесу

ФН — это небольшой чип, который устанавливают в кассовом оборудовании. Он собирает информацию по платежам, а онлайн-касса, к которой он подключен, передает ее в налоговую. Работать без него нельзя.

15 или 36?

Срок использования ФН зависит от вида бизнеса, условий и налогообложения.

На 15 месяцев

Обязаны:

• Продавцы подакцизных товаров.

Могут:

• ИП и организации на ОСНО.
• ИП и организации, которые работают сезонно.
• Для тех, кто работает в автономном режиме, то есть без подключения к интернету.
• Платежные агенты и субагенты.

На 36 месяцев

Обязаны:

• ИП на патенте.
• ИП и организации на УСН и ЕСХН.
• ИП и организации, которые оказывают услуги.

Могут:

• ИП и организации на ОСНО.
• Те, кто работает в автономном режиме.
• ИП и организации, которые работают сезонно.
• Платежные агенты и субагенты.

Модели и их ФФД

Помимо сроков использования, главное отметить модель: ФН-1.0, ФН-1.1М и ФН-1.2. Модель 1.0 уже никто не использует, она считается устаревшей, и ее можно было устанавливать до августа 2021 года. Это важно учитывать при выборе, так как многие предприниматели закупают подобные гаджеты впрок, а на деле их уже нельзя применять.

ФН-1.1М поддерживает все форматы передачи данных: 1.0, 1.05, 1.1, 1.2. Модель стоит выбирать исходя из того, какое кассовое ПО компания использует. Кстати, к 2023 году абсолютно все должны были перейти на формат 1.2. Он позволяет выводить из оборота маркированную продукцию.

Модель ФН-1.2 — новая. Она поддерживает ФФД: 1.05, 1.1 и 1.2.

Блокировка, проверка ФН и его замена

Фискальный накопитель может заблокироваться самостоятельно. Это может произойти в том случае, если:

• Закончился срок службы ФН.
• Информация о платежах не поступает в налоговую более 30 дней. Например, это может случиться, если кассовое оборудование сломалось или нет стабильной интернет-связи.
• Заполненная память у ФН.
• Смена была закрыта не вовремя. Это указывает на нарушение, и ФН блокируется.

Чтобы все снова работало, следует заменить ФН:

• Перед этим нужно проверить срок службы, а также заводской номер ФН на сайте ФНС.
• В личном кабинете (на сайте ФНС) заполните заявление о перерегистрации кассы.
• Установите новый ФН.
• В личном кабинете на сайте ФНС перерегистрируйте фискальный накопитель и ККТ.

А что делать, если у вас несколько каналов продаж, и ФН заблокировались на некоторых из них? Менять и ждать, когда ваше заявление примут в ФНС. Как быть? Для того, чтобы все работало, несмотря ни на что, можно установить омни-кассу со встроенным ФН от LIFE PAY.

Омни-кассу удобно разместить в торговой точке. На нее будет поступать информация о платежах из интернет-магазина и с разъездной торговли. Так можно сэкономить — можно не покупать отдельные фискальные накопители для всех каналов продаж.

Нюансы, экономия и выгода

При выборе важно помнить о сфере бизнеса, налогообложении и о нюансах. Например, если вы торгуете подакцизными товарами, то вы имеете право использовать ФН исключительно сроком на 15 месяцев.

А если вы можете использовать ФН на 15 и на 36 месяцев, то можно промахнуться с выгодой. Мы посчитали:

• Цена ФН на 15 месяцев — около 10 000 рублей.
• Цена ФН на 36 месяцев — около 15 000 рублей.

За 3 года работы понадобиться: один ФН на 36 месяцев за 15 000 рублей или три ФН на 15 месяцев за 30 000 рублей. (10 × 3 = 30). Хорошо, в таком случае у вас еще останется срок в 9 месяцев для использования, но это не перекрывает выгоду.

Однако, важно помнить, что память у ФН может закончиться раньше срока. Например, вы купили ФН на 36 месяцев, а его память заполнилась за год. Придется ставить новый. Объем памяти у накопителей — около 250 тысяч записей, как для ФН на 15 месяцев, так и для ФН на 36 месяцев. То есть ее хватит примерно на 250 000 продаж.

За сколько память закончится у накопителя на 36 месяцев? Производим нехитрые расчеты: количество записей делим на количество дней за 3 года:

250 000 ÷ (365 × 3) = 228 продаж в день.

Для некоторых сфер (например, для крупного многоканального бизнеса) число продаж в день может быть в несколько раз больше. То есть объем ФН заполнится быстрее, чем закончится срок его действия по закону. Поэтому логичнее рассмотреть покупку ФН на 15 месяцев — выйдет дешевле.

Кстати, клиентский сервис LIFE PAY предупреждает своих клиентов о том, когда необходимо заменить фискальный накопитель, а также о нововведениях в законодательстве, которые могут повлиять на текущую работу.

Как еще можно сэкономить?

Со сроками понятно. А как еще можно сэкономить? Можно установить одну омни-кассу, которая будет формировать чеки со всех каналов продаж. Вот, как это работает.

Например, вы — собственник небольшого магазина по реализации одежды российских дизайнеров. У вас два шоу-рума, которые работают с двумя онлайн-кассами, в каждой из которых должен находиться фискальный накопитель по закону (2 кассы + 2 ФН). А еще у вас работает 3 курьера, которые развозят заказы клиентам из интернет-магазина. Каждый из них принимает оплаты на смарт-терминале с ФН (3 смарт-терминала + 3 ФН). И, собственно, интернет-магазин, который фискализирует платежи через облачную кассу. Сумма за кассовое оборудование выходит колоссальная. Как быть?

Омни-касса от LIFE PAY позволит сократить издержки и фискализировать платежи со всех каналов: из торговой точки, доставки и онлайн-магазина. То есть вам нужна одна касса и ОДИН ФН. Да, для второго шоу-рума комплект оборудования придется покупать снова — ФН должен находиться в точке продаж. Но 2 кассы и 2 ФН против 5 комплектов (плюс еще облачная фискализация для онлайн-магазина) — выходит существенная экономия!

Какие еще есть подводные камни?

Если у вас возникла необходимость поменять банк-эквайер, а кассу, которой вы пользуетесь, предоставляет ваш текущий банк, то ее придется вернуть. В новом банке-эквайере вы можете получить другую кассу, но и ФН тоже нужно будет устанавливать новый. ФН привязывается к номеру кассы. Новое оборудование означает новый номер, а значит, и новый фискальный накопитель.

С LIFE PAY вы можете менять банк-эквайер в личном кабинете, при этом терминал, который у вас в аренде, вы можете не сдавать. Тем самым вы становитесь независимы от условий банков, а при смене эквайера не попадаете на лишние траты. Клиентский сервис LIFE PAY поможет все настроить и проконсультирует по работе с техникой и программой.