Что такое система Kanban и как с ее помощью управлять проектами

Александр Завьялов

Основатель OkoCRM

Любой проект, будь то разработка сайта или ведение бухгалтерии, состоит из множества задач и исполнителей. Чтобы отслеживать все компоненты и их взаимодействие, используют разные системы управления. Одна из них — канбан.

Канбан зародился в 1940-х годах на производственных линиях завода Toyota. Когда производственному цеху требовались материалы, рабочий помещал карточку на определенное место доски, и кладовщик узнавал, что нужно пополнять запасы. Доски и карточки стали базой методологии.

Со временем канбан-доски вышли за пределы производства и стали популярны в разных сферах бизнеса: от IT-разработки до логистики. В чем причина популярности методологии, как она работает и что нужно для внедрения канбана у себя в компании, расскажем далее.

Основные принципы канбан

Визуальная методология канбан работает по следующему принципу.

Существует визуальная доска, которая обозначает проект или производственный цикл. Доска поделена на колонки, каждая из которых символизирует этап работы. Этапы могут называться по-разному, например, «тестирование», «демонстрация», «сделка» или как-то еще. Ограничений на число колонок нет.

На колонках размещены карточки — это задачи команды. Участники перемещают карточки по колонкам слева направо, если пройден определенный этап работы. Когда карточка доходит до последней колонки, задача считается полностью выполненной.

По принципу канбан работают многие таск-менеджеры, системы для управления проектами и CRM-системы

Благодаря доскам и карточкам команда видит, как движется работа над проектом. Становится удобнее планировать нагрузку и соблюдать сроки. А если где-то случается затор — карточки скапливаются и не двигаются в соседнюю колонку — команда не берет новые задачи, а сосредотачивает силы на устранении затора.

Однако, чтобы отдача от канбан-досок была максимальной, работать с ними нужно по определенным правилам. Например, важно соблюдать лимиты карточек в колонках. Лимиты — это предельное число задач, которые может осилить команда. Если лимиты превысить, у команды закончатся ресурсы, и работа остановится.

Другое правило касается приоритета задач. Если карточка близка к финальной колонке, ее приоритет выше, чем у задачи в начале доски. Необходимо завершить задачу, близкую к финалу, прежде чем браться за новую.

На досках канбан может быть много карточек, но существуют правила, по которым с ними работать

Еще у канбан существуют базовые принципы. Они помогают внедрить методологию и работать с ней без лишних проволочек. Вот как звучат принципы:

1. Не менять существующие бизнес-процессы, а встраивать их в методологию.
2. Внедрять канбан постепенно, через небольшие изменения — так проще спланировать ресурсы и адаптировать команду к новому стилю работы.
3. Не менять роли и обязанности людей в команде. Пусть сотрудники продолжают занимать свои должности и отвечать за отведенные им задачи — это никак не мешает канбан.
4. Позволять каждому участнику команды высказываться на тему улучшений. Это имеет практическую пользу — если люди увидят новые способы организации рабочего процесса и предложат их, в выигрыше будут все.

Преимущества использования канбан

Визуализация рабочего процесса

Команда использует реальные или виртуальные доски, создает на них колонки и карточки с задачами. В итоге проект из абстрактных описаний, договоренностей и обсуждений превращается во что-то реальное и осязаемое.

Объясним на примере. Редакция занимается выпуском статей и ежедневно сталкивается с множеством задач. Даже если все записать на бумагу или перенести в таблицу, воспринимать процессы по-прежнему трудно. Нужно открывать различные файлы и сверять их между собой, чтобы понять, как движется работа.

А теперь как это выглядит с канбан. Вся работа редакции представлена на отдельной доске. Ежедневные процессы поделены на колонки, а текущие задачи — на карточки. Команда может в любой момент открыть доску и увидеть:

• новые и текущие задачи;
• места, где работа застопорилась;
• нагрузку на текущую неделю.

С визуальным представлением задач ими проще управлять, отслеживать и синхронизировать между участниками проекта.

Рост продуктивности команды

Этот плюс вытекает из предыдущего. Благодаря визуальным элементам команда видит пул задач. Людям проще распределять силы, избегать перегрузки и завершать работу к установленному сроку.

Например, отдел маркетинга ведет задачи на доске, все карточки проходят 5 колонок канбана — это этапы работы с задачей. Если в каком-то из этапов скапливается слишком много карточек, это сигнал для команды — нужно включиться и разгрести затор.

Доска наглядно показывает весь проект: где работа движется в нормальном темпе, а где подвисает

Без доски упустить такие моменты ничего не стоит. В итоге можно попасть в цейтнот в самый неподходящий момент, например, когда у людей начинаются отпуска или пора сдавать проект. Решать проблему придется через нервы и переработки, а то и выплату неустоек.

Снижение стресса среди сотрудников. Когда люди не понимают, как идет работа, то могут переживать: успевают ли они к дедлайну, выполняют ли план.

С канбан причин для переживания меньше. Можно открыть доску и посмотреть, как объем работы нужно выполнить, а что подождет. Так сотрудникам становится проще планировать свое время, избегать перегрузок и не переживать за сорванные сроки.

В каких сферах бизнеса применяют канбан

Kanban применяют в разных сферах бизнеса, где работу можно разбить на этапы, а за выполнение задач отвечает несколько человек, команда или отдел. Канбан — это принцип управления, его можно адаптировать к любой сфере. Вот несколько примеров.

IT

Программисты создают продукты в несколько этапов. На каждом этапе свои задачи и исполнители. Команда разработчиков может использовать канбан, чтобы управлять процессом. Сотрудники перемещают карточки с задачами между колонками доски, отмечают выполненные задачи и таким образом контролируют темпы разработки и ее результаты.

Маркетинг

Канбан в маркетинге используют для наглядного представления рабочих процессов. С помощью доски можно увидеть, какие задачи находятся в работе, какие завершены, а за какие нужно взяться в первую очередь. Это позволяет команде быстро реагировать на изменения в поведении пользователей, рекламных алгоритмах или тенденциях спроса.

Логистика

В логистике канбан используют, чтобы поставки материалов и комплектующих соответствовали реальному спросу на продукцию. Например, пока карточка от продавцов не попадет в соответствующую колонку, отдел закупок не оформит поставку. В итоге склад не затоваривается, а бизнес не замораживает деньги в приобретенных единицах товара.

HR

В HR-отделе карточки представляют собой кандидатуры, которые перемещаются по колонкам, то есть этапам отбора. Таким образом, отдел рекрутинга полностью контролирует процесс набора новых сотрудников — от подачи заявки до завершения оформления.

Например, так может выглядеть канбан с задачами для производства мебели на заказ

Как внедрить канбан в компании

Внедрить канбан по щелчку не получится. Нужно пройти подготовительный этап, все настроить, запустить работу, а дальше проанализировать результат. Разберем каждый шаг.

Подготовительный этап: анализ текущих процессов и определение потребностей

Первым делом нужно оценить, как на текущий момент организована работа команды или отдела. Для этого требуется собрать и описать все текущие бизнес-процессы. Далее указать основные типы задач и этапы работы, которые повторяются из раза в раз. Например, часто повторяются этапы оформления счетов, брифования клиентов, тестирования рекламы, доставки товара.

Следующий шаг — построить схему процессов. Она поможет визуализировать, как текущие задачи перемещаются через различные этапы. Визуализировать можно как угодно: рисовать от руки или использовать онлайн-сервис.

У каждого проекта своя специфика, количество этапов, сам канбан и логика работы с ним могут быть выстроены как угодно. Общий принцип — все задачи должны проходить по этапам. Например, наш канбан в команде OkoCRM состоит из 6 этапов.

С помощью этапов на канбане процесс работы с задачами можно сделать единообразным

Если получится, можно попробовать собрать данные о времени выполнения задач, времени простоев и задержек. За этой информацией лучше обратиться к коллегам: им наверняка будет что рассказать. Также зафиксируйте все жалобы, трудности и проблемные места. После внедрения канбан сможете проверить, стало ли в работе меньше блокировок.

Выбор инструментов, создание и настройка первой канбан-доски

Создать канбан-доску можно как угодно — даже нарисовать на маркерной доске. Но более продвинутый вариант — оформить ее в специальном сервисе: сегодня таких существует десятки.

Чтобы выбрать подходящий инструмент, нужно определиться с потребностями и посчитать число участников команды. Дело в том, что для небольших команд существуют свободные доступы к платным программам. А для простых задач можно найти бесплатные инструменты.

Для крупных команд могут понадобиться более мощные и гибкие решения. Например, специальные таск-менеджеры, планировщики или CRM-системы. Тут выбирать лучше, исходя из бюджета и наличия специализированных инструментов для конкретных типов задач, таких как программирование, маркетинг или управление проектами.

Создание первой доски в каждой системе будет отличаться, но в целом алгоритм такой:

1. Создать проект — то есть доску.
2. Разбить ее на колонки — то есть этапы работы.
3. Создать карточки с задачами, прикрепить к ним файлы, описания и чек-листы.
4. Выдать доступ сотрудникам.
5. Установить лимиты на число карточек с задачами в каждой колонке.
6. Настроить уведомления, чтобы команда получала оповещения о важных изменениях, сроках или проблемах.

Так выглядит карточка задачи в таск-трекере

Обучение команды работе с Kanban

Обучение поможет команде разобраться, как работает канбан, и правильно использовать его.

Чтобы донести до людей ключевые смыслы, подготовьте презентации, документы, видеоуроки или пригласите коуча. Можно показать реальные примеры и кейсы из индустрии, чтобы иллюстрировать, как канбан применяется на практике. Или провести симуляцию: организовать демо-доску с карточками и поработать с ней в тестовом режиме.

Начало работы

Просто каждый день работать с досками. Можно начать с одного проекта, а через время подключить другие. Ежедневно встречайтесь с командой, чтобы обсудить текущее состояние задач, запланировать работу и найти проблемные места.

Мониторинг, анализ и оптимизация процессов

Вот что можно отслеживать:

1. Время, которое команда тратит на выполнение задачи, с момента ее начала до завершения. По логике, оно должно уменьшаться.
2. Время от поступления запроса до его выполнения. Хороший признак, если сокращается.
3. Общее количество задач, которые находятся в работе на каждом этапе. Следите, чтобы не было превышения лимитов.
4. Количество задач, завершенных за определенный период времени.

Эти метрики нужно регулярно, например, раз в неделю, снимать и анализировать, чтобы понять производительность команды. Если где-то возникают задержки, простои или снижение эффективности, нужно находить причины проблем и чинить процессы.

Обзор инструментов и приложений для работы по методологии канбан

OkoCRM

OkoCRM — система для управления проектами и автоматизации продаж. Рабочий интерфейс организован по принципу канбан. Здесь удобно управлять отделом продаж, бухгалтерией, маркетингом, разработчиками и иными подразделениями компании. Есть мобильное приложение для работы с проектами и задачами вне рабочего места.

Мобильное приложение OkoCRM

Weeek

Weeek — инструмент для управления проектами, подходящий для команд любых размеров и направлений. В рабочем пространстве можно вести несколько проектов. Каждый из них доступен в виде диаграммы Ганта, списка, недельного или месячного календаря и канбан-доски.

Интерфейс Weeek

Pyrus

Pyrus — инструмент отечественной разработки, который используют как сервис управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами внутри компании. В Pyrus есть большой HR-блок, в который интегрированы рекрутмент и онбординг, управление командами и мониторинг нагрузки сотрудников, кадровый документооборот.

Интерфейс Pyrus

Notion

Notion — сервис, который можно использовать не только для управления проектами, но и для организации личного времени, увлечений, списков для чтения, заметок и прочих мелочей.

Интерфейс Notion

Яндекс Трекер — многофункциональный сервис управления проектами от Яндекса. Заточен под разработку, поддержку, документооборот, но можно настроить под большинство проектов, как и любой другой сервис.

Интерфейс Яндекс Трекера

Распространенные ошибки при работе с Kanban и как их избежать

Игнорирование ограничений по количеству задач в каждой колонке

В методологии канбан существует такое понятие, как лимит незавершенной работы, или WIP (Work in Progress). Лимит нужно соблюдать, чтобы сотрудники не утонули в задачах. Если WIP не контролировать, нагрузка стремительно растет. Люди начинают перерабатывать, производительность команды падает, а количество незавершенных задач увеличивается.

Как решить:

1. Устанавливайте реалистичные WIP. Опытным путем определите количество задач, над которыми команда может работать одновременно без перегрузки. Можно начать с небольших лимитов, например, с трех задач в работе. Если команда справится, постепенно увеличивайте это число.
2. Объясните команде важность соблюдения WIP. Донесите, как это помогает повысить качество работы и снизить стресс.

Недостаточная визуализация процессов

Это происходит, когда команда не отображает все этапы рабочего процесса на доске. В результате часть задач теряется, что приводит к срывам сроков и другим проблемам.

Как решить:

1. Отобразите на канбан-доске все основные этапы и подпроцессы, через которые проходят задачи от начала до завершения.
2. Используйте разные цвета для различных типов задач или уровней приоритета, чтобы сделать доску более читаемой.
3. Сделайте обновление доски регулярным ритуалом, требуйте от членов команды регулярного обновления статусов задач.

Отсутствие постоянного анализа и оптимизации

Если команда не анализирует процессы и не пытается их улучшить, то лишает себя возможности адаптироваться к форс-мажорным ситуациям. Например, если в команде нет взаимозаменяемых ролей, болезнь одного участника может похоронить весь проект.

Как решить:

1. Проводите ретроспективы раз в месяц или квартал. Анализируйте, как выстроена работа, ищите узкие места и решения, как их расширить. А вот то, что работает хорошо, менять не нужно.
2. Собирайте данные о выполненных задачах: сколько времени ушло на задачу, где возникали заторы, с каким запасом времени удалось все выполнить. Хорошие кейсы берите на карандаш и применяйте повсеместно.

Пренебрежение важностью обучения и культурных аспектов внедрения канбан

Люди используют новые инструменты в работе, если понимают, как это делать. Чтобы помочь коллективу разобраться в канбан, проведите обучение, консультации, командные митапы. Без обучения сотрудники могут не понимать, как правильно использовать канбан. Обычно это приводит к саботажу, претензиям и снижению производительности.

Как решить:

1. Внедрите обучение. Это могут быть семинары, тренинги и воркшопы, на которых коуч или продвинутый член команды объясняет основные концепции методологии и как их применять на практике.
2. Обеспечьте поддержку внедрения канбан со стороны руководства. Во-первых, сотрудники увидят, что это не блажь начальства, а бизнес-задача. Во-вторых, у них не останется варианта работать по-прежнему, если все задачи и поручения будут выдаваться на досках.

Подытожим

1. Канбан помогает командам и отделам визуализировать работу над проектами. Наглядное отображение нагрузки, зон ответственности и ролей приводит к тому, что работа становится более управляемой. Продуктивность команды растет.
2. Методологию используют в разных сферах бизнеса: IT, логистике, производстве, маркетинге, продажах, HR. Фактически в любой сфере, где рабочий процесс можно разделить на этапы.
3. Чтобы внедрить канбан, нужно проанализировать текущие процессы, выбрать инструменты визуализации, создать первые доски, обучить команду базовым принципам методологии и инструментам визуализации и начать работу. Полезно регулярно анализировать достигнутые результаты, чтобы оптимизировать работу с досками — например, находить этапы, на которых карточки постоянно скапливаются, и устранять причины блокировок.