Скопировать ссылку
Организация заключила с контрагентом соглашение об электронном обмене документами за прошлый период, когда соглашение еще не действовало, первичные документы получены не были.
Разберемся, может ли организация выдать контрагенту первичные документы за прошлый период на бумажном носителе или должна их направить только в электронном виде.
Одним из способов формирования документов без использования бумажных носителей является использование электронного документооборота. Система электронного документооборота представляет собой информационную систему, которая обеспечивает сбор, обработку, управление электронными документами и доступ к ним.
Под электронным документом понимается документированная информация в электронной форме, которая пригодна для восприятия человека с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи и обработки ее в информационных системах.
Также электронный документ — это документ, созданный в электронной форме без составления на бумажном носителе и подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством РФ.
Электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Таким образом, так как электронная подпись действует только с момента ее получения, то первичные документы, которые составлены до подписания сторонами соглашения об электронном документообороте, должны быть составлены на бумажном носителе.
Если же организации нужно получить дубликат первичного документа за прошлый период, то документ предоставляется уже в электронном формате.
Наряду с этим, не забываем о том, что хранить электронные документы мы можем на электронных носителях в виде файлов, если же такую сохранность обеспечить нам не по силам, то возможно их распечатывать и хранить в бумажном формате.
