Информационный контекст повседневной деятельности руководителя

Контекст (от лат. contextus — «соединение», «связь») представляет собой среду, окружение в котором существует или развивается определенный объект или процесс.

Для повседневной деятельности (ПД) руководителя работу в контексте можно сравнить с работой за рабочим столом, пустым от бумаг, заваленным материалами или в меру отсортированными и разложенными по полкам документами, которыми он пользуется по мере необходимости.

Телефон, служебный и мобильный, интернет, электронная почта, корпоративная информационная система, факс, канцелярия, секретарь руководителя, прочие средства и службы, обеспечивающие дополнительную информацию и взаимодействие руководителя с другими лицами – все это образует информационный и если смотреть шире и коммуникационный контекст повседневной деятельности.

Когда руководитель говорит «я в курсе дела», это значит, как он полагает, что он находится в информационном и коммуникационном окружении, соединении, соединении, контексте этого вопроса и способен квалифицированно в нем разбираться и принимать соответствующие решения.

Поскольку у каждого управленческого события и той работой, которая им вызывается, имеется свой контекст, переход от вопроса к вопросу связан с потерями времени на уход, покидание существующего окружения и вхождение в новый «курс дела» в связи с новым вопросом управления. Такие переключения в ПД происходят достаточно часто, во многих случаях не по инициативе самого руководителя и вне его контроля.

Минимизация потерь времени и других ресурсов на поиск информации, а также сокращение потерь из-за смены информационного окружения - это задачи, которые следует решить при обеспечении эффективного информационного контекста повседневной деятельности руководителя.

Идеальное информационное окружение должно было бы позволить руководителю выполнять свою повседневную деятельность с минимальными потерями на поиск требуемых для решения документов, сведений, справок и т.д., а также на связанные с этим коммуникации. Учитывая, что основой поток управленческих событий формируется в едином интегрированном оперативном плане (ЕИОП), то и основным источником контекстной информации, информационной платформой повседневной деятельности, должен быть план предприятия.

Поскольку ЕИОП представляет собой иерархически упорядоченную последовательность работ, с возможностью детализации до уровня ответственных исполнителей, позиции плана должно сопровождать соответствующее документальное окружение, позволяющее, без обращения к дополнительным источникам, в основном или полностью исполнить, реализовать, разрешить данную работу. При этом, для обеспечения информационной полноты, в состав документальной среды, поддерживаемой в ЕИОП, должны входить как прикрепленные файлы основных документов в различных форматах, а также ссылки на записи электронных журналов, сообщения электронной почты, поручения совещаний и другие информационные объекты, имеющие отношение к плановым пунктам.

Свойство концентрации документов на иерархических уровнях ЕИОП создает эффект информационной пирамиды. На вершине пирамиды немного документов с важнейшей для предприятия концептуальной, системной плановой и отчетной информацией, с которой работает топ - менеджмент. В терминах ЕИОП - это план предприятия и основные направления работ. На среднем уровне – документы по управлению и контролю текущими направлениями работ и проектов, за которые отвечает менеджмент среднего уровня. Внизу, у основания – огромное число рабочих документов небольшой единичной значимости, которые являются предметом заботы непосредственных исполнителей.

В этом проявляется трехсторонняя взаимосвязь и соответствие между иерархией планов ЕИОП, уровнями менеджмента компании и структурой информационного обеспечения сотрудников компании. Для обеспечения эффективного управления здесь следует ориентироваться на возможности автоматической концентрации документов в зонах ответственности менеджеров соответствующего уровня, обеспечивая необходимое качество информационного контекста.