Как бизнесу организовать, продвигать и провести конференцию: пошаговое руководство

Дмитрий Лапатин

Организатор воркшопа MICE-Connection

Без нее никуда: зачем современному бизнесу нужны конференции

Сегодня проведение офлайн-мероприятий, в частности, конференций — один из самых эффективных бизнес-инструментов для работы как с командой, так и с партнерами и потенциальными покупателями. С его помощью — помимо непосредственно продажи продукта — можно закрыть сразу несколько важных целей, которые определят дальнейший вектор развития компании. Современный бизнес все чаще выбирает экологичные пути масштабирования, бывшие конкуренты создают коллаборации и вместе растут, а основным УТП становится участие бренда в социальных проектах или трансляция приверженности общепринятым ценностям, таким как любовь, семья, здоровый образ жизни и прочее. Именно поэтому участие в нетворкинге, расширение круга общения, встреча с «нужными» людьми, увеличение насмотренности становятся ключом к развитию и вдохновению. И качественная конференция как раз способна все это обеспечить.

Однако организация столь эффективного мероприятия — процесс довольно трудоемкий. Он состоит из нескольких этапов:

• планирование;
• подготовка;
• проведение;
• анализ результатов.

Разберем каждый подробнее.

Шаг № 1. Планирование конференции

Этот этап наиболее длительный и может занимать от двух месяцев до полугода, а в некоторых случаях и дольше — все зависит от масштаба мероприятия. Поэтому начинать работу стоит заблаговременно, чтобы не спеша продумывать каждый пункт.

Определяем цель

Целей у конференции может быть много, однако есть важный нюанс. Все они делятся на две группы — декларируемые и истинные.

Декларируемая цель — та, которую вы будете транслировать целевой аудитории, которая будет выгодна ей и ляжет в основу маркетинговой стратегии. Истинная цель — та, которая будет непосредственно связана с выгодами для бизнеса.

Разрабатывая мероприятие, важно держать в голове обе цели, чтобы не увлечься чем-то одним и не потерять деньги или репутацию. К примеру, если вы задумали конференцию для врачей, то декларируемой целью может стать одна из болей медицинского сообщества — от внедрения новых технологий до борьбы с самолечением. Тогда как истинной темой будет развитие бренда вашей компании (или вашего личного) и формирование комьюнити вокруг него.

Краткий обзор возможных целей конференции:

• Обучение. Хорошо организованная конференция, на которую приглашены интересные спикеры, — это всегда мощный толчок к развитию. Свежий взгляд на индустрию, обмен опытом, увеличение насмотренности, формирование командного духа — непременные спутники качественных бизнес-событий, особенно если они проводятся в офлайне.
• Сетевое взаимодействие. Без нетворкинга сегодня невозможно представить успешный бизнес. Чем активнее компания участвует в жизни профессионального сообщества, тем быстрее она будет расти. Конференции — отличное пространство для того, чтобы установить качественные связи с экспертами и коллегами, найти сотрудников и партнеров, обменяться интеллектуальным и социальным капиталом.
• Увеличение продаж и прибыли. Конференция может стать мощным катализатором для всплеска продаж уже существующего продукта или успешного вывода на рынок нового товара. В век технологий, информационного шума завладеть вниманием потребителя через электронные медиа все сложнее. Зато при личной встрече все взгляды и умы будут прикованы к тому, что вы продаете. Кроме того, вы сможете более подробно и наглядно рассказать о своем продукте, отталкиваясь от болей аудитории.
• Развитие личного бренда. Быть везде, повышать уровень экспертности, формировать вокруг себя комьюнити, увеличивая при этом конверсии. Современные потребители выбирают не по обложке, а по наполнению, для них важны ценности бренда, его живое, яркое лицо, поэтому владельцы бизнеса все чаще делают упор на продвижение товара через развитие личного бренда. Для таких конференция — настоящий «звездный час». Кроме того, качественный ивент привлечет внимание СМИ, что может резко повысить упоминаемость.
  
• Укрепление отношений с клиентами. Прямой контакт с потребителем, установление более личных и теплых отношений, получение качественной обратной связи — это все непременные спутники офлайн-мероприятий, которые прекрасно помогают перевести клиентов из статуса «новичок» в статус «постоянный».
• Расширение охвата. Мероприятие с сильными спикерами и грамотной стратегией продвижения расширит вашу аудиторию. Эксперты, выступающие на вашей конференции, приведут свою ЦА, а вам останется только заинтересовать ее еще и своим продуктом.

Изучаем целевую аудиторию

Важно четко понимать, кто ваша целевая аудитория. Эта информация поможет на любом этапе подготовки — от составления списка спикеров и планирования бюджета до выбора стилистики коммуникации и инструментов продвижения.

Опираясь на цели конференции, составьте список потенциальных участников — как фактических (ваши уже имеющиеся коллеги, партнеры, клиенты и прочие), так и гипотетических (остальные люди, которым будет интересна тема).

Исследовать целевую аудиторию можно с помощью построения гипотез и последующей их проверки (всевозможные опросы и анкетирование в офлайне и онлайне), анализа конкурентов, посещения похожих событий и изучения действующих клиентов вашего бизнеса (например, можно почитать их социальные сети или пообщаться с посетителями тематических пабликов и форумов).

В итоге вы должны четко понимать гендерный состав и примерный возраст потенциальных участников вашей конференции, их социальный и финансовый статус, семейное положение, занятость, хобби, ценностные ориентиры, стиль жизни, важных для них людей (инфлюенсеров) и, самое главное, их боли и страхи. В большинстве случаев возможность закрыть эти два фактора и привлечет аудиторию на вашу конференцию.

Выбираем тему и формат конференции

Тема конференции должна быть яркой, манящей и интригующей. Это информационный повод, то, что в тренде, то, что у всех «болит». Вы уже изучили свою ЦА, знаете ее боли и страхи — именно они и должны стать вашей темой.

Тема поможет определиться с наиболее подходящим форматом. Тут важна насмотренность. Лучший вариант — не копировать кого-то, а создать стильный, актуальный и адаптированный под ваши цели и вашу ЦА собирательный формат.

Мое главное правило при выборе формата — создавать то, от чего я, как участник, получил бы огромное удовольствие и сказал «круто». Спрашиваю у себя: «Что сделают эти люди, выйдя с конференции?» Если мой ответ: «Купят, задумаются, пойдут по нашему пути…», — значит я выбрал правильный формат.

Форматов конференций сегодня существует множество — от традиционных, но уже наскучивших всем панельных дискуссий и докладов, до нетривиальных кейс-стади, баттлов, шоу и пр. Вот несколько вариантов, которые сегодня в тренде:

• Быстрые презентации. Динамичный формат, подборка коротких дискуссионных раундов со строго регламентированными правилами, ограниченным хроном для выступлений и обсуждений.
• Бизнес-завтрак, кейс-стади, деловая игра. Интерактивные форматы без строгих правил, позволяющие быстро обменяться опытом, обсудить бизнес-боли, рассказать об интересных кейсах, прокачать компетенции участников, наладить тесный контакт, а, возможно, и найти решение общей проблемы. Чаще всего такие события становятся частью одного большого мероприятия.
• TEDx-конференции, Silent Disco Talks («бесшумная конференция»), форсайт. «Крупнокалиберные» форматы со строгими правилами, большим хронометражем и широкой аудиторией. Такие ивенты — яркие и эффективные события, но есть много нюансов. К примеру, для проведения TEDx необходимо получить лицензию, а для Silent Disco Talks (все доклады происходят одновременно, гости используют наушники и просто переключаются между спикерами) — учесть технические особенности и обеспечить звукоизоляцию.
• Митап, баттл, воркшоп. Современные нестандартные форматы для небольшой, живой и активной аудитории. Такие мини-конференции иногда длятся буквально пару часов. Спикеры готовят яркие презентации, шутят, ведут диалог с публикой. Также некоторые форматы предполагают наличие наставника, модератора или соревновательный момент.
• Баркемп, хакатон, ретрит. Масштабные форматы, растягивающиеся, как правило, на 2–5 дней и идеально подходящие для обмена опытом и знаниями, формирования командного духа, создания коллабораций в непринужденной и расслабленной обстановке.

Формируем команду организаторов

Команда — это единомышленники. У всех должны гореть глаза идеей, прежде всего — у руководителя. Тогда и участники получат от конференции вау-эффект.

Задача руководителя — контроль, вдохновение, поиск партнеров, трансляция смыслов, иногда модерация. Все остальные процессы — задача профессионалов. Чтобы разобраться, кто будет входить в вашу команду, составьте детальный mind map (список всех задач и узлов, из которых будет состоять ваше мероприятие на всех его этапах), а далее объедините сегменты в группы, определив для каждой подходящего специалиста или специалистов.

К примеру, это может выглядеть так:

• Программная группа (подбор спикеров, составление программы мероприятия, ведение мероприятия): программный директор, менеджеры, режиссер, модераторы и ведущие.
• Группа маркетинга (анализ аудитории, работа с партнерами и спонсорами, рассылка, контекстная и таргетированная реклама): маркетолог, дизайнер, таргетолог, менеджер по работе с партнерами.
• Группа PR (продвижение проекта, коммуникация со СМИ): PR-специалист, копирайтер, SMM-менеджер.
• Техническая группа (оснащение залов, декорации, организация съемки, трансляции): специалисты по монтажу декораций, настройке звука и света, декораторы, фотографы, операторы.
• Административная группа (регистрация спикеров и гостей, размещение, логистика, кейтеринг): водители, волонтеры, регистраторы, служба кейтеринга.

Количество сотрудников в вашей команде напрямую зависит от масштаба мероприятия и бюджета. Если событие рассчитано на 20–100 человек, то, возможно, вам будет достаточно пяти профессиональных сотрудников, если же вы задумали грандиозный ивент на 500–1000 гостей, у вас должна сформироваться многоуровневая команда с четким делением зон ответственности и задач.

И помните: при организации яркой конференции есть вещи важнее профессиональной «звездности» — это живой ум, креатив, стремление развиваться, умение работать в команде и проявляться, насмотренность, хваткость. Именно эти черты должны присутствовать у тех людей, кого вы привлечете для работы над конференцией.

Рассчитываем стоимость и составляем финансовый план

Расчет стоимости участия в конференции нужно начать с постановки финансовой цели (заработать, покрыть расходы) и прогноза возможного количества участников. Также можно провести конкурентную разведку и проанализировать похожие мероприятия — какие услуги и выгоды получили участники за заявленную стоимость, и насколько все это сопоставимо с вашим предложением.

При этом категорически нельзя занижать стоимость участия в вашем событии ради увеличения охватов, так как это может ударить по репутации конференции и вашей компании в целом. При организации таких мероприятий качество всегда важнее количества. Кроме того — зачем вашему бизнесу любители «халявы»?

И помните: доход при организации конференции может принести продажа не только билетов, но и партнерских пакетов, а также непосредственно вашего продукта в рамках мероприятия.

На бюджет влияет множество факторов: сезонность, длительность мероприятия, условия аренды площадки, уровень спикеров и гостей. Для начала стоит разделить статьи бюджета на две большие группы: материальные и человеческие.

• Материальные: оборудование, реквизит и декорации, транспорт, аренда площадки, связь, парковочные места, лендинг, мобильное приложение, чат-боты и так далее.
• Человеческие: оплата работы персонала, проживание и билеты для спикеров, кофе-брейки для участников конференции и так далее.

Лайфхак. Чтобы учесть все, мысленно пройдите весь маршрут. Нередко организаторы забывают про бытовые мелочи — вроде достаточного количества урн, узлов для зарядки гаджетов и кулеров.

Сэкономить при организации мероприятия можно, но важно понимать, в каких вопросах это допустимо, а в каких нет.

К примеру, никогда не стоит экономить на качестве. Непрофессиональный подрядчик, обозначивший более низкую цену за свою работу, не только может испортить вашу репутацию, но и потратить на реализацию в итоге денег больше, чем вы планировали. Тогда как один высокооплачиваемый профи сможет закрыть сразу несколько позиций и в итоге сэкономить ваши деньги.

Также гораздо выгоднее (и спокойнее!) сотрудничать с организациями, предоставляющими комплексные услуги. Например, можно пригласить оформителя, который закроет все вопросы по подготовке пространства и декорированию.

Выбираем место проведения

Выбирая локацию, стоит отталкиваться от главного критерия — площадка должна отвечать формату и основной цели мероприятия. К примеру, помимо зала для выступления спикеров, понадобятся зоны для регистрации, неформального нетворкинга, кофе-брейка, отдыха и так далее.

Стоит обратить внимание на следующие параметры площадки:

• соответствие размеров помещения количеству гостей и участников;
• хорошие технические возможности;
• простор помещений и возможность их зонирования;
• наличие всех бытовых условий;
• подходящая планировка (просторные помещения без колонн в центре);
• отсутствие визуального шума (в таком случае может осложниться работа декоратора, лучше всего, чтобы стены были светлыми и однотонными);
• наличие подсобных помещений для организации технических и других зон.

Также важны хорошее расположение и транспортная доступность площадки. Если планируется мероприятие на несколько дней, сочетающее работу и отдых, то предпочтение лучше отдать локациям, расположенным в живописных местах. Если же это панельная дискуссия или бизнес-завтрак, то лучше найти помещение в центре города или в известном бизнес-холле.

В идеале участники должны иметь возможность без проблем добраться до локации самостоятельно. Если же вы выбрали отдаленное пространство, желательно проработать логистику детальнее и обеспечить участникам трансфер.

Также продумайте вопрос с бесплатной парковкой и разработайте систему пропусков при необходимости.

При заключении договора на аренду важно обсудить и зафиксировать в нем все нюансы: наличие оборудования и мебели, действия при задержке сроков, ответственность при ошибках и нарушениях, наличие технического персонала (клининг, охрана, парковщики, гардеробщики, официанты и так далее). Также обязательно проверьте, хватит ли мощности имеющихся коммуникационных сетей, в частности электрических — если это выяснится на этапе монтажа, быстро среагировать и найти решение будет сложно.

Шаг № 2. Подготовка к конференции

Если вы ответственно отнеслись к предыдущему этапу, наверняка у вас уже сложилось четкое представление, как должна выглядеть ваша идеальная конференция. Пришло время для эффектных решений!

Разрабатываем программу мероприятия

В первую очередь, важно собрать интересных спикеров под ваши задачи и целевую аудиторию, пригласить инфлюенсеров, возможно, звезд. С каждым спикером проговорить детально тему и формат его выступления, дедлайны и хронометражи, подготовить яркие презентации и другие медиаматериалы.

Современная публика очень искушенная, поэтому скучные конференции уходят в небытие. Важно постоянно подогревать градус мероприятия, заигрывать с аудиторией, вводить спецэффекты и неожиданные приемы. Если публика хотя бы на мгновение потеряет интерес, его будет трудно восстановить. В хорошей программе не должно быть никакого «разогрева», как это было раньше, не должно быть и стадии «все устали и пора домой». Постоянная концентрация внимания и действий.

Составляя расписание мероприятия, сначала расставьте выступления хедлайнеров. Они не должны пересекаться с другими спикерами, иначе менее статусные эксперты получат пустые залы.

Важно заложить время на опоздание гостей и запланировать открытие конференции через 1–2 часа после регистрации, чтобы все успели получить бейджи, выпить кофе, сориентироваться в пространстве и познакомиться друг с другом.

Каждое выступление строго регламентируйте по времени, иначе начнется путаница в программе, которая традиционно вызывает недовольство аудитории. Не забудьте запланировать время на обсуждение и ответы на вопросы.

Важно! Не перегружайте аудиторию. Даже от самой интересной программы можно устать, тогда человек просто перестанет воспринимать информацию. Предусмотрите время для пауз, когда участники смогут сбросить напряжение и пообщаться: кофе-брейки, обеды, вечерняя развлекательная программа.

Создаем маркетинговую стратегию

Начните с разработки бренда конференции — он должен соответствовать времени и контексту, целевой аудитории, давать отсылку к бренду вашей компании и, конечно, отличаться от конкурентов. Если ваши идеи будут воровать — не страшно, главное, при этом быть на три шага впереди.

Если речь идет о масштабном мероприятии, то рекламная кампания должна включать в себя максимум доступных сегодня каналов, как онлайн, так и офлайн.

Это могут быть:

• e-mail-рассылка;
• таргетированная реклама в Яндекс Директ и социальных сетях;
• telegram-рассылка;
• информационное партнерство;
• платное размещение вашего контента в тематических каналах и пабликах;
• публикации на личных страницах инфлюенсеров и спикеров конференции в социальных сетях;
• публикации в собственных аккаунтах в социальных сетях;
• лендинговая страница;
• блогеры;
• СМИ (прямые эфиры на ТВ, статьи и публикации, интервью, подкасты);
• размещение баннеров и лайтбоксов;
• аудиоролики в торговых центрах.

Еще один лайфхак. Размещая анонсы на различных ресурсах, не забывайте добавлять свою уникальную UTM-метку для отслеживания конверсии.

Для эффективного продвижения нужен подробный и интригующий контент-план. Аудитория должна увлечься сторителлингом и в итоге получить ответ на главный вопрос: для чего ей необходимо ваше мероприятие? Можно проводить прямые эфиры с приглашенными спикерами и партнерами, публиковать бэкстейдж с площадки и этапы подготовки, делиться историей команды.

При правильном позиционировании, интересном контенте, сложной многоуровневой стратегии можно совершенно бесплатно получить отличный отклик от тематических, региональных и даже федеральных СМИ. Попробуйте понять повестку, донести журналистам социальную ценность конференции, и вы получите значительный прирост в качественных охватах.

Важно! На этом этапе лучше всего работает «взгляд со стороны». Поэтому изначально лучше всего вопрос ведения социальных сетей и PR-продвижения отдать специалистам.

Организовываем удобное пространство

Сегодня при проведении ивентов обычно используют предварительную онлайн-регистрацию, она заметно ускоряет процесс, снимает лишние траты на организацию зоны регистрации гостей и исключает возможность подделки билета или аккредитации, а также скопления очередей. Для онлайн-регистрации можно использовать платформу Timepad или лендинг конференции.

Если же вы решили организовать офлайн-регистрацию, установите достаточное число стоек, правильно распределите между ними потоки гостей (к примеру, в алфавитном порядке) и строго регламентируйте время регистрации.

Далее важно обеспечить удобную навигацию. Отличный вариант — зонирование пространства (ресепшн, дискуссионные залы, фотозоны, зоны отдыха и нетворкинга). Очень помогают в организации роботизированные чат-боты или приложения с картой и онлайн-помощниками, доступные для всех гостей.

Техническое обеспечение. Ваша цель — обеспечить полный комфорт для команды, спикеров и гостей. Первое и самое очевидное — наличие проектора, экранов, осветительного и звукового оборудования, видеокамер, ноутбуков, достаточного количества микрофонов (ручных для зрителей, петличных — для спикеров и модераторов). Позаботьтесь о стабильном доступе к Wi-Fi для всех участников конференции — как минимум в определенных зонах, которые будут отмечены специальными табличками и значками на навигационной карте мероприятия. Обустройте зоны для зарядки гаджетов. Проверьте все технические узлы на работоспособность за пару дней до старта конференции.

Питание и кейтеринг. Когда на мероприятии предусмотрены хотя бы легкие закуски и кофе-брейки, событие проходит с большим успехом и получает больше позитивных откликов. Поэтому питание на площадке должно быть обязательно, а вот в каком формате — зависит от масштаба конференции.

Если событие длится несколько часов, достаточно будет разместить несколько стоек с бесплатным кофе и легкими закусками. Более масштабная конференция предполагает полноценное банкетное меню. Хорошим вариантом для экономии средств может стать кейтеринг — большой ассортимент, эффектная подача, непринужденная обстановка и маленькие порции.

Отдельный плюс кейтеринга — комплексное обслуживание от подрядчиков. Хорошая компания проработает вопрос питания под ключ — привезет все необходимое к нужному времени, обеспечит посудой.

Ищем партнеров и спонсоров

Пакетов спонсорства/партнерства, как правило, бывает два — генеральный и официальный.

При поиске партнеров не стоит ограничивать себя какими-либо рамками, смотрите широко и предлагайте сотрудничество всем, кому, по вашему мнению, это может быть интересно. Но обязательно учитывайте статус компании, ее позиционирование в индустрии в данный момент, прибыльность и успех на рынке, лояльность к вашему бренду.

Для эффективных переговоров важно подготовить качественную презентацию, собрать интересные статистические данные, привести в пример удачные кейсы. Продумайте как можно больше вариантов интеграции партнера или спонсора в ваше мероприятие. И не забывайте, что партнерство может быть не только материальным, но и информационным.

Важно! Уходите от понятия «бартер». В современных реалиях это совершенно не выгодно — ни статусно, ни экономически. При фактическом расчете вы сами выбираете необходимый продукт, исходя из ваших запросов и потребностей. Тогда как бартер подразумевает безальтернативную покупку у данного партнера. В итоге у вас продукт не того уровня, который вам нужен, плюс связанные обязательствами руки.

Обязательно письменно зафиксируйте все условия и договоритесь, что партнер будет вам полностью доверять и не пытаться вмешиваться в процессы конференции и диктовать правила.

Шаг № 3. Проведение конференции

Когда наступает день X, начинать лучше всего с себя. Эмоциональный подъем лидера и команды, нацеленность на результат, стрессоустойчивость обеспечат львиную долю успеха.

Важно! Перед днем проведения конференции необходимо выспаться. Бессонная ночь обязательно аукнется в самый неподходящий момент. Тут самое время вспомнить закон Мерфи: «Если что-нибудь может пойти не так, оно пойдет не так». Поэтому нужно держать руку на пульсе и быть готовы к форс-мажорам. Старайтесь не показывать окружающим, если что-то пошло не по плану, сохраняйте позитив и уверенность.

Лайфхак. Запаситесь скотчем, удлинителями, саморезами, зарядными устройствами и шуруповертом. Поверьте, в какой-то момент все это может вас отлично выручить.

Управляем мероприятием и координируем команду

Составьте алгоритм действий для каждого члена команды, пройдитесь сами, а затем и вместе с сотрудниками по всему маршруту участников и спикеров. Каждый член команды должен четко понимать свои зоны ответственности, но в экстренной ситуации уметь взять на себя обязанности коллеги. Тут важна полная взаимозаменяемость. Все сотрудники, в том числе работающие на аутсорсе, должны знать ответы на любые вопросы по мероприятию и иметь алгоритм решения проблем.

Самое главное — надежная связь между всеми членами команды. Первые помощники в этом вопросе — рации и мобильные телефоны с корпоративными тарифами. Кроме того, сегодня существует огромное количество полезных интернет-ресурсов, позволяющих эффективно контролировать и координировать работу команды на всех этапах конференции (Directum Projects, Weeek, EvaProject, Yandex Tracker и другие).

Встречаем участников конференции

Встреча гостей — один из важнейших этапов, который задает тон всему мероприятию. Ошибки, сделанные при знакомстве с участником или спикером, суматоха в зоне ресепшн, очереди — все это в разы снизит рейтинг события и еще долго будет муссироваться в кулуарах. Важно заранее определить, какое будет количество гостей, в какое примерно время они будут прибывать, и организовать максимально быстрый алгоритм обработки данных. Кроме того, подготовьте брендированный мерч или другие раздаточные материалы, которые будете выдавать гостям при встрече.

Общаемся с участниками и спикерами

В каждой зоне должен присутствовать куратор от вашей команды, который будет помогать гостям, отвечая на их вопросы. В залах обязательно должны быть модераторы, которые умеют общаться и импровизировать на языке участников. К примеру, если вы проводите конференцию для учителей, то современный сленг будет неуместен, а вот на мероприятии для SMM-щиков, наоборот, поможет участникам и организаторам быстрее понять друг друга.

Модератор будет помогать спикерам во время выступлений, стимулировать интерактив, отсекать неуместные вопросы и отчасти выполнять роль ведущего, поэтому такой человек должен иметь опыт публичных выступлений. В качестве основного ведущего может выступать приглашенный специалист, инфлюенсер из сферы или лично руководитель компании. Главная задача этого человека — объединить все процессы и зоны в цельное и атмосферное событие, задать настроение и общий тон.

Организовываем встречи и интерактивы

Используйте по максимуму сетевые возможности, проводите интерактивы и мастер-классы, внедряйте иммерсивные сценарии — все это повышает градус мероприятия, делает его разнообразным и нескучным. Постоянная игра с участниками — модный и результативный инструмент. Главное — не переиграть и четко чувствовать настроение аудитории. Не стоит подгонять «дохлую лошадь», если активность не откликнулась аудитории. Просто двигайтесь дальше по сценарию. Сегодня в тренде — динамика, быстрая реакция и постоянная смена декораций и активностей.

Важно! Обязательно соблюдайте субординацию и личное пространство гостей и спикеров, и не допускайте пошлости.

Шаг № 4. Выводы по итогам конференции

Успех мероприятия — это не столько восторженные отклики и аплодисменты, сколько то, что сделают участники после вашего мероприятия. Успех вашей деятельности лежит за ее пределами. Поэтому сразу после окончания конференции — рано расслабляться. Настало время подведения итогов, анализа и выводов. Причем эту работу нужно провести незамедлительно и с каждой группой по отдельности: с командой, с партнерами, с ключевыми участниками из разных целевых аудиторий.

В первую очередь нужно собрать обратную связь. Подготовьте качественный опросник, который позволит получить информацию об общих впечатлениях, организационных моментах, плюсах и минусах, закрытых с помощью конференции вопросах и болях, предложениях на будущее.

Распространять опросник можно с помощью различных каналов связи с участниками и партнерами. Это могут быть e-mail, социальные сети, мессенджеры, специализированные сервисы.

Также постарайтесь получить качественные комментарии и провести небольшие интервью с наиболее заинтересованными гостями.

Так вы составите детальное представление об уровне проведенной конференции, выявите наиболее успешные реализованные решения, а также проблемные точки, которые в будущем обязательно стоит исправить.

Важно по горячим следам подготовить отчетную документацию, оценить соответствие фактических расходов и доходов планируемым, а также оформить все полученные по итогам обратной связи данные в диаграммы и графики.

Идеальный вариант после сбора полного пакета данных — рассчитать NPS конференции (индекс потребительской лояльности) и провести оценку итогов по следующей шкале:

• NPS > 90 % — отличный результат;
• NPS < 90 % — при подготовке следующей конференции важно не допустить ошибок проведенного ивента;
• NPS < 50 % — требуется полный ребрендинг.

Заключительный этап — построение стратегии на будущее. Обдумайте предложения по минимизации затрат, наметьте план внедрения новых технологий и ходов, обсудите систему мотивации и скидок. И самое главное: не затягивайте с анализом и планированием, так как все эмоции, подробности, выводы и идеи быстро забываются из-за наслаивания новых проектов.

Заключение

Итак, для организации качественной конференции важно в первую очередь четко определиться с ее истинными и декларируемыми целями, определить и изучить целевую аудиторию, а затем продумать тему ивента, которая будет отражать боль потребителей информации.

На этапе подготовки к событию критически важно выбрать интересный формат события, сформировать команду заинтересованных и мотивированных сотрудников и сформировать финансовый план, включающий максимально подробные прогнозы и самые мелкие траты.

Прорабатывая программу мероприятия, важно сохранять интригу и динамику, но при этом соблюдать баланс: у гостей конференции должно быть время перевести дух и пообщаться за чашкой кофе.

Отдельный вопрос — комфорт участников мероприятия. Организатор должен позаботиться о бытовых условиях, комфортной регистрации, полноценном питании и удобной логистике.

После завершения события необходимо собрать обратной связи, провести тщательный анализ и разработать стратегию на будущее с учетом всех плюсов и минусов проведенной конференции.

Организация конференции — это довольно сложный процесс, в котором не бывает мелочей. Даже если вы будете четко следовать алгоритмам и инструкциям, все равно остается риск, что в тот самый день что-то обязательно пойдет не по плану и ваш бизнес устроит вам очередную проверку на прочность. Поэтому так важно, задумав масштабное офлайн-мероприятие, сохранять позитив и нацеленность на результат, постоянно оглядываться на ваши изначальные цели и портрет вашей аудитории, не бояться делегировать процессы профессионалам и быть готовым к импровизации. В этом деле не бывает ошибок, относитесь к любой шероховатости или промаху как к точке роста.

Тогда вы сможете получить не только удовольствие от проделанной работы, но и достаточно долго после закрытия конференции пожинать ее плоды, как финансовые, так и медийные.