Закрыть
Закрыть
Как это работает?
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Как это работает?
Как это работает?
Прислать статью

Как делегировать 80% задач за 4 простых шага

Поделиться
0
Как делегировать 80% задач за 4 простых шага
Не секрет, что методика делегирования является одной из самых эффективных в тайм-менеджменте, но только при условии грамотного ее использования. Многие считают, что, делегировав небольшую часть своих задач, можно остановиться. Используя технологии тайм-менеджмента, можно передать другим исполнителям до 80% своих задач без ущерба их результативности и качества результата выполнения.

Что обычно мешает делегировать задачи подчиненным?


Самые частые причины — это, во-первых, отсутствие людей, которым можно передать на исполнение задачи, во-вторых, недостаточный уровень компетенций работников, и, в-третьих, — собственные психологические барьеры и незнание методики правильного делегирования.

Для того чтобы быстро и качественно делегировать до 80% своих задач, достаточно пройти четыре простых шага.

Шаг 1. Делегируйте «очевидные» задачи


Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут

Используйте матрицу Эйзенхауэра. Здесь больше и добавить нечего, просто сделайте это! Если есть, кому поручить — реализуйте это немедленно. Если поручить некому, постарайтесь запросить такой ресурс. Если этого сделать не удается, купите его.

Что я подразумеваю под «очевидными» задачами? В первую очередь, это неважные, но срочные дела, которые, очевидно, можно делегировать без потери качества их выполнения. То есть это задачи, входящие в стандартный функционал помощников руководителей, секретарей и заместителей.

Вы поразитесь, если узнаете, какое огромное количество неквалифицированной работы выполняется топ-менеджерами самостоятельно даже при наличии помощников.

Поэтому выберите задачи, очевидные для делегирования, и срочно передайте их другим специалистам! Среди таких задач могут оказаться различные покупки (в том числе билетов, например), дела, связанные с посещением учреждений типа почты, банков, а также отчеты, бумажная работа и другие задачи, включенные в должностные обязанности секретарей, но по каким-то причинам находящиеся в вашем личном списке обязательных пунктов для выполнения.

На этом первый шаг завершен, и ваш список задач должен после него похудеть как минимум на четверть! И если это случилось, переходите ко второму шагу.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Шаг 2. Делегируйте «неочевидные» задачи


Этот шаг чуть сложнее предыдущего. Выполняйте его только после того, как делегировали все «очевидные» и их все равно намного больше, чем свободного времени для непосредственного выполнения.

Поэтому делаем второй шаг: находим «неочевидные» задачи и тоже их делегируем!

Самый простой способ — перебором. Берем задачи одну за другой, рассматриваем, задаем проверочные вопросы: «Можно ли эту задачу кому-то поручить?», — а также — «А если поискать?», — или — «А если задачу слегка переформулировать?», — либо — «А если срок сдвинуть?», — и так далее. Цель данного упражнения — найти задачи, которые не попались на глаза во время первого отбора «очевидных» задач, и тоже их делегировать!

Несколько примеров: в набор «очевидных» задач не попал момент планирования и организации совещаний, так как у помощника нет соответствующих прав в Outlook, да и вообще в курсе повестки только вы сами. А если попросить IT-отдел настроить нужные права, повестку и «ценные указания» дать помощнику во время встречи или отправить через мессенджер, надиктовав аудиозапись? Не обращайте внимания, если таким образом делегированная задача в первый раз займет у вас даже больше времени, чем если бы вы ее выполнили самостоятельно. Да, сначала помощнику придется долго объяснять, как организовать встречу, но потом он будет это делать уже лучше и быстрее вас, и в сумме экономия времени выйдет значительная.

Еще пример: в первый отбор не попала задача договориться о ремонте машины. Ее можно было бы поручить главному механику, но он сейчас в отпуске. А если отложить ремонт до его возвращения, а пока воспользоваться другим корпоративным автомобилем, такси, каршерингом или общественным транспортом? И так далее. Отвезти собаку в ветеринарную клинику можно попросить племянника или других родственников… А вдруг получится?

Результатом работы по «неочевидным» задачам должен стать новый, расширенный список дел для делегирования.

Шаг 3. Делегируйте «сомнительные» задачи


Каждый последующий шаг сложнее предыдущего, и это правильно! Теперь, когда список ваших задач уменьшился за счет делегирования «очевидных» и «неочевидных» задач, сделаем третью итерацию: снова пройдите по перечню задач и выберите несколько из тех, которые вызывают у вас сомнение, что их вообще можно делегировать.

Например, этот страшно сложный отчет по SWOT-анализу нового продукта. Разве сможет ваш помощник его сделать? Конечно, нет (так вы считали ранее). Хорошо, а если поручить его заместителю? Его не существует? Не сдаемся! А если попросить подготовить базу для отчета руководителя отдела маркетинга, а помощник сделает оформление и красиво подготовит презентацию? А вы уже после добавите недостающие разделы и проверите отчет целиком.

Таким нехитрым способом 80% работы над этим отчетом будут делегированы, но контроль качества финального результата по-прежнему в ваших руках.

Или, к примеру, вы всегда проводили собеседования с кандидатами на позиции менеджеров вместе с руководителями отделов продаж. Попробуйте дать возможность менеджерам провести первое собеседование самостоятельно, а вас попросите приглашать уже на второй этап после первичного отсева.

Итак, цель этого шага — найти несколько задач, возможность делегирования которых вызывает у вас сомнения, и все-таки передать их выполнение другим.

Шаг 4. Делегируйте «невозможные» задачи


И, наконец, завершающий и самый сложный шаг — в очередной раз проходим по заметно «похудевшему» списку задач и выбираем несколько (или хотя бы одну) задач для делегирования из числа тех, которые вы никогда не передавали другим и даже не думали, что это возможно. Попробуйте часть из них тоже делегировать.

Скорее всего, значительный объем этих «невозможных» задач ваши сотрудники выполнить не смогут совсем, либо сделают с недостаточным качеством. Однако цель этого шага — больше психологическая: перешагнуть предел, убедиться в том, что практически любую задачу можно делегировать хотя бы частично. Какие это могут быть задачи? Да практически любые, но опять же, не настолько критичные для вас. К тому же, что вы теряете? Чем рискуете? Да, возможно, придется выполнить работу до конца самостоятельно или даже полностью ее переделать, но это не смертельно. А в случае неожиданного успеха вы получите отличный бонус — сэкономленное время.

Например, вы всегда лично встречались с новыми клиентами категории «А». Попробуйте отправить на встречу толкового руководителя отдела продаж, а если тот потерпит неудачу в переговорах — подключитесь уже сами. Таким образом, по времени вы ничего не потеряете, но зато даете шанс руководителю проявить себя, кроме того, есть вероятность, что он справится самостоятельно, и тогда ваша экономия — половина свободного рабочего дня!

Или раз в месяц вы ездите в банк подписывать документы, касающиеся деятельности компании, где требуется обязательное присутствие вас как генерального директора. Узнайте, можно ли оформить доверенность для подобных операций? Опять, же, узнавайте не сами, а поручите это выяснить бухгалтерии или юристам.

А кто же, кроме вас, сможет принять результаты выполнения задач руководителями по итогам месяца? Может быть, это сделает ваш заместитель или помощник, если ему выдать алгоритм проверки задач и дать ценные указания? А самому, к примеру, проверять только самые критичные или только невыполненные задачи.

Ключевой идеей в данном подходе является попытка дать шанс исполнителям сделать задачу, которую они ранее не выполняли. И если даже она будут делать это в 10 раз дольше, чем вы, для вас это отличная экономия времени в чистом виде.

Последний четвертый шаг, пройден, и если вы сделали все правильно — 80% ваших задач будут делегированы. У вас останется время для самых важных, стратегических дел, вошедших в оставшиеся 20%. Согласно закону Парето, именно эти 20% задач принесут Вам 80% результата, а значит, нужно уделить им особое внимание.

Таким образом, делегировав менее важные задачи, вы освобождаете время для стратегически важных задач без значительных рисков.
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Полное бухгалтерское обслуживание для ИП и ООО
Попробовать бесплатно
Полезные статьи
к вам на почту
Подпишитесь на рассылку
Подписаться!
6 комментариев
Бурых Сергей
18 октября в 13:50
Сомнения у меня по поводу этих советов.
Автор советует - Делегируйте «неочевидные», «сомнительные» и «невозможные» задачи.
Сдается мне, что если топ начнет делегировать такие задачи, то подчиненные усомнятся в его умственных способностях, так как появление таких задач для персонала в принципе не должно быть.
+1
0
Ответить
Жолмурзаева Венера
19 октября в 12:55
Затея самой статьи как впрочем и советы имеют право быть прочитанными и использованными в каждом отдельном случае индивидуально. Часто множество очевидных дел, неделегированных, отнимают массу времени.Насчет остальных зерно правды тоже есть. Потому благодарю автора статьи.
+1
0
Ответить
Смирнов Александр
19 октября в 16:07
Сергей, спасибо за комментарий! Сомнения - это совсем даже неплохо; хуже, когда сомнений нет ) Да и менеджмент - не математика, однозначных решений нет.
Впрочем, хотелось бы обратить Ваше внимание на тот факт, что слова "сомнительные", "неочевидные" и "невозможные" стоят в кавычках. Что означает то, что это нам они кажутся сомнительными, невозможными для делегирования и так далее. А на самом деле, для исполнителей эти задачи могут оказаться вполне себе подъемными и даже простыми.
Вероника, Вы совершенно верно заметили, что колоссальное количество дел, которое выполняется топ-менеджерами, могло бы быть делегировано, но не делегируется именно потому, что топ-менеджер считает их "неподъёмными" для своих помощников.
Да я, собственно, и не агитирую делегировать ВСЕ задачи. Цель данных шагов - преодолеть психологический барьер типа "Я один такой незаменимый, и никто с этим не справится".
+2
0
Ответить
Смирнов Александр
19 октября в 16:10
Венера, простите, пожалуйста, ошибся в написании имени. А вот если бы я делегировал отвечать на комментарии помощнику - возможно, он бы не ошибся и таким образом, справился бы с этой задачей лучше меня :)
Что подтверждает тот факт, что не обязательно более высокооплачиваемый сотрудник сделает определенную работу лучше, чем его более низкооплачиваемый ассистент.
0
0
Ответить
Чаюн Татьяна
25 октября в 15:10
Думаю, можно использовать в обучении персонала☺ Тема важная☺
0
0
Ответить
Смирнов Александр
26 октября в 09:23
Я, собственно, и использую :)
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Обсуждения
Комментарии Публикации
Репьев Александр
Эксперт в области маркетинга и рекламы
Авгиевы конюшни академического маркетинга
Берегитесь неправильного знания; оно более опасно, чем [...]
Столбов Эдуард
Руководитель компании «Ваш Успех»
Ещё одна возможная причина, по которой вы теряете много денег
Задумывались ли вы когда-нибудь, сколько денег проходит мимо вашего [...]
Зима Владимир
Бизнес-тренер, консультант
«Паразиты бизнеса», или Как не убить бизнес-систему
Век паразита в природе, как правило, недолог. Он внедряется в [...]
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)