Как использовать переписку с контрагентом по емейл и мессенджерам в суде

Электронная переписка с контрагентом — это письменное доказательство, на которое сторона судебного спора вправе ссылаться в обоснование своей позиции по делу.

Практика показывает, в настоящее время участники судебного процесса все чаще приносят в суд переписку с контрагентами по вопросам исполнения обязательства, в отношении которого возник спор. Как правило, стороны приносят не только переписку по электронной почте, но и скриншоты смс-сообщений, сообщений в мессенджерах — WhatsApp, Telegram. Это общая тенденция в практике арбитражных судов и судов общей юрисдикции.

Рассмотрение судами электронной переписки в качестве надлежащего доказательства по делу обусловлено тенденциями современного бизнес-общения, а также межличностного общения. Так, компании-контрагенты все чаще общаются через мессенджеры. Это позволяет им оперативно решать срочные вопросы.

Коммуникации сторон в рамках исполнения обязательств по электронной почте, через мессенджеры — это обычай делового оборота. И суды с этим соглашаются.

Электронная переписка сторон является одним из ключевых доказательств в спорах с налоговыми органами. Например, при обжаловании решений по налоговым проверкам. Так, электронная переписка сторон перед заключением договора по вопросу согласования его условий, дальнейшего сотрудничества подтверждает проявление должной осмотрительности при выборе контрагента. Доказывает, что стороны, заключая сделку, не имели цель получить необоснованную налоговую выгоду.

Арбитры соглашаются, электронная переписка контрагентов доказывает факт исполнения договорных обязательств (постановления Арбитражного суда Уральского округа от 6 февраля 2017 года № Ф09-11807/16, Арбитражного суда Московского округа от 6 августа 2018 года № Ф05-11472/2018).

Законодательно требования к оформлению электронной переписки для предъявления ее в суд не установлены. Факт того, что одна из сторон вступила в электронную переписку с другой стороной или направила в ее адрес сообщение в мессенджере подтверждает, что эта сторона не возражала против такого обмена информацией в рамках выполнения основного обязательства. Факт электронной переписки доказывает, что стороны судебного спора согласовали такой способ обмена информацией.

Суды это подтверждают: постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22 февраля 2018 года № А14-6482/2017, Арбитражного суда Московского округа от 30 ноября 2017 года № А40-184890/2016, Девятого арбитражного апелляционного суда от 12 января 2018 года № 09АП-60060/2017.

Пленум Верховного Суда РФ в пункте 18 постановления от 29 июня 2018 года № 15 также подтвердил, электронная переписка сторон является надлежащим письменным доказательством в трудовых спорах.

Есть два основных способа представления электронной переписки в суд в качестве доказательства по делу:

Остановимся подробнее на каждом из способов.

Скриншот электронного письма или сообщения в мессенджере, то есть копия сообщения, отпечатанная на принтере самим пользователем, является допустимой формой представления электронной переписки в суд.

При подготовке скриншотов документов для представления в суд проверьте все реквизиты электронных писем и текстовых сообщений. Убедитесь, что из содержания сообщения можно установить, что оно направлено по существу исполнения спорного обязательства.

Так, все электронные документы должны иметь реквизиты, которые позволяют их идентифицировать. В них должны быть указаны контактные лица сторон договора или иного спорного правоотношения, наименования компаний-контрагентов. Из текста писем можно установить их авторов, получателей. Например, подпись отправителя письма содержит следующую информацию: ФИО, должность, наименование компании, контактный телефон. Даты писем должны совпадать со сроками действия основного обязательства. Электронная переписка должна непосредственно предшествовать заключению договора, вестись после его заключения.

Каждый скриншот должен быть заверен подписью руководителя компании или уполномоченного представителя. На нем также должна быть проставлена дата, когда был сделан снимок экрана. Дополнительно можно указать время. Такие требования к оформлению скриншота устанавливает Приказ Роскомнадзора от 6 июля 2010 года № 420 «Об утверждении порядка направления обращений о недопустимости злоупотреблений свободой массовой информации к средствам массовой информации, распространение которых осуществляется в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет». На данный документ можно сослаться при представлении электронной переписки в форме скриншотов в суд.

Дополнительно можно составить Акт документирования электронной переписки. В Акте указываются место и время его составления, фамилии, имена, отчества, должности составивших его лиц, адреса электронной почты или номера мобильных телефонов, даты электронных сообщений, их отправители и получатели. К Акту прилагаются скриншоты электронной переписки.

Нотариальное заверение — это еще один способ представления в суд электронной переписки. Нотариус удостоверяет факт переписки, факт направления письма одной стороной или его получения другой, факт отправки сообщений в мессенджерах.

К примеру, вы даете нотариусу логин и пароль от электронного почтового ящика. Нотариус со своего компьютера входит в данный почтовый ящик, находит нужное письмо, распечатывает его. Фиксирует дату и время получения письма, адреса отправителя и получателя. Если к письму приложены дополнительные файлы, нотариус также их распечатывает и удостоверяет.

По итогам нотариус составляет протокол осмотра личного почтового ящика или протокол осмотра смартфона, принадлежащего обратившемуся к нему лицу. Все документы удостоверяет личной подписью, печатью, вносит в реестр.

Суды подтверждают, удостоверенная нотариусом электронная переписка, — это допустимое доказательство по делу (Определение Верховного Суда РФ от 19 сентября 2017 года № 78-КГ17-56).

Процессуальное законодательство закрепляет следующее правило: никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы. Суд всегда оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению. В каждом конкретном деле с учетом его особенностей суд решает вопрос, принимать или не принимать электронную переписку в качестве доказательства. При этом нотариальное удостоверение электронной переписки не является гарантией того, что суд обязательно ее примет в качестве доказательства по делу.

Каждая компания или гражданин могут оказаться в ситуации, когда необходимо представить в суд в качестве доказательства электронную переписку. Поэтому, например, при заключении договора можно согласовать условие о том, что электронная переписка по e-mail и мессенджерам, осуществляемая сторонами в рамках исполнения договора, имеет юридическую силу и является письменным доказательством.

Сослаться на данный пункт договора при представлении электронной переписки в суд. Дополнительно в договоре при его подписании целесообразно указать всех уполномоченных представителей сторон, их электронную почту, номера телефонов, с которых будет происходить общение в мессенджерах. Все это станет дополнительной гарантией, что суд примет электронную переписку в качестве доказательства по делу.