Как использовать рекомендательные письма при подборе сотрудников

Мы с детства читали книги, в которых рассказывается о трудностях с получением литературными героями рекомендательных писем. Как некоторые из них приходили в столицу, не имея за душой ни гроша, но с вожделенным письмом к высочайшему сановнику и с надеждой на его покровительство. Как менялась их жизнь благодаря драгоценным письмам. Нет, конечно, талант и труд никто не отменял, но нельзя отрицать и роль рекомендательного письма как толчка всех этих замечательных перемен.

Что же изменилось с тех пор? Почему мы покровительственно улыбаемся, читая о приключениях тех самых героев? Мир стал другим… Исчезло многое из того, что окружало героев, — как материальное, так и нематериальное. Многое изменилось. Наша почта из бумажных листочков/конвертов и разноцветных открыток к праздникам перекочевала в электронные ящики, наши телеграммы теперь приходят к нам в виде открыток с поздравительных сайтов. А что же рекомендации? Как изменилась их судьба за это время?

Если оглянуться на прошедшие годы, то станет понятно, что с рекомендациями ситуация была несколько волнообразной.

Вспомним соцреализм и образцы характеристик. Их казенный картонный язык способен уложить в прокрустово ложе шаблонов самого оригинального сотрудника. Немудрено, что на них мало кто обращал внимание в реальной жизни, и во время Перестройки на работу стали брать только родственников, знакомых или проверенных (доверенных) людей. Тогда рекомендации чаще всего были устными и «стоили» очень дорого. Дорогого стоили — если формулировать точнее.

Бизнес пошел в рост, нужно было увеличиваться и развиваться, родственников и знакомых уже не хватало, пришлось брать посторонних. Метод проб и ошибок нашел своих последователей, остальные пытались как-то стандартизироваться, чтобы избежать потерь. Компании росли, обрастали бизнес-процессами, стали появляться рекомендательные письма — на партнеров и сотрудников. Их изобретали, как велосипед — я видела несколько таких, наивных и простодушно-косноязычных. В них старые картонные фразы из социалистических характеристик чередуются с искренними фразами, которыми рекомендатель пытался охарактеризовать успешно свершившееся сотрудничество.

Но мы же не можем без «перегибов на местах», как говаривал незабвенный Горбачев. Вам нужны рекомендации — их будет вам! И наши изобретатели научились не только уговаривать руководителей подписывать рекомендации, не глядя, но и писать эти самые рекомендации за них. Теперь рекомендации пеклись, как горячие пирожки — нагуглил пяток образцов (а их нагугливается около 400 тысяч ссылок за 0,16 секунды — это что-то да значит!), скомпилировал нечто комплексно-одобрительное — и вот вам рекомендация. Подпишите, Иван Иванович!

Мало того, из глубин времен всплыла еще одна нехорошая традиция — одаривать рекомендациями тех, от кого хотели избавиться. И тут есть пара распространенных вариантов.

Вариант первый. Сотрудник работает хорошо. Но не сработался с руководителем, например. То есть претензий к нему как к работнику нет, но и работать вместе не хочется. Чтобы ускорить его уход, ему дают блестящие рекомендации — и вот она, освободившаяся заветная вакансия. А потом — и более сговорчивый человек на этой должности, пусть даже и не столь хороший работник.

Вариант второй. Этот похуже. Есть работник, к которому много претензий как раз по части выполнения непосредственных рабочих обязанностей. Претензий много, но по ряду причин выгонять его не хочется (не получается). Поэтому иногда, чтобы ускорить процесс избавления, нерадивому работнику даются положительные рекомендации. И иногда это срабатывает, к сожалению.

В свете вышеописанного становится понятно, почему рекомендации в последнее время вышли из активного оборота. Особенно в формате «бумажных» рекомендательных писем. Пресытились уже и откровенно нагугленными вариантами писем, и общением с кандидатами, которые совершенно не соответствуют своим рекомендациям…

Как пример, фразы «проявил/зарекомендовал себя целеустремленным и трудолюбивым сотрудником», «обладает всеми необходимыми качествами», «является старательным и надежным работником» встречаются достаточно часто и не всегда соответствуют самому кандидату. Кроме того, в попытке описать себя получше кандидаты иногда пишут достаточно забавные вещи — например, определение «коммуникабельный» идет в плюс менеджеру по продажам, пиарщику и специалистам прочих «контактных» специальностей, но, на мой взгляд, неуместно, например, для программиста или бухгалтера.

Несоответствия кандидата и рекомендательного письма тоже встречаются достаточно часто. Например, к нам на собеседование с опозданием и без извинений приходит кандидат, в процессе встречи долго роется в принесенной стопе документов, с трудом выуживая нужный или бросая поиски на полдороги, в конце встречи небрежно запихивает их в сумку — а в рекомендательном письме написано «пунктуален и педантичен… аккуратен». Или специалист по продаже, охарактеризованный как «активный и трудолюбивый работник», почти полсобеседования негодует на ленивых и недобросовестных клиентов, которых надо постоянно дергать, и жалуется на невыполнимые планы продаж, которые ставит перед ним руководство, хотя приведенные им цифры достаточно реальны. Либо в письме написано, что кандидат проявил себя «командным игроком, лояльным сотрудником» — а из резюме видно, что за последние три года он сменил 5 работ, да и сам кандидат характеризует своих бывших работодателей, не слишком подбирая слова.

Оптимально, когда в рекомендательном письме есть не только краткое описание должностных обязанностей, но и существенных достижений (за время работы ФИО проявил себя как… например, высококвалифицированный специалист. Среди его основных достижений можно назвать, например, повышение выручки, налаживание… выведение… запуск… экономию… разработку и внедрение… и т. д.) Достижения должны быть описаны достаточно конкретно, если это возможно, причем с указанием дат, чтобы понимать динамику развития специалиста. А личная характеристика должна отражать особенности конкретного сотрудника, например — доброжелательность, умение выстраивать эффективные взаимоотношения, принципиальность и т. д. При этом важно уйти от штампованных определений и подобрать слова, не только конкретно характеризующие специалиста, но и соответствующие прописанным выше производственным достижениям. Причем они не должны противоречить одно другому. Такое четкое структурированное рекомендательное письмо не только производит сильное впечатление на работодателя, но и характеризует руководителя, давшего рекомендацию, как вдумчивого и системного менеджера.

Однако большая часть рекомендательных писем все еще далека от идеала — персональные и контактные данные рекомендателя (ФИО, название компании, должность, телефон, адрес электронной почты); персональные данные (ФИО) кандидата, должность, в которой он работал, продолжительность работы (ФИО работал в компании… в должности… в период с… по…), краткое описание должностных обязанностей (иногда скопированное из должностной инструкции) и пара шаблонных фраз про коммуникабельность, трудолюбие и старательность — вот и все, что можно найти в большинстве таких документов.

Напрыгавшись на таких граблях, конечно, хочется более продуктивной работы с таким инструментом, как рекомендации. И мы начинаем от письменных рекомендаций переходить к устным, берем списки рекомендателей или формируем их сами в результате беседы с кандидатом. Ищем общих знакомых или знакомых. Общаемся с рекомендателями. Отсеиваем зерна истины от плевел. Получаем дополнительную информацию для раздумий… и думаем.

А вот тут в мои раздумья о рекомендациях вкралась философская нотка. И заронила во мне сомнения — а нужны ли нам вообще рекомендации? Или, вернее, зачем они нам?

Во времена давно минувших дней люди были гораздо доверчивее, а уж бумагам с высочайшими подписями и печатями верили безоговорочно. Да и сами рекомендатели с большим пиететом относились к своим подписям и печатям и старались не разбрасываться ими понапрасну. Теперь же мы значительно более прагматичны и недоверчивы. Мы сомневаемся даже в очевидных ситуациях — ведь уже обжигались в аналогичных случаях. Мы собираем огромные массивы информации, скрупулезно ее исследуем. А зачем?

Даже если станет понятно, что начальник «Х» был максимально искренен, считая своего бывшего подчиненного хорошим специалистом, насколько это поможет этому кандидату быть таким же хорошим специалистом у нас? Во-первых, насколько хорош как руководитель «Х», и насколько его управленческие качества в той компании адекватны управленческим качествам у нас? Во-вторых, насколько его понимание задач кандидата и критерии успешности соответствуют нашим?

В результате таких раздумий появляется задачка со многими неизвестными. Но нам, наверное, хочется разделить ответственность за принятие решения? Может, нам приятнее довериться группе незнакомых нам людей, которых мы по умолчанию зачисляем в эксперты или ранжируем по некоторым очевидным для нас признакам?

Понятно, что для нас важным является поведение нашего будущего коллеги в далекой перспективе — испытательный срок закончится максимум через три месяца, а неприятная ситуация может произойти через год и, если не загубит проект, то доставит много неприятностей. Тем более что большая часть новичков предпочитают на испытательном сроке вести себя тише воды, ниже травы и особенностями характера не щеголять, «гусей не дразнить». Тогда понятна наша забота и расспросы о порядочности кандидата, его поведении в разных ситуациях — приятных и не очень. Желание обезопасить свою компанию от скрытых мин вполне естественно и целесообразно, однако насколько полученная нами карта соответствует реальной территории?

И еще вопрос. Не возникает ли у нас искушения невольно скомпоновать полученные нами факты или мнения таким образом, чтобы они либо подтверждали нашу версию или видение кандидата либо не противоречили ей явно?

Google недавно признал, что вопросы-головоломки на собеседованиях никак не помогают понять, будет ли успешен сотрудник на новом рабочем месте. Я не уверена, что даже самые положительные рекомендации, собранные отовсюду — от детского сада до последнего места работы — будут гарантировать успешную работу сотрудника в вашей компании.

Поэтому, как мне кажется, рекомендация как инструмент эйчара имеет право на жизнь, но с оговорками и осторожностью. Да и в том случае, если ее достоверность можно подтвердить более объективными инструментами. А каково ваше мнение, коллеги?

P. S. В процессе подготовки статьи нашла достаточно интересный образец рекомендательного письма, который предлагаю вашему вниманию.

Вниманию всех заинтересованных лиц. Мне представилась благоприятная возможность тесно сотрудничать со Станиславом в течение 6 месяцев его работы в компании «Ридан». Он сидел за соседним столом, и мы совместно работали над несколькими проектами. Мне приятно сообщить, что Станислав проявил себя в коллективе как коммуникабельный, искренний человек и идеальный сотрудник.

Станислав всегда выполнял больше работы, чем ему было поручено при осуществлении наших совместных проектов. Он часто брал на себя инициативу в новых начинаниях и способствовал развитию событий, когда работа продвигалась медленно. Совместная с ним работа доставляла мне удовольствие, так как вышестоящие лица всегда похвально отзывались о выполненных нами заданиях. Станислав был в прекрасных отношениях со всеми сотрудниками офиса, и в свою очередь все сотрудники хорошо к нему относились.

Я настоятельно рекомендую Станислава на должность, которую он сочтет для себя подходящей. Он — из тех людей, с которыми приятно работать всем.

Татьяна Пашкина — эксперт журнала HRMagazine