Скопировать ссылку
Хорошее лекарство в таких случаях - внедрение программы финансового планирования. Финансовое планирование – это контроль расходов, а также грамотное распределение денег компании таким образом, чтобы каждый выделенный рубль вернулся назад с прибылью.
Первый шаг – система заявок на расходы, сокращенно ЗР. Простая вещь. Каждый сотрудник, который планирует что-то приобрести или оплатить счета, пишет заявку. Форма короткая: сумма, назначение, обоснование. Подписывает ЗР и отправляет на подпись всем своим вышестоящим начальникам. В начале рабочей недели все ЗР поступают директору. И он каждую рассматривает: одни сразу подписывает, по другим задает вопросы своим заместителям, третьи отклоняет. Затем сверяет сумму подписанных ЗР с количеством имеющихся денег и отправляет в бухгалтерию на исполнение. Все! На этом точка. Никто больше всю неделю к нему не будет ходить с просьбами дать денег и оплатить что-то «ну ооочень важное». И ничего лишнего из кармана компании не уйдет.
Директор сначала не очень-то хотел меня слушать. Говорил, что у него и так крутая экономия и никаких пустых трат не бывает. Но, тем не менее, стартовали. Собрали ЗР, начали рассматривать. Поднимает директор первую же заявку, от бухгалтера, которая занимается закупкой канцтоваров, и читает: «Розовая бумага, розовые стикеры…».
- Что это за фигня? – спрашивает он у коммерческого директора, который подписывал эту ЗР.
Тот спокойно объясняет, что у них в продажах работает девочка, у которой такая фишка, у нее все розовое, она даже записки коллегам пишет на розовой бумаге, а на обычной писать не может, поэтому спецзаказ.
- Это та, которая продает меньше всех? – удивляется директор. – И давно мы ей это покупаем?
- Так почти сразу, как пришла, - говорит коммерческий, - полгода уже.
Что было дальше, можно не рассказывать. Вы уже поняли, что кроме розовой бумаги директор обнаружил много удивительных вещей. Вот именно так и уплывают деньги из компании: незаметно и бессмысленно. Ручеек может быть и тонкий, но течет постоянно и в никуда. А кому оно надо? Кто станет мелочиться, если деньги не из своего кошелька, а из общего кармана компании? Он же общий и, как полагают многие, бездонный.
Есть такой закон: «Коллектив всегда будет стремиться истратить все, что есть в наличии». Все, что компания заработала, всегда будет истрачено. И только там этого не произойдет, где расходы контролирует один человек. В отношении денег индивидуум всегда разумнее группы товарищей. Поговорка, что "одна голова хорошо, а две лучше", в отношении денег не работает. Тут все наоборот: "Одна голова - хорошо, две -плохо, а три - это уже ацкий ад".
А если в компании нет четкой и регулярной системы финансового планирования, деньги будут уплывать. Не по злому умыслу, а просто так, по закону жизни.
Часто еще бывает так: кто-то на бегу, между делом, говорит директору, что надо срочно оплатить то-то и то-то. И директор, если расход небольшой, так же на бегу, отвечает, что раз надо, то плати. К нему с такими вопросами по сто раз на дню подходят. Часто просто некогда вдумываться. Я думаю, что и с розовой бумагой была та же история. Разрешил директор однажды, не вдаваясь в подробности, купить, и это стало нормой – раз шеф одобрил, то все в порядке.
Еще в 90-х я работал с российско-американской компанией. Тогда меня удивило, что генеральный директор завода, с окладом в 20000$, не может выделить больше 1000$ на приобретение, которое не входит в утвержденный владельцами список расходов. Для этого он должен отправить запрос своим американским учредителям. Тогда я удивился этой американской бюрократии. Это же долгий процесс! Но при этом, на фоне всеобщей тогдашней разрухи в нашей стране, этот завод процветал. Потому что скорость нужна там, где создается доход. А вот в области расходов как раз спешить и не надо.
Система заявок на расходы, как часть финансового планирования – это не крохоборство, это путь к богатству и процветанию.
