Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Дистанционная работа — особый вид трудовых отношений работника и работодателя. Заключив трудовой договор с работодателем, дистанционный работник выполняет свои трудовые обязанности вне места его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Что такое служебная командировка, сказано в статье 166 Трудового кодекса.

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника — это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Оформление командировки

Командировку дистанционного работника оформляют по общим правилам.

Перечень документов

Перед отправлением сотрудника в командировку оформляют:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

После возвращения из командировки дистанционный работник составляет авансовый отчет (форма № АО-1) и прилагает к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).

Формы № Т-9, Т-10, Т-10а утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Форма № АО-1 — постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Однако компания может использовать самостоятельно разработанные формы документов, содержащие обязательные реквизиты (ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Особенности оформления командировочного удостоверения

Общие правила. Командировочное удостоверение подтверждает факт и время пребывания работника в месте командировки.

После возвращения из командировки работник прикладывает его к авансовому отчету. Об этом говорится в пунктах 7 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

Эти правила распространяются и на дистанционных работников.

Нет отметки о прибытии и выбытии. Если у работника нет возможности проставить отметки о моменте приезда в место командировки и отъезда из него, факт нахождения в командировке можно подтвердить другими документами. В их числе:

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
• проездные документы, в которых указаны даты прибытия в место командировки и выбытия из него;
• счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командировки.

Такие рекомендации приведены:

• в пункте 4 письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291;
• письме Минфина России от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7.

Нужна ли оригинальная личная подпись работника на командировочных документах

В ряде командировочных документов необходима личная подпись работника. Например, в приказе о направлении в командировку, служебном задании.

Особый документооборот. Для обмена документами между дистанционным работником и работодателем предусмотрен электронный документооборот с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) обеих сторон. Это следует:

• из части 4 и 5 статьи 312.1 Трудового кодекса;
• статей 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ).

Документ с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, на котором имеются подпись и печать (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Компания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде:

• трудовой договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
• копию приказа о расторжении трудового договора (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.

Где получить УКЭП. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

Компенсация командировочных расходов

Работнику, направленному в служебную командировку, компания обязана возместить (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

- оплату проезда и найма жилого помещения;
- суточные;
- другие расходы, произведенные с ведома или разрешения администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов.

Об этом говорится в пункте 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291.

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ. От начисления НДФЛ освобождены все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Это предусмотрено в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Следовательно, возмещение командировочных расходов дистанционному работнику в пределах норм освобождается от НДФЛ (письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

Страховые взносы. Компенсация командировочных расходов в пределах норм не облагается страховыми взносами. Основание:

- подпункт «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2004 № 212-ФЗ;
- подпункт 2 пункта 1 Федерального закона от 24.07.98 № 125ФЗ.

Налог на прибыль

Компания вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов, выплаченных дистанционному работнику (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Эти расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

Любому работнику отводится три дня после возвращения из командировки для подготовки и представления авансового отчета и отчета о выполненной работе (п. 26 Положения о командировках). Для дистанционного работника три дня отсчитывают от момента возвращения из командировки в место постоянного нахождения (п. 4 Положения о командировках, письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Направить авансовый отчет и отчет о выполненной работе дистанционный работник может в электронном виде (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А вот подлинники документов, подтверждающих расходы в командировке, сотруднику следует направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Пример

ООО «Морской бриз» (г. Орел) заключило трудовой договор о дистанционной работе с И.И. Ветровым, проживающим в Тюмени.

В августе 2014 года директор компании направил работника в командировку на 10 дней в Москву.

В Положении о командировках ООО «Морской бриз» указано, что суточные за каждый день пребывания в командировке на территории России выплачиваются в размере 700 руб.

Перед командировкой работнику был перечислен аванс на банковскую карту в сумме 45 000 руб.

В командировке работник потратил:

— на авиабилеты — 10 095,56 руб. (в том числе НДС — 1540 руб.);

— на оплату проживания в гостинице 25 304,45 руб. (в том числе НДС — 3860 руб.)

Неизрасходованные денежные средства работник возвратил на расчетный счет организации.

Как отразить в бухгалтерском учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку?

Решение

Бухгалтер ООО «Морской бриз» сделал следующие записи в бухгалтерском учете:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51
— 45 000 руб. — перечислен аванс работнику перед направлением в командировку;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 7000 руб. (700 руб. × 10 дн.) — учтены в составе расходов суточные за 10 дней командировки;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 30 000,01 руб. [(10 095,56 руб. – 1540 руб.) + (25 304,45 руб. – 3860 руб.)] — учтены в составе расходов затраты на покупку авиабилетов и оплату проживания в гостинице за вычетом НДС;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 5400 руб. (1540 руб. + 3860 руб.) — отражен «входной» НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
— 5400 руб. — принят к вычету «входной» НДС;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71
— 2599,99 руб. [45 000 руб. – (7000 руб. + 30 000,01 руб. + 5400 руб.)] — перечислен работником неиспользованный остаток.

Суточные выплачены в пределах нормы. Их сумма и сумма компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2004 № 212-ФЗ).

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Редакция журнала «Зарплата»