Скопировать ссылку
Вынужденная необходимость перехода в онлайн-режим работы поставила многих руководителей компаний в тупик. Как безболезненно для бизнеса перейти на удаленку, если такой практики раньше не было? У нас 90% сотрудников постоянно трудятся удаленно, а потому все мои советы абсолютно практические.
Подготовка ИТ-службы
1. Налаживаем удаленное администрирование
Первое, что нужно сделать — поставить задачу ИТ-службе оперативно установить на компьютеры всех сотрудников teamviewer/любой аналог + VPN. Это критически важно, так как мало кто из сотрудников самостоятельно сможет установить и настроить софт — им будет необходима помощь, причем тоже удаленная.
В случае, если ваши сотрудники работают с ноутбуков, проблем не возникнет. А если же у вас компьютеры, то айтишники должны придумать, как им добраться до личных устройств людей и установить софт туда. Для решения проблем с безопасностью может понадобиться VPN.
2. Решаем проблему с техническим обеспечением сотрудников
Ноутбуки/компьютеры есть почти у всех, но скорее всего вам придется обеспечить исправно работающие гарнитуры (наушники + микрофон). Одна из самых частых проблем на удаленке — некачественный звук во время рабочих созвонов. В крайнем случае вы можете просто дать сотрудникам список рекомендованных моделей и оплатить их покупку.
3. Обеспечиваем доступ в интернет
Вторая проблемная точка удаленной работы после железа — плохой интернет. Решить ее довольно просто. Составьте приказ о необходимости выходить в интернет только со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi). И начинайте это строго контролировать. Для качественной удаленной работы мобильная связь, кафе или гостиница не подходят.
Подготовка софта
Обязательный софт
Качество удаленной работы напрямую зависит от наличия необходимого софта. Вот самый минимум, при неиспользовании которого (даже всего первого пункта) полноценная удаленная работа невозможна. Поэтому очень важно проследить, чтобы у сотрудников был доступ ко всем этим инструментам.
Общий чат для компании
Стандартные мессенджеры, типа Telegram или WhatsApp, подходят только для совсем маленьких команд, лучше их не использовать. Как вариант, установите Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (это удобный чат и инструмент для звонков одновременно).
Инструмент для видеозвонков
Стандартный Skype всем в помощь. Но помимо него лучше, чтобы у вас были еще парочка альтернативных вариантов. Например, Zoom или Hangouts. Необязательно даже покупать платные версии — бесплатной вам вполне достаточно. Но важно:
- Обязательно включается видео.
- Приучаемся шарить экран. Это дает 100% буст скорости передачи информации.
- Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
- Для важных звонков — сохраняем записи.
Индивидуальный рабочий календарь
Все рабочие созвоны сотрудники обязательно должны заносить в свои личные календари. Это критичный момент, так как без календаря удаленные сотрудники будут забывать о встречах. В идеале лучше завести решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365).
Облако с документами или wiki
Сейчас множество возможностей для облачного хранения всех документов: Google Docs, Office 365, Облако Mail.ru наконец. Но важно, что все-все рабочие документы хранятся в облаке, а не на личных устройствах сотрудников. Благодаря облаку можно на общем созвоне открыть любой документ и работать в нем совместно. В режиме удаленки без этого никак.
Почта
Важный момент: работа на удаленке не строится через почту. Она может остаться инструментом коммуникации с внешними подрядчиками или партнерами, но внутри компании рабочие вопросы решаются на видеовстречах или в чате.
Подготовка кадровой службы
Оформляете переход на удаленку документально
Как оформлять зависит от на специфики вашей компании и конкретных требований регуляторов к ней (для России смотрите раздел ТК РФ «Дистанционная работа»).
Создайте людям учетки во всех ваших системах, заполните основную информацию. Проведите обучение, познакомьте людей с принципами и требованиями. Сотрудникам сложно самим перейти в непривычный формат работы, они не понимают, чего вы от них будете ждать. Поэтому объясняйте максимально четко, а по итогам обучения в идеале нужно провести тест на знание основ.
Принципы эффективной удаленной работы
Если инструменты — это половина успеха эффективной удаленки, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая.
Никаких личных дел во время работы. Важно донести до всех, что удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут. Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Это первое, что обязательно надо решить.
Четкий рабочий день
Рабочие часы должны быть едины для всей компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает когда захочет — это не фриланс. В графике также нужно учесть время на обед, а также несколько коротких перерывов (минут по 10–15). Но в рабочие часы сотрудники обязательно должны быть доступны, либо согласовать с руководителем особый график. При этом доступность не значит сиюсекундно отвечать в чатах, а подразумевает, что с сотрудником можно назначить встречу в рабочее время.
Контроль эффективности
Вам не нужно следить, чтобы сотрудник был на рабочем месте каждую минуту, достаточно контролировать выполнение задач. Важно не то, что сотрудник сидит перед компьютером и создает видимость работы, а то, что эта самая работа выполняется.
Вся коммуникация в чате
Рабочий чат — очень важный инструмент, но не стоит требовать там мгновенного ответа, так как они очень вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В нем находятся все сотрудники компании, но он не превращается в обсуждение погоды и цен на продукты.
В чате решаются только простые вопросы. Если возникает бурное обсуждение чего-то, собирайте созвон. Сложные вопросы нужно решать голосовым обсуждением, а не бесконечной перепиской.
Основные лайфхаки работы с чатом: используйте варианты наименований каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — для этого используйте публичные каналы, где сообщения будут видеть сразу все заинтересованные.
В чате есть вся необходимая информация о сотруднике. В профиле каждого указаны его телефоны и email для связи. В данном случае чат играет роль публичного справочника сотрудников.
Инструкция из рабочего чата
Решаем вопросы на видеозвонке
Во время удаленной работы видеозвонок — аналог привычных всем планерок и совещаний в реале. Если в чате возникает длинное обсуждение какого-то вопроса, то без видеозвонка его не решить. Но не обязательно проводить его сразу же, как возникла проблема. Можно просто запланировать встречу и занести ее в календарь участников как обычное совещание.
Так мы выбираем время на созвон
Все договоренности после каждого видеозвонка в письменной форме фиксируются прямо в чате.
Так мы фиксируем договоренности после звонка
Планируйте регулярные видеовстречи со всей командой, отдельно — лично с ключевыми сотрудниками. Это важный момент, который позволит всегда оставаться в курсе рабочих процессов. Встречи должны проходить не реже одного раза в неделю. При необходимости — хоть каждый день. Эти встречи тоже обязательно заносятся в календари.
В целом, это основная инструкция по переходу на удаленный режим работы. Если хотите больше теории, смотрите мой доклад об удаленной работе на конференции SECON в 2019 году.
Удачного вам перехода!
