Отправить статью

Как платить и учитывать компенсацию расходов на проезд работников

Статья 168.1 Трудового кодекса обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если их работа происходит в пути либо имеет разъездной характер. Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена. Как это сделать рассказано в нашей статье.
Какими документами оформить компенсацию

Прежде всего информация о том, что работа сотрудника носит разъездной характер, должна содержаться в его должностной инструкции. Кроме того, обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, возникающие при выполнении им своих трудовых обязанностей, нужно прописать в одном из пунктов трудового либо коллективного договора. Также руководителю целесообразно издать приказ о компенсации расходов, утвердив при этом список должностей, работа на которых связана с разъездами.
Образец приказа об утверждении списка сотрудников, имеющих разъездной характер работы
ООО «Курьер»
Приказ № 213/к
г. Москва 1 августа 2013 года
Об утверждении списка сотрудников с разъездным характером работы
Руководствуясь должностными инструкциями № 12, 15 и 38,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить список сотрудников с разъездным характером работы, кому будет выплачиваться компенсация за проезд в соответствии с трудовыми договорами и статьей 168.1 ТК РФ:
№ п/п
Должность
ФИО
1
Курьер
Топольков А.П.
10
Менеджер по продажам
Курков Г.С.
Генеральный директор Семенов В.И. Семенов
Компенсация подразумевает, что деньги выдаются за фактически понесенные сотрудником расходы. А значит, он должен составить авансовый отчет и приложить к нему проездные документы, например, за месяц. Деньги организация может выдавать как по факту подачи отчета, так и заблаговременно — до начала месяца.
Какие налоги платить с компенсации за проезд

Компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда. Значит, к расходам на оплату труда ее относить не нужно (письмо Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174).

Некоторые специалисты предлагают отнести расходы на проезд работников к командировочным. При этом в их должностных инструкциях не указывать разъездной характер работы. Однако данный способ довольно трудоемкий. Ведь все поездки работников придется оформлять как командировки: издавать приказ, выписывать командировочные удостоверения и т. п.

Теперь что касается НДФЛ и страховых взносов. Поскольку компенсация выдается по требованиям трудового законодательства, НДФЛ с нее удерживать не нужно. Это следует из пункта 3 статьи 217 НК РФ и подтверждено в письме Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131.

Страховые взносы во внебюджетные фонды также не надо начислять. Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей. И ФСС РФ в своем письме от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П подтвердил, что страховые взносы не нужно начислять на компенсацию стоимости месячных и квартальных проездных билетов, выдаваемую сотрудникам с разъездным характером работы.

Аналогичная норма содержится и в подпункте 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, регулирующем начисление взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. А значит, сумма компенсации не облагается также взносами ФСС на случай травматизма.
Пример. Налогообложение компенсации за проезд работника

А.П. Топольков работает в ООО «Курьер» на должности курьера. В трудовом договоре с ним содержится условие о выплате ему ежемесячной компенсации в размере фактических подтвержденных расходов на проезд. 1 июля 2013 года он получил аванс на покупку проездного билета — 2500 руб., а 1 августа 2013 года сдал в бухгалтерию проездной билет за июль стоимостью 2380 руб. Бухгалтер должен начислить компенсацию за февраль в сумме 2380 руб. А неиспользованные 120 руб. (2500 руб. – 2380 руб.) А.П. Топольков должен вернуть в кассу. НДФЛ и страховые взносы на сумму компенсации не начисляются.

Редакция журнала «Зарплата Онлайн»
Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Деловой мир в
и
Деловой мир в
и