Скопировать ссылку
Как узаконить переписку по Skype и e-mail?
Помимо обмена сообщениями сотрудники используют мессенджеры для отправки внутренних документов, отчетов и других данных. Чтобы на законных основаниях вести с сотрудником переписку в мессенджерах или по электронной почте, а также обезопасить себя в будущем, если вдруг возникнут разбирательства, нужно зафиксировать официальное использование таких средств связи для деловой переписки в правилах внутреннего распорядка компании и трудовых договорах сотрудников.
В правилах внутреннего распорядка необходимо указывать для каких целей работники смогут использовать мессенджеры и электронную почту: получать задания начальника, обмениваться документами с коллегами, запрашивать документы. Только после этого перечисленные процессы получат статус узаконенных. В связи с переходом на электронный учет сведений о трудовой деятельности такими же способами можно передавать сотрудникам уведомление о необходимости сделать выбор в пользу той или иной трудовой книжки. Но тогда это тоже нужно фиксировать в ПВТР. Обратите внимание на то, что в трудовом договоре и допсоглашении формулировки, использованные в правилах внутреннего распорядка, придется дублировать.
Более серьезным документом, регулирующим действия сотрудников, является соглашение об электронном взаимодействии. Соглашение позволит знакомить работников с документами при помощи их электронной подписи. Однако если в компании имеется профсоюз, перед началом всех действий нужно обязательно уведомить его о своих планах.
Как уволить сотрудника по Skype или привлечь к дисциплинарке?
Уволить по скайпу или другому мессенджеру можно как по инициативе работодателя, так и по инициативе сотрудника. ТК РФ прямо указывает на то, что со всеми документами сотрудника нужно знакомить под подпись. Однако никаких препятствий для того, чтобы начать процедуру увольнения сразу, нет. Достаточно будет попросить сотрудника выслать подписанный скан заявления на почту или в том же скайпе, не забывая при этом про оригиналы документов.
В случае проверки инспектор ГИТ все равно будет обращать внимание на соблюдение порядка увольнения. Поэтому сотруднику необходимо прислать оригинал заказным письмом, либо лично передать его в отдел кадров. Со стороны кадровика взаимодействие осуществляется так же. Оригиналы выдаются на руки или высылаются сотруднику традиционным способом. Если у работника есть возможность приехать в офис, подписывайте все документы на месте. Отказывать в увольнении сотруднику, который попросил об этом в мессенджерах или электронной почте, не рекомендуется. Практика показывает, что в случае разногласий, суд может встать на сторону уволенного «истца».
Этот план действий применим, если между работодателем и работником нет претензий и разногласий. Но может произойти так, что сотрудник отказывается приходить в офис. Что делать в этом случае? Проводить все этапы процедуры увольнения по видеосвязи с привлечением комиссии. В нее помимо представителя отдела кадров могут войти еще два сотрудника компании, но при условии, что они не заинтересованы в исходе дела.
По видеосвязи и в присутствии комиссии затребуйте у работника письменные объяснения и составьте акт, если работник их не предоставит. Также ознакомьте сотрудника с приказом об увольнении. На видео зачитывайте работнику содержание всех документов и показывайте ему их. Затем делайте сканы и направляйте в мессенджере. Все действия актируйте. Все это в совокупности поможет доказать, что процедуру увольнения вы выполнили.
Переговоры, проведенные с сотрудником по видеосвязи, лучше записать. Так вы сможете доказать в суде или в ходе проверки, что беседа действительно состоялась.
Что делать, если сотрудник в общих чатах ведет себя некорректно?
Обычно мессенджеры воспринимаются как пространство более свободное от делового этикета. Зачастую возникают ситуации, когда сотрудник может перейти на личности, оскорбить коллег или выдать секреты компании. На самом деле такое поведение может стать причиной дисциплинарного наказания и даже увольнения. Если сотрудник оскорбляет коллег в общих чатах для его привлечения к дисциплинарной ответственности потребуются доказательства, поэтому сообщения придется фиксировать. В особых случаях кадровые специалисты даже привлекают нотариусов. Тем не менее, обязательным действием должно быть составление акта осмотра и, собственно, фиксация самих сообщений, то есть их необходимо заскриншотить.
Если сотрудник разглашает секреты компании, важно знать, оформлен ли допуск этого сотрудника к коммерческой тайне, а также попадают ли под это определение те сведения, которые были выданы. Наказать работника можно только при условии, что все оформлено правильно.
Еще одна распространенная ситуация, когда сотрудник пересылает рабочие документы с рабочей почты на личную. В большинстве случаев он делает это с благой целью — поработать дома. Но тогда доступ к таким документам автоматически получает третье лицо — собственник почтового сервера. Чтобы свести возникновение подобных ситуаций к нулю, заранее поставьте в известность сотрудника, что так делать нельзя ни при каких обстоятельствах.
