Прислать статью

Как работать с электронными больничными: пошаговая инструкция

Поделиться
0
Как работать с электронными больничными: пошаговая инструкция
Фото: Pimen/Shutterstock
Эксперт системы «Актион Кадры»

Чтобы подтвердить период нетрудоспособности, сотрудник может предоставить работодателю как бумажный больничный, так и электронный. Медицинская организация, занимающаяся выдачей больничных, выдает цифровой аналог только при условии, если она подключена к системе информационного взаимодействия с ФСС России. Врач такой медицинской организации вместо заполнения бумажного варианта вносит необходимые данные в электронную базу или медицинскую карту при открытии больничного. В этом случае электронный больничный листок будет равнозначен привычному. Эксперт системы «Актион Кадры» Анастасия Синицына составила инструкцию по работе с новыми электронными больничными.

Порядок работы с электронными больничными

Для того, чтобы иметь возможность оформлять больничные листы, медорганизация и работодатель должны стать участниками специальной системы информационного взаимодействия. Если сотрудник выбирает электронный листок нетрудоспособности, то он должен сообщить об этом в письменном виде, подписав соответствующее соглашение. Такой больничный подписывается квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации — об этом сказано в информации ФСС России от 7 июля 2017 года.

Работодателю, чтобы принимать и использовать электронные больничные, также нужно выполнить ряд действий. Первое — это завести личный кабинет организации на сайте ФСС. Здесь в специальном разделе сотрудник, ответственный за работу с больничными, увидит больничный лист и заполнит предназначенную для работодателя часть.

Шаг 1. Получите электронную подпись

На сайте Минкомсвязи России собраны аккредитованные удостоверяющие центры, в которых можно приобрести электронную подпись. Она понадобится для регистрации в системе электронного взаимодействия. Особое внимание стоит обратить на ее совместимость с ЕИИС «Соцстрах». В противном случае такой подписью пользоваться нельзя. Поэтому если у вас уже есть подпись, например, она была заведена для сдачи отчетов через ТКС, нужно уточнить у оператора, применим ли этот вариант для работы с ФСС.

Шаг 2. Зарегистрируйте организацию на Госуслугах

Авторизоваться в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» можно только тогда, когда организация пройдет регистрацию на портале Госуслуг. Для этого нужно зарегистрировать руководителя организации как физическое лицо. Доступ ко всему функционалу портала будет получен после того, как учетная запись подтвердится. Чтобы это сделать, руководитель на выбор может обратиться в центр обслуживания, получить код подтверждения личности по почте, воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой. Затем через подтвержденную учетную запись директора создается учетная запись организации или ИП.

Шаг 3. Заключите с ФСС России соглашение об информационном взаимодействии

ФСС России рассылает страхователям письма с предложением заключить специальное соглашение об обмене электронными документами. Полное название — соглашение об информационном взаимодействии при электронном обмене сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Бумажный документ подписывается руководителем организации и передается в свое отделение ФСС.

Шаг 4. Скачайте и установите специальную программу

Программа называется «Подготовка расчетов для ФСС». Ее можно скачать на компьютер и там заполнять больничные листы. Если по каким-то причинам устанавливать программу не хочется, то для этих целей можно пользоваться личным кабинетом на сайте ФСС России.

Шаг 5. Попросите сотрудников зарегистрироваться на портале Госуслуг

Все сотрудники могут получить электронный больничный лист. Однако чтобы контролировать его и полагающиеся по нему начисления, сотруднику нужно завести подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Алгоритм регистрации будет таким же, как и для руководителя организации, то есть подтверждение личности — обязательная процедура.

По сотрудникам делается рассылка с уведомлением о возможности перейти на электронные больничные. Некоторые из работников, возможно, захотят получать больничные в традиционном формате. Для этого нет никаких препятствий. Но в таком случае они не смогут видеть этапы обработки листка нетрудоспособности и начисления по нему.

Оформление электронного больничного

Чтобы оформить электронный больничный листок, врач попросит сотрудника дать письменное согласие. Форму такого согласия подготовил Минтруд России. Проект постановления можно посмотреть на сайте regulation.gov.ru.

Врач оформит электронный больничный и выдаст сотруднику распечатанный талон. В талоне будут указаны:

  • номер листка нетрудоспособности;
  • период нетрудоспособности;
  • дата, когда сотрудник должен прийти на повторный прием к врачу.

После окончания лечения врач поставит в программе отметку о закрытии больничного и сообщит сотруднику его номер. Этот номер сотрудник передаст кадровому специалисту. Сделать это сотрудник может любым удобным способом: по телефону, через интернет или предоставить талон с номером электронного документа. После чего специалист по расчету зарплаты или бухгалтер рассчитает пособие и заполнит свою часть больничного листка (информация ФСС от 1 ноября 2018 года).

Личный кабинет страхователя

Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта Госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.

В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Вы можете получить информацию о том:

  • кто из сотрудников болеет;
  • в каких медицинских организациях открыты и продлеваются листки нетрудоспособности;
  • с какого дня листок нетрудоспособности закрыт и сотрудник должен выйти на работу.

Найти нужный больничный листок можно при помощи фильтров: ФИО сотрудника, СНИЛС, статус и номер больничного листка.

Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности вы не сможете. В листке будет стоять только код. Также не получится просмотреть больничные листки, которые сотрудник получил, когда работал у других работодателей.

Когда врач закроет больничный, заполните вкладку «Заполняется работодателем». В ней приведите те же сведения, что и в аналогичной части бумажного листка нетрудоспособности. Часть информации заполнится автоматически, например, название организации, ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудника.

Вкладки «Листок нетрудоспособности» и «Медицинская организация» доступны только для просмотра. Вносить в них изменения нельзя.

Когда все данные внесете, просто сохраните изменения. Информация уйдет в ФСС России.

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
3 месяца бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.