Как работодатель отчитывается за работников

Светлана Ковалевская

Главный редактор журнала «Главбух», эксперт системы «Актион Бухгалтерия»

Перед налоговой

В ФНС нужно предоставлять справки о доходах 2-НДФЛ, расчеты по форме 6-НДФЛ, единые расчеты по страховым взносам.

Справка о доходах 2-НДФЛ

В справке о доходах 2-НДФЛ указывают полученные доходы, удержанный с них налог на доходы физических лиц — НДФЛ 13%, налоговые вычеты, если они были.

Справку оформляют не только на работников, оформленных по трудовому договору, но и на приглашенных по гражданско-правовым договорам специалистов.

Например, в организации есть оранжерея, поэтому она периодически приглашает садовника, чтобы тот высадил новые цветы и убрал старые. С садовником заключают договор оказания услуг, с его гонорара удерживают 13%, перечисляют в налоговую. За этого садовника организация потом предоставит в ФНС справку о доходах 2-НДФЛ.

Справки по каждому работнику сдают один раз по итогам года, не позднее 1 марта года, следующим за отчетным.

Расчет по форме 6-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ указывают количество людей, за которых отчитывается налоговый агент, какой доход получили эти люди, сколько налогов они заплатили. При этом доходы и удержанные налоги указывают нарастающим итогом.

В отчете 6-НДФЛ могут указать и неудержанный налог — когда работник получил зарплату не деньгами, а вещами или продуктами.

Единый расчет по страховым взносам

В единый расчет по страховым взносам вносят сведения обо всех работниках, оформленных по трудовым и гражданско-правовым договорам, и начисленных за них страховым взносам на пенсионное, медицинское, социальное страхование.

Перед Пенсионным фондом

В Пенсионный фонд нужно сдавать СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1.

СЗВ-М

Сведения о застрахованных лицах — ФИО, ИНН и СНИЛС — вносят в СЗВ-М. Застрахованные лица — это работники по трудовому договору и физические лица, с которыми был заключен гражданско-правовой договор.

Страхователи сдают СЗВ-М ежемесячно до 15 числа.

СЗВ-ТД

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица — СЗВ-ТД — подают только на людей, с которыми заключены трудовые договоры. В нем указывают когда человек поступил на работу, на какую должность, причины увольнения, реквизиты приказа о приеме на работу или увольнения.

СЗВ-ТД сдают в ПФР не позднее рабочего дня следующего за днем начала работы или увольнения. Если работника перевели или ему дали новую квалификацию, о чем внесли запись в трудовую книжку, то СЗВ-ТД подают до 15 числа следующего месяца.

• СЗВ-СТАЖ, опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1.
• СЗВ-СТАЖ и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1 сдают вместе, раз в год до 1 марта года, следующего за отчетным.
• В СЗВ-СТАЖ пишут периоды работы застрахованных лиц, и о том, уплачены ли страховые взносы.
• В ОДВ-1 прописывают суммы уплаченных страховых взносов.

В фонд социального страхования

В ФСС отправляют расчет 4-ФСС, заявление и справку-подтверждение основного вида деятельности.

Расчет 4-ФСС

Форму расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения — расчет 4-ФСС — сдают по итогам квартала, четыре раза в год.

В расчете пишут количество работающих людей, сумму страховых взносов, сделанных работодателем за отчетный период нарастающим итогом.

Заявление и справка-подтверждение основного вида деятельности

Один раз в год до 15 апреля в ФСС нужно отправлять заявление, справку-подтверждение основного вида деятельности и копию пояснительной записки к бухгалтерскому балансу за предыдущий год. Субъектам малого предпринимательства копию пояснительной записки отправлять не нужно.

Этот документ нужно отправлять для того, чтобы пересчитать тарифы страховых взносов, если вдруг они изменились.

Бумажно или электронно

У работодателя есть два варианта для того, чтобы отправлять отчетность электронно:

1. Первый вариант — заключить договор с оператором ЭДО и действовать через него. Удобно тем, что одной программой можно формировать и отправлять все нужные отчеты.
2. Второй вариант — отправлять электронные документы сразу в ФНС, ПФР и ФСС, без посредников.

Чтобы взаимодействовать с ФНС нужно установить два сертификата, пользоваться программой «Налогоплательщик ЮЛ», формировать транспортные контейнеры с зашифрованными документами.

Чтобы отправлять электронные документы в ПФР, с ним нужно заключить соглашение.

Чтобы отчитываться перед ФСС, нужно установить сертификаты и отправлять документы через специальный шлюз.

Как работодатель отчитывается за работников:

1. Перед налоговой — об уплаченных НДФЛ и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование. Для этого сдают справки о доходах 2-НДФЛ, расчеты по форме 6-НДФЛ, единые расчеты по страховым взносам.
2. Перед ПФР — о застрахованных лицах, стаже работы нанятых по трудовому договору работников, уплаченных страховых взносах. Для этого сдают СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-стаж и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1.
3. Перед ФСС — об уплаченных за работников страховых взносах на случаи болезни, травмы, профессионального заболевания.